Rapport 11/2019 Økonomisk internkontroll i Oslo Havn KF
Kommunerevisjonen har undersøkt Oslo Havn KFs virksomhetsstyring med vekt på økonomisk internkontroll. Undersøkelsen viser at Oslo Havn KF hadde etablert rutiner og praksis som på flere områder kunne bidra tiltilfredsstillende virksomhetsstyring på økonomiområdet. Foretaket hadde i hovedsak etablert internkontrollrutinerog rolledelingi behandling av inntekter, anskaffelser, reiseregningerog behandling av habilitetsspørsmål. Foretaket hadde også kommunisert detetiskeregelverket til ansatte. Undersøkelsen viste ogsåmangler og svakheterpå flere viktige områder:
Det var svakheter ved gjennomføringen og oppfølgingen av annenlinjekontrollog mangler ved etterlevelsen av rutiner og regelverk for anskaffelser.•Det var svakheter ved risikostyringenknyttet til økonomisk internkontroll.
Foretaket hadde ikke i tilstrekkelig grad ivaretatt tilgangsstyring og sporbarhet av brukeraktiviteter forsystemer som behandlet vesentlige økonomiske transaksjoner.
Kontrollen med havnedirektørens reiseregninger var ikke tilfredsstillende.Styret hadde på flere områder fulgt oppforetakets system forøkonomiskinternkontroll, men hadde et forbedringspotensial når det gjaldt oppfølging av foretakets risikostyring.
Bakgrunn
Oslo havn er Norges største offentlige gods-og passasjerhavnog utgjør en sentral del av Oslos bybilde.Havna driftes av Oslo Havn KF(heretter Oslo Havn)som har som hovedformålå sørge for en effektiv og rasjonell havnedrift. Dette innebærer blant annet å tilrettelegge for effektiv og miljøvennlig sjøtransport og føre oppsyn med trafikken i havnedistriktet. Virksomheten skal også forvalte havnas eiendommer og innretninger på en økonomisk og miljømessig god måte.Utleie av arealer og bygninger til operatører som driver ulike former for virksomhetpå havna,er en vesentlig del av Oslo Havns virksomhet.Havneplanen for 2013–2030trekker frem en rekke tiltakfor å forvalte havnekapitalen slik at havna sikres en bærekraftig økonomi og investeringsevne og kanvidereutvikle et konkurransedyktig havnetilbud. Tiltakeneinkluderer blant annet å ha en pris-og utleiestrategi som sikrer at havnearealene brukes effektivt, å holde brukerbetalingen lav gjennom effektiv tjenesteproduksjon og å utvikle et prissystem som bidrar til målsatt vekst.Oslo Havner organisert ifemavdelinger i tillegg til et ledersekretariatog en kommunikasjonsavdeling: Eiendom, Teknisk, Trafikk, Stabog Finans. Per 01.01.2019 var det 93 ansatte i foretaket.Oslo Havn har også et datterselskap, Hav Eiendom AS, som driver med eiendomsutvikling i Bjørvika og eier store arealeri tilknytning til det sentrumsnære havneområdet.Gjennom havne-og farvannsloven har Oslo Havn noe mer autonomi enn andre kommunale foretak. Etter loven skal Oslo Havn benytte inntektene fra havnevirksomheten til havnevirksomhet.Oslo Havnforvalter store verdier oghar de siste årene gått med solide overskudd. Driftsregnskapet for 2018 viste at foretaket hadde inntekter påcirka323millionerkroneri 2018. Dette dreide seg i hovedsak om salgs-og leieinntekter. Totale driftsutgifter var på cirka 256 millionerkroner, hvorav kjøp av varer og tjenester som inngåri kommunens tjenesteproduksjon, lønnsutgifter og avskrivninger utgjorde de størstepostene. Netto driftsresultatvarpå cirka 127 millioner kroner, som gaet positivt avvik på nærmere 34 millionerkronermot budsjett. I årsberetningen for 2018 trakk Oslo Havnblant annet frem at en rekke utleieavtaler av fast eiendom hadde blitt reforhandlet med positivt resultat for foretaket, og at det hadde vært økning i containertrafikken.Totalt var det regnskapsført cirka 101 millionerkronerpå investeringsprosjekter i 2018. De største investeringsutgiftene i 2018 var til oppgradering av kaikonstruksjon på Akershusutstikkeren, landstrøm og Sydhavna buffersone Ormsund.Det varflere presseoppslag om Oslo Havn i løpet av 2017 og 2018omanskaffelser av rekrutteringstjenester i 2013, om uro blant havnearbeidere med anklager om sosial dumping ved lossing i havna samt om ansatte og lederes konferansereiser til Kina i 2013–2016. Etter anmodning fra kontrollutvalget gjennomgikk Kommunerevisjonen våren 2017 deler av sakskomplekset i forbindelse med anskaffelsen av et rekrutteringsoppdrag. Gjennomgangen viste blant annet enkelte brudd på regelverket for offentlige anskaffelser. Høsten 2017 så Kommunerevisjonen nærmere på havneansattes tjenestereise til en konferanse i Kina.Konklusjonen viste flere formaliafeil, blant annet knyttet til delegering av fullmakter, forhåndsgodkjenning av tjenestereiser og krav til regnskapsdokumentasjon.
Formål og problemstilling
Formålet med undersøkelsen har værtå undersøke om Oslo Havnhar en virksomhetsstyring som bidrar til forsvarlig bruk av økonomiske midler og til å forebygge og avdekke misligheter, og giinformasjonom eventuelle svakheter og avvik til foretakets administrasjon, styre, eierog bystyrets organer.Undersøkelsen har hatt følgende problemstilling:
- Er utvalgte sider ved virksomhetsstyringen med vekt på økonomisk internkontroll i Oslo Havn KF tilfredsstillende? Undersøkelsen har særlig belystforhold knyttet til blant annet økonomiforvaltning, etikk, habilitet, arbeidsdeling, roller og fullmakter. Styrets arbeid har bare i begrenset grad vært undersøkt.
Anbefalinger
Med grunnlag i Kommunerevisjonens vurderinger og konklusjoner bør Oslo Havn KF
- sørge for skriftlig dokumentasjon av ansvar og oppgaver vedutarbeidelse av fakturagrunnlaget for utleieog vurdere behovet for internkontrolltiltak vedfaktureringfor utleie
- iverksette tiltak for å sikre bedre etterlevelse avinternkontrollen på anskaffelsesområdet•iverksette tiltak for å styrke annenlinjekontrollen og oppfølgingen av denne
- iverksette tiltak for å styrke risikostyringen på økonomiområdet
- iverksette tiltak for å sikre atroller og tilganger til systemer som behandlervesentlige økonomiske transaksjoner,erklart definert og basert på tjenstlige behov, og sikre nødvendig sporbarhet av brukeraktiviteter i slike systemer
Havnestyret bør
- vurdere tiltak for å bedre ivaretakelsen avpåseansvarethva angår Oslo Havn KFsrisikostyring på økonomiområdet
- påse at det etableresnødvendig kontroll av havnedirektørens reiseregninger.