Informasjon om SøkSys

Intro

Søksys er et nytt søknad- og saksbehandlingssystem som erstatter tidligere Kgrav og Isycase. Som søker og planlegger i Søksys skal man benytte seg av Aktørportalen. Aktørportalen tilbyr funksjonalitet for opprettelse og koordinering av planer, innsending av søknader for kryssing- og nærføringstillatelse for ledningsarbeid, grave- og arbeidstillatelser og arbeidsvarslingsplaner i Oslo kommune.

For opplæringsmateriell, veiledere og vanlige spørsmål, vennligst se ‘Opplæring og veiledere’ nederst på siden.

For grafisk fremstilling av plan- og søknadsprosessen, se flytskjema (PDF).

Hva må du gjøre før du kan søke?

Tilgang til Søksys via Altinn

For å få tilgang til Søksys, må din organisasjon gi deg tilgang via Altinn. Førstegangsregistrering av deg og nødvendige rettigheter i Altinn, må gis av daglig leder, administrerende direktør eller andre signaturberettiget ansatt. Informasjon om hvem disse ressursene er, kan hentes fra Brønnøysundregistrene (brreg.no). De har også mulighet til å gi administrasjonsrettigheter i Altinn til dedikerte ansatte. Når registrering og rettigheter i Altinn, relatert til Søksys er gitt, kan du logge deg inn i Søksys. Gitt at ditt firma har gitt deg de nødvendige rettighetene i Altinn, kan du representere ditt firma i Søksys.

Se veileder for innlogging, tilgang, rettigheter i Søksys.

Første innlogging

Første gang noen fra ditt firma skal logge seg inn i Søksys, må dette gjøres av en signaturberettiget person. Dette må gjøres for at firmaet skal bli registrert i Søksys sitt aktørregister. Denne personen vil også automatisk få administratorrettigheter i Søksys for sitt firma, noe som også kan gis videre til andre ansatte innad i firmaet.

Dersom ditt firma består av hovedenhet og en eller flere underenheter, så kan signaturberettiget person fra underenheter utføre dette. Når registrering og rettigheter i Altinn er gitt, kan du logge deg inn i Søksys.

Delegering i Søksys

For å benytte seg av Søksys må man starte med å velge hvem man skal å levere plan(er)/søknad(er) på vegne av. Dersom din arbeidsgiver har delegert riktige roller til deg i Altinn kan du representere din virksomhet i portalen. Hvis ikke, er det kun privatperson som er valgbart.

Dersom en skal bruke andre firma eller entreprenører som sakspart, må ditt firma delegere rettigheter til den eller de aktuelle sakspartene. Denne delegeringen gjøres i Søksys, av en bruker med administratorrettigheter i eget firma. Dersom du skal søke på vegne av et annet firma eller annen aktør, må de ha delegert rettigheter til deg. Hvem en har delegert myndighet til å søke på vegne av, er oppgitt på ‘min side’ i Søksys.

Les mer om delegeringer i

Kommunen godkjenner alle som registrerer seg i aktørportalen. Dersom en aktør har opparbeidet seg anmerkninger som ikke rettes innen gitt frist, vil Oslo kommune ha mulighet til fjerne godkjenningen av aktøren i aktørregistret frem til feil og mangler er rettet.

Bekreftelse av firmaopplysninger

Hver tredje måned må alle firma bekrefte sine firmaopplysninger. Det er kun brukere med administratorrettigheter i Søksys som har mulighet til å gjøre denne bekreftelsen.

Se veiledning om hvordan du bekrefter firmaopplysninger.

Planfase

Nytt i Søksys er det at man begynner med en planfase. Planer er separat fra, men tilknyttet, søknader. Planfasen skal sørge for at alle forhåndsuttalelser fra berørte parter er innhentet og at planen er koordinert med andre mulige interessenter dersom det er behov for det.

En plan er en beskrivelse av et tiltak. Planer trenger ikke å realiseres, men kan velges å gå videre med.

Hva må en plan inneholde?

Planer må til et minimum inneholde informasjon om

  • tidsperiode,
  • arbeidsområde og
  • kort beskrivelse av arbeidet som planlegges.

Hvor mye informasjon som legges inn i planen avhenger av hvor langt dere har kommet i planleggingen og hvor moden planen er. Som veiledende prinsipp så bør det som er tilgjengelig av relevant informasjon legges inn, slik at de som skal gi uttalelser eller melde interesse på planen vet, på et høyt nivå, hva tiltaket dreier seg om. Det er ønskelig at planer opprettes så tidlig som mulig.

To typer planer

Det finnes to typer planer: overordnet og konkret. Planer kan være hierarkisk oppbygd, der en overordnet plan kan inneholde flere konkrete planer. Konkrete planer kan også eksistere frittstående.

Dersom tiltaket strekker seg ut over én eller flere strekninger, skal overordnet plan benyttes. Hvis tiltaket kun berører én strekning, kan konkret plan opprettes direkte og behovet for overordnet plan faller bort. En strekning defineres som ‘en gate mellom to kryss eller ved veis ende’. Én eller flere konkrete planer, kan knyttes til den overordnede planen. En konkret plan skal opprettes for hver strekning, og tilknyttes den overordnede planen hvis tiltaket berører mer enn en strekning. For hver konkrete plan, kan en opprette og sende inn de nødvendige søknadene.

Planen sendes til forhåndsuttalelse

Når en plan opprettes, sendes den til forhåndsuttalelse. Det vil si at ulike fagseksjoner og etater får muligheten til å gi uttalelser til planen med ulike hensyn eller behov som må tas. En plan ligger til forhåndsuttalelse i 5 virkedager før den går videre til koordinering. Uttalelsene gitt til planen bør reflekteres i søknadene som sendes inn, og vil bli sjekket av saksbehandler.

Planen koordineres

Dersom planen gjelder arbeid som strekker seg over 40 meter i/langs veiareal eller den skal knyttes til søknad om kryssing og nærføringstillatelse for ledningsarbeid, sendes planen automatisk til koordinering. Planen ligger til koordinering i minimum 10 virkedager. Planlegger må selv endre status på planen etter 10 virkedager til ‘koordinert’. Når koordinering er gjennomført, og eventuell samordning er avklart, kan planlegger sende inn de nødvendige søknadene. Forhåndsuttalelser og koordinering skjer for både overordnede og konkrete planer. Det er derfor viktig at planer legges inn i god tid, før arbeidet starter.

Tiltak som ikke skal være tilknyttet en plan

Alle tiltak skal være tilknyttet en plan, med unntak av tiltak som oppfyller minst ett av kriteriene under:

  • Tiltaket er en hastesak. Hastesak defineres som tiltak som krever umiddelbar iverksetting på grunn av mulig innvirkning på sikkerhet, infrastrukturintegritet, liv og helse eller vesentlig påvirkning av trafikkflyt.
  • Tiltaket krever kun arbeidstillatelse og tilhørende arbeidsvarslingsplan.
  • Gravetiltaket er en feilretting eller prøvegraving og ikke omhandler ledningsinfrastruktur.

For overnevnte tilfeller, kan søknader sendes inn direkte uten tilknytning til plan. Alle andre søknader som sendes inn direkte, uten tilknytning til en plan, vil avslås av Oslo Kommune sine saksbehandlere.

Søknad om kryssing- og nærføringstillatelse

Det skal søkes om kryssing- og nærføringstillatelse ved etablering av ledninger (inkludert stikkledninger), kabelanlegg eller konstruksjoner over, under eller langs kommunal vei. Dette gjelder også strekninger under 40 meter og luftstrekk. Tillatelse gis etter veglova § 32. Ved søknad om kryssing- og nærføringstillatelse skal det i tillegg søkes om gravetillatelse og arbeidsvarsling. Det er ikke nødvendig med søknad om kryssing og nærføring ved 1:1 utskifting, fundamenter eller dersom hele arbeidsområde er mer en tre meter utenfor kommunal vei.

Alt ledningsarbeid i Søksys skal være tilknyttet en plan og koordineres. Søknad om kryssing- og nærføringstillatelse kan sendes etter at koordinering er utført. Merk at dersom tiltaket gjelder kummer, skap og andre elektriske konstruksjoner, så må det hukes av for ledningsarbeid i planen i Søksys.

Søknad om gravetillatelse

Det skal søkes om gravetillatelse for alle typer gravearbeid i det kommunale vegnettet med tilhørende side- og grøntarealer. Tillatelse gis etter veglova § 57. Ved søknad om gravetillatelse skal det i tillegg alltid søkes om tilhørende arbeidsvarsling.

Alt gravearbeid skal være tilknyttet en plan, med unntak av tiltak som oppfyller ett eller flere av kriteriene beskrevet i avsnitt ‘planfase’. Dette gjelder også for rene gate opprustningsprosjekter og asfalteringsjobber. Søknad om gravetillatelse kan sendes etter planen er koordinert. Dersom planen allerede er koordinert i forbindelse med løyve for ledningsarbeid, trenger en vanligvis ikke koordinere planen på nytt.

Bakgrunnen for at gravearbeid skal tilknyttes en plan er for å tilrettelegge for koordinering, slik at flere aktører skal kunne gå sammen om felles gravetiltak. Dette er en del av Oslo kommunes retningslinjer for å ivareta veiinteressen og hindre at samme området graves opp gjentatte ganger.

Oslo kommune har sperrefrist for å grave på kommunale veier som er asfaltert de siste to årene. I sperrefristperioden kan det ikke foretas gravinger i veien, med mindre Bymiljøetaten har gitt en særskilt dispensasjon til dette.

Søknad om arbeidstillatelse

Det skal søkes om arbeidstillatelse for alle typer arbeid på eller ved kommunal vei der det trengs leie av areal til arbeidsformål, som blant annet plassering av utstyr og innretninger på veiareal, eksempelvis stillas, lift/kran, brakke osv. Arbeidstillatelse gis etter Vegtrafikklovens § 7 med tilhørende skiltforskrift, og er en tillatelse til å arbeide på eller ved kommunale veier, parkområder og friområder.

Ved søknad om arbeidstillatelse skal det i tillegg alltid søkes om tilhørende arbeidsvarsling. Dersom arbeidet krever en søknad om gravetillatelse, trenger en normalt sett ikke egen søknad om arbeidstillatelse i tillegg.

Søknad om arbeidsvarsling

Det skal alltid søkes om arbeidsvarsling i tillegg til arbeids- eller gravetillatelsen. Søker skal sende inn en sperre- og skiltplan som viser hvordan arbeidsvarslingen skal utføres, som del av søknaden for arbeidsvarsling.

Varslings- og sikringsmateriell skal plasseres i henhold til innvilget tillatelse, og sperre- og skiltplan skal følges til enhver tid. Det skal føres jevnlig kontroll over alt sperremateriell ved arbeidsområdet.

FDV og ferdigmelding

For hver søknad må det leveres inn dokumentasjon avhengig av tiltakets innhold. Hvilken type dokumentasjon som kreves vil komme frem i vedtaket. Dette gjøres ved å laste opp relevante dokumenter under FDV-fanen med vedleggstype. Disse blir godkjent av Bymiljøetaten. Dokumentasjonskrav som følger tiltaket, skal utføres i henhold til gjeldende retningslinjer. Dette er nødvendig dokumentasjon Bymiljøetaten trenger for videre drift og forvaltning, og kan typisk være bilder, innmålinger, loggbok mm.

Saken i Søksys kan ikke registreres som ferdigstilt/godkjent før all dokumentasjon/FDV iht. tiltakets omfang er sendt inn og godkjent av Bymiljøetaten. Først når all dokumentasjonen er godkjent av Bymiljøetaten, kan det søkes om ferdigmelding og tiltaket går over i garantiperiode.

Opplæring og veiledere

Teknisk veiledning fra systemleverandør og ofte stilte spørsmål, finner du i:

Her kan du se hvordan man skal delegere roller til ansatte i et firma i Altinn, og hvordan man kan registrere seg som planlegger og søker i Aktørportalen:

Webinar for planleggere og søkere i Aktørportalen. Her kan du se hvordan er plan skal utformes i Søksys, og hvordan søknader skal opprettes for planlagt arbeid:

I tillegg til opplæringsdokumentasjonen og veilederne lenket til ovenfor, så planlegges det ytterliggere veiledningsdokumentasjon for emnene:

  • Førstegangsinnlogging av et firma
  • Forhåndsuttalelse - hvem gir forhåndsuttalelse, hva forhåndsuttalelse betyr og hvordan planlegger skal forholde seg til uttalelsen.
  • Kart – hvordan å navigere ulike kartlag, -filtre og –funksjoner
  • Veiledning om hvordan å ta stilling til og melde interesse på andre planer
  • Planer og koordinering

Kontakt

Ved spørsmål og andre henvendelser om Søksys, ta kontakt med Bymiljøetaten.

E-post: soksys@bym.oslo.kommune.no
Telefon: 23 48 20 30