Rapport 8/2021 Bruk av rammeavtaler
Kommunerevisjonen har undersøkt rutiner og praksis for bruk av rammeavtaler i Eiendoms- og byfornyelsesetaten og Undervisningsbygg Oslo KF. Undersøkelsen har vist at begge virksomhetene hadde etablert rutiner og praksis som kunne bidra til etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser og oppfølging av rammeavtalene. Det var imidlertid mangler og svakheter når det gjaldt begge virksomhetenes internkontroll på området. Ingen av virksomhetene hadde tilstrekkelig oversikt over påløpte kostnader for rammeavtalene, noe som blant annet medførte manglende etterprøvbarhet og risiko for brudd på anskaffelsesregelverket. I begge virksomheter tydet undersøkelsen på at påløpte kostnader for enkelte kontrakter vesentlig overskred estimert verdi, noe som vil kunne være i strid med anskaffelsesregelverket.
Bakgrunn:
Oslo kommune er en stor innkjøper. Kommunen foretar årlig anskaffelser for i underkant av 30 milliarder kroner. Flere av kommunens virksomheter gjør innkjøp i form av rammeavtaler.
Undersøkelser gjennomført av Kommunerevisjonen og andre den siste tiden kan tyde på at virksomheter har gått utover rammeavtalene som de har inngått, eller at det er en risiko for dette. Videre har undersøkelser vist eller indikert svikt i internkontrollen på dette området, blant annet knyttet til mengdebegrensninger i kontraktene. Dette kan gi økt risiko for brudd på anskaffelsesregelverket og risiko for at kommunen blir påført økonomisk tap for eksempel som følge av krav om erstatning.
Formål:
Formålet med forvaltningsrevisjonen har vært å bidra til mer fokus på anskaffelsesregelverket, herunder øke lojaliteten til inngåtte rammeavtaler og redusere risikoen for ulovlige direkteanskaffelser og erstatningskrav.
Problemstilling:
- Er avrop på rammeavtaler i henhold til regelverket / vilkårene i rammeavtalene?
Anbefalinger:
Kommunerevisjonen anbefaler Eiendoms- og byfornyelsesetaten og Undervisningsbygg Oslo KF
- å iverksette tiltak for å sikre at rammeavtalene benyttes som forutsatt og i tråd med regelverket, herunder tiltak for
- å sikre at faktisk forbruk på rammeavtalene ikke vesentlig overstiger estimert verdi og
- å sikre etterprøvbarhet i avropsprosessene
Kommunerevisjonen anbefaler byråden for byutvikling å vurdere tiltak for å sikre at rapportens konklusjoner og anbefalinger følges opp av Eiendoms- og byfornyelsesetaten.
Undervisningsbygg Oslo KF vil fra 1. september 2021 inngå i det nye Oslobygg KF. Kommunerevisjonen anbefaler at byråden for næring og eierskap vurderer tiltak for å sikre at rapportens konklusjoner og anbefalinger også følges opp av Oslobygg KF