Rapport 13/2022 Planlegging av anskaffelser
Kommunerevisjonen har undersøkt om Boligbygg Oslo KF, Bydel Sagene, Deichman bibliotek og Gravferdsetaten hadde etablert god praksis for planlegging av anskaffelser. Forvaltningsrevisjonen viser at virksomhetenes praksis varierte.
Boligbygg Oslo KF og Gravferdsetaten hadde i stor grad vurdert forhold knyttet til planleggingen av de undersøkte anskaffelsene. Planleggingen var oppsummert i kontraktstrategier som i hovedsak ga føringer som kunne bidra til anskaffelser i tråd med kommunens krav og mål. Vurderinger av kostnadseffektivitet var i liten grad skriftliggjort, og det var enkelte svakheter ved disse virksomhetenes risikoanalyser.
Bydel Sagene og Deichman bibliotek hadde vurdert formålstjenlighet for de undersøkte anskaffelsene. I noen av anskaffelsene var det gjort vurderinger av forhold knyttet til planleggingen av anskaffelsene, men i enkelte andre var det flere svakheter. For Bydel Sagene var det også enkelte mangler ved planleggingen av anskaffelsene, blant annet manglende tilrettelegging for konkurranse.
Bakgrunn:
Oslo kommune anskaffer årlig varer, tjenester, bygg og anlegg for omtrent 31 milliarder kroner. En viktig forutsetning for en vellykket anskaffelsesprosess og for å nå kommunens målsetninger gjennom anskaffelser er at anskaffelsene planlegges på en god måte, som fremhevet i Oslo kommunes anskaffelsesstrategi (byrådssak 1104/17). Planleggingsfasen omfatter utforming av behovsmelding, kontraktstrategi, konkurransedokumenter, kravspesifikasjon mv. For å gjennomføre formålstjenlige og kostnadseffektive anskaffelser må virksomhetene blant annet gjøre vurderinger knyttet til ressurs- og kompetansebehov, valg av anskaffelsesprosedyre og kontraktsbetingelser. I tillegg skal virksomhetene følge opp kommunens krav og forventninger til anskaffelser, blant annet sosialt ansvar, klima og miljø, informasjonssikkerhet med videre.
Formål:
Formålet med forvaltningsrevisjonen har vært å gi kontrollutvalget og bystyrets organer informasjon om praksis på området og eventuelt bidra til økt bevissthet om planlegging av anskaffelser og gode planleggingsprosesser for virksomhetene i kommunen.
Problemstilling:
Har utvalgte virksomheter i kommunen etablert god praksis for planlegging av anskaffelser gjennom blant annet behovsvurderinger, utarbeidelse av kontraktstrategier og forberedelse av konkurransen?
Anbefalinger:
Kommunerevisjonen anbefaler at
Bydel Sagene
• iverksetter tiltak for å sikre tilfredsstillende planlegging av anskaffelser. Dette gjelder særlig med hensyn til organisering og kvalitetssikring, men også knyttet til vurdering av kostnadseffektivitet, kommunens mål, markedsdialog, brukerbehov, risikoanalyser og utarbeidelse av kontraktstrategier
Deichman bibliotek
• vurderer tiltak knyttet til vurderinger av kostnadseffektivitet, organisering og kvalitetssikring, vurderinger av kommunens mål, markedsdialog, risikoanalyser og rutiner for utarbeidelse av kontraktstrategi
Boligbygg Oslo KF og Gravferdsetaten
• vurderer tiltak for bedre å synliggjøre vurderinger av kostnadseffektivitet
Gravferdsetaten
• vurderer behovet for bredere markedsdialog og -analyse