Rapport 15/2019 Kontraktsoppfølging i Vann- og avløpsetaten
Kommunerevisjonen har undersøkt om Vann- og avløpsetatens kontraktsoppfølging og kontroll av habilitetsspørsmål ved anskaffelser og kontraktsoppfølging var tilfredsstillende. Undersøkelsen har hatt hovedvekt på kontraktsoppfølging og økonomistyring.
Vann- og avløpsetaten hadde på flere områder rutiner og praksis som kunne bidra til god kontraktsoppfølging. Det forelå blant annet skriftlige prosedyrer, det var stilt nødvendige krav til innhold i fakturaer, og etaten utførte kontroller som kunne bidra til at det ikke ble betalt for varer og tjenester som ikke var i tråd med kontrakten.
Undersøkelsen viste også at det var enkelte svakheter. Det var blant annet en svakhet at kontraktsoppfølgingen ikke fremsto som risikobasert. Videre dokumenterte etaten i for liten grad varemottak i økonomisystemet. Dette er viktig for å kunne vurdere om internkontrollen er god nok.
Etaten hadde langt på vei også prosedyrer som kunne bidra til habilitet hos de som foretok anskaffelser og kontraktsoppfølging. Det var imidlertid en svakhet at det i undersøkelsesperioden ikke forelå rutiner for at innleide ble forelagt kommunens etiske regelverk.
Bakgrunn
Vann- og avløpsetaten har som formål å dekke innbyggernes og næringslivets etterspørsel etter helsemessig trygt drikkevann og å håndtere avløpsvannet på en måte som er til minst mulig belastning for publikum og det ytre miljøet. Etaten forvalter samfunnskritisk infrastruktur til en verdi av nærmere 100 milliarder kroner og gjennomfører mange og omfattende anskaffelser.
Det er viktig at etaten sikrer at den bare betaler for varer, tjenester og bygg- og anleggsarbeid som er levert og/eller utført, og at leveransene er i tråd med avtalte ytelser når det gjelder pris, tid og kvalitet. Det er også viktig at det er etablert tiltak som sikrer at personer med ansvar for inngåelse eller oppfølging av kontrakter i Vann- og avløpsetaten er habile og ikke innehar en uheldig dobbeltrolle.
Formål
Formålet med undersøkelsen har vært å gi informasjon om Vann- og avløpsetaten gjennomfører kontraktsoppfølgingen på en tilfredsstillende måte. I tillegg vil vi gi informasjon om habilitetsspørsmål håndteres på en god måte i etaten.
Problemstilling
- Er Vann- og avløpsetatens kontraktsoppfølging tilfredsstillende?
- Er etatens kontroll av habilitetsspørsmål i anskaffelser og kontraktsoppfølging tilfredsstillende
Anbefalinger
På bakgrunn av den gjennomførte undersøkelsen anbefaler Kommunerevisjonen Vann- og avløpsetaten å:
- iverksette tiltak for å sikre reell risikobasert kontraktsoppfølging
- iverksette tiltak for å sikre at det foreligger nødvendig dokumentasjon til grunn for etatens fakturagodkjenning, og at varemottakskontrollen dokumenteres i økonomisystemet
- vurdere behov for ytterligere tiltak for å sikre at innleide har kjennskap til kommunens etiske regelverk og ikke har verv eller andre koblinger som kan skape interessekonflikt