SmartOslo: Støtte til test- og utviklingsprosjekter

Om SmartOslo-ordningen

SmartOslo er en tilskuddsordning som skal fremme innovasjon, bærekraft, smartere og mer effektive løsninger for utvikling av Oslo. SmartOslo skal også bidra til næringsutvikling og jobbskaping og er et virkemiddel for å bidra til vekstbedrifter, nye arbeidsplasser og samfunnsnyttige tjenester som understøtter byrådets satsning innen blant annet klima og miljø, helse, digitalisering og mobilitet.

SmartOslo har en årlig tilskuddsramme på 9 millioner kroner som lyses ut 1-3 ganger i året (vår, sommer og høst). I denne utlysningen lyses det ut 7,3 millioner korner.

Så mye kan du søke om

• Du kan søke inntil 500 000 kroner i tilskudd gjennom SmartOslo-ordningen for å dekke kostnader.
• Det stilles krav om 50 prosent egenandel i prosjektet. Egenandelen kan være i form av arbeidstimer.
• Det er opp til partnerne som søker å gjøre fordeling på hvem som bidrar til å oppnå kravet om egenandel. Ideelt er det en lik fordeling mellom partnernes bidrag til finansiering.

For beregning av timesatser gjelder følgende regler

• Timesats beregnes med utgangspunkt i avtalt årslønn.
• Timesatsen kan ikke overstige 1100 kroner. 
• Kun faktisk utbetalt lønn kan regnes som gyldig egeninnsats. 

Bedrifter som mottar tilskudd gjennom SmartOslo ordningen vil få utbetalt støtten som «bagatellmessig støtte». Er du i tvil om du kvalifiserer til å motta bagatellmessig støtte?

Les mer her:  Bagatellmessig støtte (regjeringen.no)

Hvem kan søke? 

Det er en kommunal aktør (bydel, etat eller foretak) som søker om tilskuddet, men det stilles krav til at den kommunale søkeren har med seg en samarbeidspartner fra privat næringsliv eller fra en forsknings- og/eller utdanningsinstitusjon.  

Samarbeidspartner bør være lokalisert i Oslo, men dersom tilskuddet kan bidra til at det skapes flere jobber i Oslo, er det ikke et absolutt krav om forretningsadresse i Oslo. 

Hvem kan ikke søke? 

Kommunens heleide eller deleide aksjeselskaper kan ikke søke på SmartOslo og kan heller ikke være mottagere av tilskudd som samarbeidspartner i søknad. 

Hvordan vurderes søknaden

Prosjektene som finansieres skal ta utgangspunkt i et adressert behov eller en utfordring i en kommunal virksomhet. Det er i skjæringspunktet mellom kommunens utfordringer og behov i møte med ekstern kompetanse, teknologi og innovative kraft at det er behov for test-, demonstrasjons- og utviklingsmidler.

Prosjektene vurderes ut fra følgende kriterier

1. Hvor godt løsningen treffer det kommunale behovet og eller utfordringen
2. I hvilken grad prosjektet bidrar til kostnadsbesparelser og effektivisering hos den kommunale søker
3. Potensialet for verdiskapning (både kommunal og bedriftsmessig)
4. Spredningsmulighet/skalerbarhet i eller utenfor kommunen

Støtteordningen skal sikre at produkt- og tjenesteutvikling er basert på reelle behov. I tillegg skal den redusere risikoen ved fremtidige innovative offentlige innkjøp.

Ordningen skal bidra til

• kundedrevet innovasjon
• bedre inkludering av næringslivet
• økt effektivisering av en kommunal tjeneste eller kostnadsbesparelser i tjenesten dersom kommunen anskaffer løsningen på sikt
• jobbskaping og flere vekstbedrifter

Verdien for Oslos innbyggere vil være raskere utvikling og tilpasning av smarte, brukertilpassede og bærekraftige tjenester. SmartOslo har en årlig ramme på 9 millioner som deles ut som tilskudd 1–3 ganger i året. Dersom det kommer svært mange søknader av god kvalitet i første utlysningsrunde, kan hele tilskuddspotten tildeles i første utlysning. 

Hva spør vi om i søknadsskjema?

Forberedelser før søknad

• Kostnads- og finansieringsplan
• Kontaktinfo for samarbeidspartnere
• Oversikt over tidligere offentlig støtte til samarbeidspartnere
• Forståelse av at søknaden kan bli offentlig tilgjengelig

Bekreftelser

• At søkeren har lest utlysningsteksten
• At midlene skal brukes til innovasjon, testing og verdiskaping i Oslo kommune

Søkerinformasjon

• Ansattnummer, navn, kontaktinfo, tjenestested, virksomhet i Oslo kommune
• Organisasjonsnummer for virksomheten

Prosjektinformasjon

• Prosjektnavn
• Hva som skal gjøres (nyutvikling, videreutvikling eller testing av eksisterende løsning)
• Problem eller behov prosjektet adresserer
• Hvorfor dette er et problem for Oslo kommune
• Hvordan prosjektet bidrar til løsning
• Hvilket område prosjektet påvirker (f.eks. helse, mobilitet, klima, digitalisering)
• Hvilken verdi prosjektet gir (innovasjon, effektivisering, jobbskaping, klimafordeler osv.)
• Potensial for verdiskaping og jobbskaping
• Fremdriftsplan

Tidligere erfaring og skalerbarhet

• Om prosjektet er testet tidligere i Oslo kommune
• Mulighet for skalering til andre bydeler eller virksomheter

Tidsplan

• Planlagt oppstartsdato
• Om prosjektet trenger mer enn 8 måneder

Samarbeidspartnere

• Organisasjonsnummer og kontaktinfo for samarbeidspartnere
• Om det finnes flere samarbeidspartnere

Støttebeløp

• Søkt støttebeløp
• Minimum 50 % egenandel
• Tidligere mottatt offentlig støtte til samarbeidspartnere (bagatellmessig støtte)
• Dokumentasjon på støtte mottatt
• Last opp samarbeidsavtale og finansieringsplan signert av leder

Egenerklæring

• Bekreftelse på forståelse av retningslinjer og krav til rapportering

Rapporteringskrav

Alle SmartOslo prosjekter som har mottatt tilskudd over kr 200 000 skal i utgangspunktet gjennomføres i løpet av 8 måneder med mindre annet er avtalt. Sluttrapport skal sendes inn ved prosjektets slutt og senest en måned etter sluttdato for prosjektet med mindre noe annet er avtalt.

Krav til regnskap

• Alle prosjekter som mottar over kr 100 000 skal levere prosjekt- og timeregnskap med dokumentasjon på medgått tid i prosjektet.
• Alle prosjektkostnader skal dokumenteres, og dokumentasjonen skal være oversiktlig, spesifikk og ajourført.
• Tilskuddsmottaker skal fører separat prosjektregnskap for bruken av midlene. Her finner du mal for prosjektregnskap som kan anvendes til sluttrapportering dersom ønskelig (XLSX, 13.18KiB).
• Prosjektregnskapet skal legges ved sluttrapportering og skal kunne sammenlignes med det godkjente kostnadsbudsjettet jfr. tilsagnsbrevet.
• Ansvarlig for regnskap hos den kommunale søker skal signere for at regnskapet er kontrollert og i tråd med tilsagnet.

Krav til revisjon av samarbeidspartner(e) som har mottatt tilskudd over 200 000 kr i prosjektet

Revisors attestasjon av samarbeidspartens legges ved sluttrapporten og skal gi Oslo kommune grunnlag for å kontrollere riktigheten av prosjektregnskapet, og at tilskuddet er benyttet som forutsatt. Revisors uttalelse om regnskapet skal samsvare med revisorstandard ISRS 4400. Standarden innebærer at revisor utfører en kontroll mot enkelt regnskapsposter eller deler av et regnskap. Tilskuddsmottaker må gi revisor tilgang til nødvendige dokumenter som for eksempel: 

• Søknad, inkl. søknadsbudsjett
• Tilsagnsbrev,
• Eventuell tilleggs- / endringsavtale med byrådsavdelingen
• Prosjektregnskap, bilagsrapport, tilgang på bilag, bankutskrifter, lønnsgrunnlag o.l.

Revisor skal kontrollere

• at bilagene finnes og er ført i regnskapet på virksomhetens prosjekt og/eller kostnadssted
• at kostnadene vedrører aktiviteter som ble gjennomført i prosjektperioden
• at kostnadene fremstår gyldige eller naturlige, og ikke er gått til aktivitet eller formål som ligger utenfor hva tilskuddet kan brukes til
• Det skal kontrolleres at prosjektets påførte personalkostnader er dokumentert i underliggende timelister med spesifikasjon av oppgavene som er utført på prosjektet. Timepris skal ikke overstige kr 1100,-.
• Det skal kontrolleres at kravet til innberettet lønn er tilfredsstilt, dvs lønn, skatter og offentlige avgifter er utbetalt i henhold til gjeldende regler.
• eventuelle avvik mellom budsjett og regnskap

Rapporten over kontrollhandlingene skal inneholde

• Tilskuddsmottakers / virksomhetens navn
• Arrangementstittel / søknadstittel / prosjekttittel
• Gjennomføringsdato / periode / år
• Hovedtall

Kostander knyttet til revisors attestasjon av samarbeidspartner kan inngå i omsøkt støttebeløp som andre kostander.

Viktige ting å tenke gjennom, før og etter SmartOslo prosjekter

Dersom det kan være aktuelt med en anskaffelse i etterkant av prosjektet, er følgende punkter viktig å tenke på allerede nå:

• En eventuell anskaffelse skal gjennomføres med utgangspunkt i det opprinnelige behovet (med eventuelle justeringer fra erfaringer i piloten), og alle aktuelle leverandører skal kunne delta. Anskaffelsen kan ikke tilpasses løsningen til leverandøren som har deltatt i piloten. Dette skal være tydelig kommunisert i dialog med leverandøren dere samarbeider med.
• For å jevne ut et eventuelt konkurransefortrinn som leverandøren får gjennom pilotprosjektet, er det viktig å dele informasjon om resultater i en fremtidig anskaffelse. Dette kan for eksempel være sluttrapporten fra prosjektet. Samarbeidspartner skal derfor informeres om at informasjonen vil bli delt.
• Dersom det blir aktuelt å ta i bruk en løsning etter piloten, bør dere tenke gjennom hvordan en ny løsning passer inn i dagens systemer. Er IKT-avdelingen involvert? Kan en løsning integreres med systemene som allerede brukes? Hvem skal forvalte en eventuell løsning? Hvordan skal eventuelt personvern og informasjonssikkerhet ivaretas?
• For at løsningen skal treffe godt på behovet, er det viktig med tidlig og grundig behovskartlegging, og å involvere brukere og interessenter bredt. Dette vil også gi dere et godt grunnlag for en eventuell anskaffelse etter piloten.