Rapport 7/2019 Forvaltning av informasjon om kommunal eiendom

Kommunerevisjonen har vurdert forvaltningen av informasjon om kommunal eiendom med vekt på ledigstilte bygninger som har hatt uavklart status, og forvaltningen av informasjon om kommunens eiendomsportefølje. Eiendoms- og byfornyelsesetaten hadde i samarbeid med kommunens store eiendomsforvaltere etablert en rapporteringsordning om ledigstilt eiendom som ga sammenstilt og detaljert informasjon om aktuell portefølje i tråd med opplysningene fra eiendomsforvalterne. Informasjonen hadde blitt underlagt kvalitetssikring. Etablering og bruk av Samarbeidsforum hadde lagt til rette for koordinert/samordnet behandling av samlet informasjon om ledigstilt eiendom. Undersøkte virksomheter hadde i hovedsak identifisert og rapportert rettidig informasjon om ledigstilt eiendom til Eiendoms- og byfornyelsesetaten, men flertallet av virksomhetene hadde ikke opplyst om tidspunktet for ledigstilling av eiendom. Kommunens eiendomsregister OKER ISY hadde svakheter og mangler når det gjaldt å oppfylle forventningen om et fullstendig, oppdatert og funksjonelt system. Det var noen mangler og avvik vedrørende forekomsten av unike gårds- og bruksnummer. Avviket var relativt omfattende når det gjaldt opplysninger om seksjoner. Internkontrollen hadde ikke i tilstrekkelig grad maktet å dempe risikoen for feil og mangler. Eiendoms- og byfornyelsesetaten er usikker på kvaliteten i uttrekket fra OKER ISY. Det medfører forbehold om resultatet av denne delen av analysen.

Bakgrunn

Oslo kommune har en betydelig eiendomsmasse. En god informasjonsforvaltning og et godt ajourhold av eiendomsoversikter er viktig for planlegging og gjennomføring av eiendomsutvikling og kjøp og for god utnyttelse av kommunale bygg.

Formål

Formålet med undersøkelsen har vært å framskaffe aktuell og relevant informasjon om forvaltningen av informasjon om kommunale eiendommer for kontrollutvalget og bidra til forbedring av kommunens oversikt over egen eiendomsportefølje og porteføljen av ledigstilt eiendom.

Problemstilling

Har kommunen tilfredsstillende informasjon om kommunale eiendommer som står helt eller delvis ubrukt? Herunder har Kommunerevisjonen sett på 

  • om Eiendoms- og byfornyelsesetaten og aktuelle virksomheter har hatt tilfredsstillende koordinering når det gjelder forvaltning av eiendom som helt eller delvis ikke er i bruk
  • om Eiendoms- og byfornyelsesetaten har tilrettelagt for at kommunens eiendomsregister er fullstendig, oppdatert og funksjonelt

Anbefalinger

Omsorgsbygg Oslo KF, Boligbygg Oslo KF og Eiendoms- og byfornyelsesetaten bør systematisk informere om tidspunktet for ledigstilling av hver enkelt eiendom.

Virksomhetene som forvalter ledigstilt eiendom, bør utforme en skriftlig rutine for intern innhenting og rapportering om ledigstilt eiendom.

Eiendoms- og byfornyelsesetaten bør

  • avdekke årsaken til observerte avvik mellom eiendomsregisteret OKER ISY og Matrikkelen både med hensyn til (a) manglende gårds- og bruksnummer og (b) gårds- og bruksnummer som eventuelt skulle ha vært utgått etter oppdatering med matrikkeldata,
  • iverksette korrigerende tiltak som sikrer mest mulig fullstendig og korrekt informasjon, og
  • utforme skriftlige rutiner som sikrer god internkontroll og risikodempende tiltak mot feil og mangler.

Eiendoms- og byfornyelsesetaten bør vurdere om fullstendigheten av og informasjonen om seksjoner i OKER ISY bør forbedres ved gjennomgående bruk av unik identifikasjonsstreng i form av gårds- bruks- og seksjonsnummer.

Eiendoms- og byfornyelsesetaten bør bidra til å avklare entydig om eiendomsregisteret OKER ISY skal gi oversikt over all kommunal eiendom uavhengig av eiendomskategorier

Last ned rapporten

07-2019 Forvaltning av informasjon om kommunale eiendom.pdf 7,8MB