Rapport 6/2021 Kostnadskontroll i tidligfase i investeringsprosjekter

Kommunerevisjonen har gjennomført en breddeundersøkelse av om kostnadskontrollen i investeringsprosjektenes tidligfase har vært tilstrekkelig. Undersøkelsen viser at kostnadsestimatene i de fleste prosjektene har steget betydelig fra prosjektenes konseptvalgutredning og fram til forslag ble lagt fram for budsjettvedtak. Selv om kostnadene har økt betydelig, var det i liten grad gjort nye vurderinger av alternative konsepter underveis i prosjektenes tidligfase. Undersøkelsen tyder på at det skal mye til for at dette blir gjort. Bestillinger av konseptvalgutredning og forprosjekt ga i varierende grad tydelige økonomiske rammer. Kommunerevisjonen reiser spørsmål ved om det for flertallet av prosjektene har vært god kontroll med kostnader i tidligfasen. Undersøkelsen tyder på at større endringer i kostnadsestimatene ble forankret hos bestillersiden, men at dette i flere tilfeller ble gjort på et tidspunkt der det i praksis var for sent å påvirke innholdet i prosjektet.

Bakgrunn:

Oslo kommune har de senere årene gjennomført investeringer for betydelige beløp, og det er planlagt en omfattende investeringsaktivitet også i årene som kommer. I perioden 2021–2024 er det planlagt investeringer i varige driftsmidler for rundt 30 milliarder kroner. Dette gjør det viktig at kommunen velger riktige investeringer, og at prosjektorganisasjonen, herunder bestillersiden, har kontroll på utviklingen i prosjektenes kostnadsestimater.

Et investeringsprosjekt i Oslo kommune starter vanligvis med at det blir bestilt en konseptvalgutredning. Når et konsept er valgt, går prosjektet over i et forprosjekt, før bystyret beslutter om investeringsprosjektet skal gjennomføres, og hva som eventuelt skal være prosjektets økonomiske rammer. Det har vært indikasjoner på at kostnadsestimatene øker i løpet av prosjektenes tidligfase, altså fra bestilling av konseptvalgutredning og fram til saken legges fram for bystyret. Økning i kostnadsestimater i et prosjekts tidligfase kan innebære en risiko for blant annet at kostnadene bryter med prioriteringene som lå til grunn da prosjektet ble initiert.

Formål:

Formålet med forvaltningsrevisjonen er å bidra til bedre kostnadskontroll og -disiplin i kommunens investeringsprosjekter samt å gi kontrollutvalget og bystyret informasjon om kostnadsutvikling underveis i planleggingen av investeringsprosjekter.

Problemstilling:

1. Gjennomføres konseptvalgutredninger før oppstart av prosjektene, og blir disse kvalitetssikret?

2. Er det god kontroll med kostnader underveis i planleggingen av prosjekter?

3. Har det vært sikret tilstrekkelig forankring på riktig nivå i kommunen ved større endringer i kostnader?

Anbefalinger:

Kommunerevisjonen anbefaler bestillervirksomhetene å vurdere

• tiltak for å sikre at bestillinger av konseptvalgutredning og forprosjekt har tydelige økonomiske rammer

• tiltak som kan bidra til at estimater i konseptvalgutredningen blir mer realistiske

• tiltak for å øke mulighetsrommet i konseptvalgutredningene

• behovet for klarere føringer for en revurdering av konseptvalg underveis i forprosjektet Kommunerevisjonen anbefaler utførervirksomhetene å

• avklare hvilke aktiviteter som kan igangsettes før bystyrets investeringsvedtak

• vurdere behov for hyppigere oppdatering av kostnadsestimatene i forprosjektfasen

• forankre større endringer på riktig nivå så tidlig som mulig, herunder i bystyret når det er rett nivå

 

Last ned rapporten:

Rapport 6/2021 Kostnadskontroll i tidligfase i investeringsprosjekter