Informasjon om SøkSys
Intro
Søksys er et nytt søknad- og saksbehandlingssystem som erstatter tidligere Kgrav og Isycase. Som søker og planlegger i Søksys skal man benytte seg av Aktørportalen. Aktørportalen tilbyr funksjonalitet for opprettelse og koordinering av planer, innsending av søknader for kryssing- og nærføringstillatelse for ledningsarbeid, grave- og arbeidstillatelser og arbeidsvarslingsplaner i Oslo kommune.
Planfase
Nytt i Søksys er det at man begynner med en planfase. Planfasen skal sørge for at alle forhåndsuttalelser fra berørte parter er innhentet og at planen er koordinert med andre mulige interessenter dersom det er behov for det. Det er ønskelig at planer opprettes så tidlig som mulig.
En plan er en beskrivelse av et tiltak eller en samling av planer. En plan kan være hierarkisk oppbygd. Hvis dette er tilfelle kalles planen på toppnivå for en overordnet plan, mens planen på lavere nivå omtales som en konkret plan. Det er lagt opp til at kun planer på laveste nivå inneholder den konkrete beskrivelsen av tiltak med geometri, høyere nivåer er samlinger av planer. Dette betyr også at kun planer på laveste nivå er koblet til sak og dermed søknader.
Når en plan begynner å være fullstendig for planlegger skal den sendes til forhåndsuttalelse. Det vil si at ulike fagseksjoner og etater får muligheten til å gi uttalelser til planen med ulike hensyn eller behov som må tas. En plan skal ligge til forhåndsuttalelse i 5 virkedager.
Dersom planen gjelder arbeid som strekker seg over 40 meter i/langs veiareal eller den skal knyttes til søknad om kryssing og nærføringstillatelse for ledningsarbeid, skal planen sendes til koordinering. Når eventuelle endringer er gjort etter forhåndsuttalelsen sender planlegger planen til koordinering selv. Planen ligger til koordinering i 10 virkedager. Når en koordinering er gjennomført og eventuell samordning er avklart kan planlegger sende inn sine nødvendige søknader.
Søknad om kryssing- og nærføringstillatelse
Det skal søkes om kryssing- og nærføringstillatelse ved etablering av ledninger (inkludert stikkledninger), kabelanlegg eller konstruksjoner over, under eller langs kommunal vei. Dette gjelder også strekninger under 40 meter og luftstrekk. Tillatelse gis etter veglova § 32. Ved søknad om kryssing- og nærføringstillatelse skal det i tillegg søkes om gravetillatelse og arbeidsvarsling.
Alt ledningsarbeid som innebærer kryssing av vei eller som strekker seg over 40 meter skal koordineres i Søksys. Søknad om kryssing- og nærføringstillatelse kan sendes etter at koordinering er utført.
Søknad om gravetillatelse
Det skal søkes om gravetillatelse for alle typer gravearbeid i det kommunale vegnettet med tilhørende side- og grøntarealer. Tillatelse gis etter veglova § 57. Ved søknad om gravetillatelse skal det i tillegg søkes om arbeidsvarsling.
Alt gravearbeid over 40 meter skal koordineres i Søksys slik at flere aktører skal kunne gå sammen om felles gravetiltak. Dette er en del av Oslo kommunes retningslinjer for å ivareta veiinteressen og hindre at samme området graves opp gjentatte ganger.
Oslo kommune har sperrefrist for å grave på kommunale veier som er asfaltert de siste to årene. I sperrefristperioden kan det ikke foretas gravinger i veien, med mindre Bymiljøetaten har gitt en særskilt dispensasjon til dette.
Søknad om arbeidstillatelse
Det skal søkes om arbeidstillatelse for alle type arbeid på eller ved vei der det trengs midlertidig skilting, som bl.a. plassering av utstyr og innretninger på veiareal, eksempelvis stillas, lift/kran, container, brakke osv. Arbeidstillatelse gis etter Vegtrafikklovens § 7 med tilhørende skiltforskrift. Og er en tillatelse til å arbeide på eller ved kommunale veier, parkområder og friområder. Ved søknad om arbeidstillatelse skal det i tillegg søkes om arbeidsvarsling.
Søknad om arbeidsvarsling
Det skal alltid søkes om arbeidsvarsling i tillegg til arbeids- eller gravetillatelsen. Søker skal sende inn en sperre- og skiltplan som viser hvordan arbeidsvarslingen skal utføres. Varslings- og sikringsmateriell skal plasseres i forhold til arbeidsstedet og eksisterende skilt.
FDV og ferdigmelding
For hver søknad må det leveres inn dokumentasjon avhengig av tiltakets innhold. Dette gjøres ved å laste opp relevante dokumenter under FDV-fanen med vedleggstype. Disse blir godkjent av Bymiljøetaten. Dokumentasjonskrav som følger tiltaket, skal utføres i henhold til gjeldende retningslinjer. Dette er nødvendig dokumentasjon Bymiljøetaten trenger for videre drift og forvaltning, og kan typisk være bilder, innmålinger, loggbok mm.
Saken i Søksys kan ikke registreres som ferdigstilt/godkjent før all dokumentasjon/FDV iht. tiltakets omfang er sendt inn og godkjent av Bymiljøetaten. Først når all dokumentasjonen er godkjent av Bymiljøetaten, kan det søkes om ferdigmelding og tiltaket går over i garantiperiode.
Delegering i Altinn
Tilgang til Søksys bygger på en delegeringsmatrise hvor ditt firma gir deg tilgang via altinn.no. Deretter må du tildeles administrasjonsrettigheter på vegne av firmaet. Ved førstegangsinnlogging er det kun daglig leder, administrerende direktør eller andre signaturberettiget ansatt (hentes fra Brønnøysundregistrene, brreg.no) som har dette, men de kan igjen gi administrasjonsrettigheter til dedikerte ansatte.
Førstegangsdelegering
For å benytte seg av Aktørportalen må man starte med å velge hvem man ønsker å levere plan(er)/søknad(er) på vegne av. Dersom din arbeidsgiver har delegert riktige roller til deg i Altinn kan du representere din virksomhet i portalen. Hvis ikke, er det kun privatperson som er valgbart.
Dersom du ønsker å delegere opprettelse av plan eller søknad til et annet firma kan dette gjøres via Aktørportalen. Det er ansatte registrert som daglig leder, administrerende direktør, signaturberettiget osv. som har rettighet til å delegere.
Brukerveiledning for delegering og registrering finner du her.
Kommunen godkjenner alle som registrerer seg i aktørportalen. Dersom en aktør har opparbeidet seg anmerkninger som ikke rettes innen gitt frist, vil Oslo kommune ha mulighet til fjerne godkjenningen av aktøren i aktørregistret frem til feil og mangler er rettet.
Kontakt
Ved spørsmål og andre henvendelser om Søksys, ta kontakt med postmottak@bym.oslo.kommune.no
Oslo Kommune har inngått en supportavtale med Geomatikk som leverer Søksys. Ved eventuelle spørsmål knyttet til systemet, feil eller andre henvendelser kan man ta kontakt på:
Webskjema: https://ledningsportalen.no/hjelp-og-support/
E-post: support@geomatikk.no
Telefon: 810 33 400
Opplæring
Her kan du se hvordan man skal delegere roller til ansatte i et firma i altinn, og hvordan man kan registrere seg som planlegger og søker i Aktørportalen.
Webinar for delegering i altinn og registrering i Aktørportalen.
Webinar for planleggere og søkere i Aktørportalen. Her kan du se hvordan er plan skal utformes i Søksys, og hvordan søknader skal opprettes i forhold til planlagt arbeid.
Webinar for planleggere og søkere i Aktørportalen 19.03.2024
Webinar for planleggere og søkere i Aktørportalen 02.04.2024