Rapport 11/2019 Økonomisk internkontroll i Oslo Havn KF
Kommunerevisjonen har undersøkt Oslo Havn KFs virksomhetsstyring med vekt på økonomisk internkontroll.
Bakgrunn
Oslo havn er Norges største offentlige gods- og passasjerhavn og utgjør en sentral del av Oslos bybilde. Havna driftes av Oslo Havn KF (heretter Oslo Havn)som har som hovedformål å sørge for en effektiv og rasjonell havnedrift.
Dette innebærer blant annet å tilrettelegge for effektiv og miljøvennlig sjøtransport og føre oppsyn med trafikken i havnedistriktet. Virksomheten skal også forvalte havnas eiendommer og innretninger på en økonomisk og miljømessig god måte. Utleie av arealer og bygninger til operatører som driver ulike former for virksomhetpå havna, er en vesentlig del av Oslo Havns virksomhet. Havneplanen for 2013–2030 trekker frem en rekke tiltak for å forvalte havnekapitalen slik at havna sikres en bærekraftig økonomi og investeringsevne og kan videreutvikle et konkurransedyktig havnetilbud. Tiltakene inkluderer blant annet å ha en pris-og utleiestrategi som sikrer at havnearealene brukes effektivt, å holde brukerbetalingen lav gjennom effektiv tjenesteproduksjon og å utvikle et prissystem som bidrar til målsatt vekst.
Oslo Havn er organisert i fem avdelinger i tillegg til et ledersekretariat og en kommunikasjonsavdeling. Oslo Havn har også et datterselskap, Hav Eiendom AS, som driver med eiendomsutvikling i Bjørvika og eier store arealer i tilknytning til det sentrumsnære havneområdet. Gjennom havne- og farvannsloven har Oslo Havn noe mer autonomi enn andre kommunale foretak. Etter loven skal Oslo Havn benytte inntektene fra havnevirksomheten til havnevirksomhet. Oslo Havn forvalter store verdier og har de siste årene gått med solide overskudd.
I årsberetningen for 2018 trakk Oslo Havn blant annet frem at en rekke utleieavtaler av fast eiendom hadde blitt reforhandlet med positivt resultat for foretaket, og at det hadde vært økning i containertrafikken. Det var flere presseoppslag om Oslo Havn i løpet av 2017 og 2018 om anskaffelser av rekrutteringstjenester i 2013, om uro blant havnearbeidere med anklager om sosial dumping ved lossing i havna samt om ansatte og lederes konferansereiser til Kina i 2013–2016.
Etter anmodning fra kontrollutvalget gjennomgikk Kommunerevisjonen våren 2017 deler av sakskomplekset i forbindelse med anskaffelsen av et rekrutteringsoppdrag. Gjennomgangen viste blant annet enkelte brudd på regelverket for offentlige anskaffelser. Høsten 2017 så Kommunerevisjonen nærmere på havneansattes tjenestereise til en konferanse i Kina. Konklusjonen viste flere formalia feil, blant annet knyttet til delegering av fullmakter, forhåndsgodkjenning av tjenestereiser og krav til regnskapsdokumentasjon.
Formål og problemstilling
Formålet med undersøkelsen har vært å undersøke om Oslo Havn har en virksomhetsstyring som bidrar til forsvarlig bruk av økonomiske midler og til å forebygge og avdekke misligheter, og gi informasjonom eventuelle svakheter og avvik til foretakets administrasjon, styre, eier og bystyrets organer.
Undersøkelsen har hatt følgende problemstilling:
- Er utvalgte sider ved virksomhetsstyringen med vekt på økonomisk internkontroll i Oslo Havn KF tilfredsstillende? Undersøkelsen har særlig belyst forhold knyttet til blant annet økonomiforvaltning, etikk, habilitet, arbeidsdeling, roller og fullmakter.
Anbefalinger
Med grunnlag i Kommunerevisjonens vurderinger og konklusjoner bør Oslo Havn KF
- sørge for skriftlig dokumentasjon av ansvar og oppgaver ved utarbeidelse av fakturagrunnlaget for utleie og vurdere behovet for internkontrolltiltak ved fakturering for utleie
- iverksette tiltak for å sikre bedre etterlevelse av internkontrollen på anskaffelsesområdet
- iverksette tiltak for å styrke annenlinjekontrollen og oppfølgingen av denne
- iverksette tiltak for å styrke risikostyringen på økonomiområdet
- iverksette tiltak for å sikre at roller og tilganger til systemer som behandler vesentlige økonomiske transaksjoner, er klart definert og basert på tjenstlige behov, og sikre nødvendig sporbarhet av brukeraktiviteter i slike systemer
Havnestyret bør
- vurdere tiltak for å bedre ivaretakelsen av påseansvaret hva angår Oslo Havn KFs risikostyring på økonomiområdet
- påse at det etableres nødvendig kontroll av havnedirektørens reiseregninger.