Kommunikasjonsstrategi for Oslo kommune

Kommunikasjonsmål

Strategien har følgende tre kommunikasjonsmål:

• Oslo kommune er én aktør og kommuniserer helhetlig, åpent og med klart språk

• Innbyggerne kjenner og har tillit til Oslo kommune

• Ansatte er stolte av å jobbe i Oslo kommune

Oslo kommune oppfattes som én aktør og kommuniserer helhetlig, åpent og med klart språk

Det betyr at kommunikasjonsarbeidet bidrar til at

• vår kommunikasjon er tydelig og lett forståelig, og saksbehandlingen er mer effektiv fordi klart språk benyttes
• innbyggerne får lett tak i rett informasjon
• vår informasjon er inkluderende og har en personlig språklig tone der det er hensiktsmessig
• tjenester er tilgjengelige og enkle å bruke
• vi er helhetlige og gjenkjennelige i vårt profileringsarbeid
• vi er til stede i hensiktsmessige kanaler
• kommunen informerer innbyggerne aktivt om deres rettigheter, plikter og muligheter, når det er behov for det
• vi synliggjør Oslo som en attraktiv by overfor relevante målgrupper i inn- og utland

Innbyggerne kjenner og har tillit til Oslo kommune

Det betyr at kommunikasjonsarbeidet bidrar til at

• innbyggerne har tillit til at Oslo kommune forvalter skattebetalernes midler på en god måte
• innbyggerne har tillit til at de får de tjenestene de har krav på fra kommunen
• innbyggerne forstår hva og hvordan de har muligheten til å påvirke i beslutningsprosesser
• det er enkelt å få informasjon og innsikt i beslutningsprosesser og å følge pågående saker
• informasjon fra kommunen er relevant og brukervennlig
• innbyggerne har tillit til at informasjon fra Oslo kommune er korrekt, oppdatert og pålitelig

Ansatte er stolte av å jobbe i Oslo kommune

Det betyr at kommunikasjonsarbeidet bidrar til at

• arbeidsdagen blir mer effektiv
• ansatte opplever at Oslo kommune er en profesjonell aktør med spennende karrieremuligheter og meningsfylt arbeid
• ansatte i Oslo kommune har en kultur preget av åpenhet, tillit og godt samarbeid – også på tvers i organisasjonen
• ansatte kjenner til de overordnede målene i Oslo kommune
• ansatte er engasjerte ambassadører for arbeidsplassen sin

Målgrupper

Oslo kommunes viktigste målgruppe for kommunikasjonen er innbyggerne. De demokratisk
valgte organene styrer byen på vegne av innbyggerne, og de fleste tjenester og opplevelser fra
kommunen er rettet mot innbyggerne.

Oslo kommunes egne ansatte er viktige representanter for kommunen og er en helt sentral
målgruppe for å nå kommunikasjonsmålene.

Samfunnsaktører som for eksempel kultur- og næringsliv, media, internasjonale aktører og
frivillige organisasjoner er også viktige målgrupper for kommunen. Innbyggere oppgir i
spørreundersøkelser at media er den kanalen hvor de oftest mottar informasjon om Oslo
kommune (Ipsos oktober 2024). Derfor er media i en særstilling som målgruppe fordi det også
er en av kommunens viktigste kanaler for å nå ut til innbyggere.

Ulike virksomheter i kommunen kan ha andre målgrupper for sin kommunikasjon, og gjør selv
en vurdering av disse for å innrette kommunikasjonen best mulig.

Identifiserte behov

• Gjøre det enklere for innbyggere å vite hvor de finner informasjon
• Gi innbyggere individuelt tilpasset informasjon
• Øke prioriteringen av, og kvaliteten på, kommunikasjonsarbeidet
• Legge til rette for en opplyst og konstruktiv innbyggerdialog i Oslo
• Forenkle og forbedre internkommunikasjon

Gjøre det enklere for innbyggere å vite hvor de finner informasjon

Kommunens viktigste kanaler for å nå innbyggerne og andre målgrupper med informasjon er
oslo.kommune.no, nyhetsbrev, sosiale medier og saker i media. Oslo kommunes ansvarsområde
er stort og mangfoldig, og derfor opprettes ofte egne/nye kanaler for å treffe ulike
målgrupper. Dette resulterer i at kommunen får en stadig økende mengde kanaler, noe som
igjen kan gjøre det vanskelig for innbyggerne å vite hvor de skal finne informasjon. Det er behov
for at kommunen strukturerer sin kanalbruk for å gjøre det enklere for innbyggerne å vite hvor
de kan finne informasjonen de trenger.

Gi innbyggere individuelt tilpasset informasjon

Kommunens virkeområde og sakskompleks er så omfattende at det er krevende å følge med
uten å få individuelt tilpasset informasjon. Å gi innbyggerne individuelt tilpasset informasjon
basert på deres livssituasjon, er en forventning som øker sammen med digitaliseringen av
samfunnet. Individuelt tilpasset informasjon er viktig for at flest mulig innbyggere skal få med
seg relevant informasjon, og kunne delta i samfunnsutviklingen gjennom medvirkning, og
dermed styrke demokratiet. Det er viktig for å kunne styrke og bevare tilliten til kommunen.

Øke prioriteringen av, og heve kvaliteten på, kommunikasjonsarbeidet

Internt i kommunen er det stor variasjon i kommunikasjonsarbeidet. I noen virksomheter er det
få eller ingen som har kommunikasjon som fagfelt, mens andre virksomheter har større
fagmiljøer med spesialkompetanse på ulike områder innenfor kommunikasjon. Dette gjør at
innbyggere kan oppleve ulik informasjon om de samme tjenestene og store forskjeller i
kommunikasjonen med kommunen. Oslo kommune bør sikre at informasjon til innbyggere
holder tilstrekkelig høy kvalitet og er tilgjengelig der det er behov.

Forenkle og forbedre internkommunikasjonen

Internkommunikasjon er utfordrende når mange ansatte ikke har stasjonær arbeidsplass og
det leveres døgnkontinuerlige tjenester fra mange tjenestesteder. Ulike arbeidsoppgaver på
tvers av virksomheter gjør det utfordrende å se hvordan de ulike oppgavene henger sammen
og påvirker innbyggerne. Det skal være forutsigbart og intuitivt for ansatte hvilke kanaler som
skal benyttes til hvilket formål. For å kunne samarbeide og utnytte kompetanse på tvers, er det
derfor behov for effektive verktøy og både kultur for og kunnskap om internkommunikasjon.

Legge til rette for en forbedret innbyggerdialog

Kommunens samfunnsoppdrag og rolle som samfunnsutvikler og demokratisk arena er
avhengig av dialog med innbyggerne. En økende andel av innbyggerne får det meste av sin
informasjon fra sosiale medier som er drevet av algoritmer som styres av tredjeparter.
Algoritmene favoriserer konflikter og kan gi et dårligere diskusjonsklima og økte opplevde
forskjeller. Dette kan igjen bidra til å gjøre det vanskeligere å nå ut med informasjon til
innbyggere, det kan svekke tilliten til myndigheter og fagpersoner og i ytterste konsekvens
svekke demokratiet. Vi skal benytte kanaler som legger til rette for en aktiv og direkte
kommunikasjon med innbyggerne.

Strategiske innsatsområder

• Kanalstrategi

• Medvirkning og innbyggerorientering

• Styrke internkommunikasjonen

• Integrere kommunikasjon i beslutningsprosesser

• Styrke kompetansen på kommunikasjon

Kanalstrategi

Det lages en kanalstrategi for Oslo kommune med utgangspunkt i innbyggernes behov,
virksomhetenes samlede behov og vurderinger, samt kommunens overordnede felles behov.
Strategien skal ta for seg både interne og eksterne kanaler og skal identifisere de største
utfordringene med dagens kanalbruk og årsakene til disse. Strategien skal peke på
overordnede tiltak og grep som kan bidra til at kommunens fremtidige bruk av kanaler vil være
mer effektiv og støtte oppunder kommunens kommunikasjons- og virksomhetsmål.

Medvirkning og åpenhet

For å kunne medvirke må innbyggere kjenne til hvilke muligheter de har for å påvirke i kommunale saker og inkluderes i beslutninger som angår dem. Kommunen skal legge til rette for at innbyggerne kan bli aktive deltakere i lokalsamfunnet. God medvirkning gir mer effektive beslutningsprosesser.

Innbyggere skal motta, eller enkelt kunne finne, informasjon som er relevant. Oslo kommune skal bruke et klart språk og skal en personlig språklig tone der det er hensiktsmessig. Det skal legges til rette for at innbyggere og øvrige målgrupper kan kommunisere med kommunen i relevante kanaler som er enkle å bruke.

For å sikre god og strukturert medvirkning må kommunen ha hensiktsmessige felles verktøy som er enkle å bruke – både for kommunen og den som skal medvirke. Verktøyet må gjøre medvirkning enklere og mer tilgjengelig for innbyggere og næringsliv samt tilrettelegge for å nå ut til brukergrupper som tidligere har vært underrepresentert i medvirkningsprosesser. Det utarbeides felles retningslinjer for å sikre at medvirkning har like rammer og forutsetninger i hele kommunen.

Styrke internkommunikasjonen

Oslo kommune skal styrke og utvikle sin internkommunikasjon. God internkommunikasjon krever prioritering, bevissthet og gode verktøy. Bedre internkommunikasjon gir enklere og mer effektive arbeidsprosesser, bedre flyt av kunnskap og kompetanse, samt bygge kultur og fellesskap på tvers av organisasjonen.

God internkommunikasjon bidrar til et bedre arbeidsmiljø når mål og retning er tydelig formidlet til alle, og ansatte er inkludert og informert om prosesser og beslutninger.

Internkommunikasjon skal være tilrettelagt for at ansatte enkelt kan kommunisere med hverandre uavhengig av hvor i organisasjonen de jobber. Det er viktig å øke kunnskapen blant ledere og ansatte om verdien av god internkommunikasjon, for å øke fagfeltets prioritering i kommunen.

Integrere kommunikasjon i beslutningsprosesser

Kommunikasjon er et strategisk virkemiddel og en integrert del av beslutningsprosesser. De fleste beslutninger har kommunikasjonsmessige konsekvenser. Vurdering av disse bør gjøres i forkant av beslutningen for å sikre en god og effektiv prosess.

Digitalisering og kunstig intelligens påvirker både samfunnet og arbeidsprosessene. Innbyggere og ansatte har nye og større forventninger til digitale verktøy og tjenester kommunen leverer. Dette vil påvirke utvikling av nye tjenester og fleksibilitet i arbeidsformer. Ved utvikling eller anskaffelse av interne verktøy og tjenester skal de ansattes behov undersøkes og vektlegges.

Ledere skal sørge for at organisasjonen innehar tilstrekkelig og riktig kommunikasjonsfaglig kompetanse for å kunne gjøre nødvendige vurderinger.

Styrke kompetansen på kommunikasjon

Utviklingen på kommunikasjonsfeltet gjør det nødvendig med stadig kompetanseheving og utvikling for at kommunen på best mulig måte skal få nytte av de kommunikasjonsfaglige ressursene. Oslo kommune skal enda bedre utnytte kompetansen til ansatte som jobber med kommunikasjon. Felles faglige samlinger for å heve kompetanse og dele erfaringer gir større effekt for kommunen enn om hver virksomhet må gjøre det individuelt.

Kommunen vil jobbe for å skape fellessatsinger på kommunikasjonsområdet. Slike satsinger kan bestå av egne prosjektgrupper for å lage felles temasamlinger, nettverk eller etablering av verktøykasser knyttet til fagområder som kommer mange av virksomhetene til gode.

Saksdokumenter og vedtak

Saksfremstilling og vedtak: byrådssak 1038/25 (einnsyn PDF 0,1MB)

Saksfremstilling og vedtak: byrådssak 1091/18 (eInnsyn PDF 3,2MB)

Mandat: byrådssak 1026/17 (eInnsyn PDF 1,5MB)