Bymiljøetaten søker utleiekoordinator for Holmenkollen nasjonalanlegg 2026-2031

I første omgang ber vi interesserte leverandører sende en enkel søknad i henhold til oppsettet nedenfor, for å kartlegge markedet og videre prosess knyttet til en ny, langvarig kontrakt som utleiekoordinator i perioden høsten 2026-2031.

Ved spørsmål eller innspill, oppfordrer vi til å ta kontakt.

Sentrale oppgaver for utleiekoordinator

Koordinering

• Administrere og koordinere terminliste og aktivitetskalender
• Koordineringsmøter med sentrale brukere

Informasjonsarbeid

Informasjonsarbeid, som for eksempel

• Promotering og markedsføring av utleie i Holmenkollen
• Informasjon knyttet til aktivitetskalender, arrangement, treninger og snøforhold
• Oppfølging og oppdatering av sosiale medier
• Gjennomføre møter og befaring med arrangører som nødvendig

Arrangementsoppfølging

• Forberedelse til arrangement, som opplåsning og stenging av bygg, koordinere utleieutstyr, nøkkelkort, bruk av systemer og anlegg mm
• Oppfølging under arrangement
• Annen oppfølging etter arrangement som håndtering av arrangøravfall, gjenglemte artikler mm

Annet

• Utarbeide kontrakt, avtale og behov med arrangører
• Regnskap og fakturabehandling for utleie
• Vakttelefon

Beskrivelse av utleieareal ute og inne

Oversikt over disponible utendørs utleiearealer i Holmenkollen nasjonalanlegg

• Skiskytter/langrennstadion med skytebane og permanente tribuner
• Indre- og ytre løyper (totalt 10 km)
• Holmenkollenbakken og Midtstubakken/Rekrutteringsbakkene med arealet rundt skåla
• Holmenkollen kommentatorboksene og dommertribune
• Styrkepark
• Parkeringsarealer i anlegget
• mm

Disponible innendørs utleieareal i bygg og rom

• Arrangementshuset
• Pressesenteret
• Holmenkollbakken innendørs
• Midtstubakken innendørs
• Peisestuen

Se oversikt over innendørs utleieareal i disponible bygg og rom, med merknader og vurdering av egnethet for utleie (PDF, 49.41KiB)

Bymiljøetaten tar forbehold om at oversikten ovenfor er overordnet, og at bruk kan være underlagt begrensninger som følge av allerede inngåtte avtaler med andre brukere mm.

Prioritert for idrett

Anlegget leies ut primært til idretten etter en egen prioritert rekkefølge.

De fire prioriterte nasjonalanleggsidrettene hele året er:

• Langrenn
• Hopp
• Kombinert
• Skiskyting

Innen idrettene vil arrangementsstørrelse avgjøre hvem som har prioritet (f. eks.: NM Skiskyting går foran klubbrenn i langrenn).

Inntekter for utleie til ideelle organisasjoner (som oftest idrettslag som skal arrangere egne idrettsarrangement) hvor pris for utleie er regulert sammen med Bymiljøetaten med tanke om at lag og foreninger skal kunne velge og prioritere å benytte Nasjonalanlegget for sine arrangementer.

Prisen for å leie ut til idrett er begrenset. Prisliste settes ikke av utleiekoordinator, men godkjennes av Bymiljøetaten årlig. For 2025 er det satt en minimumsleie 5000 kr per dag med en lav utøverbasert leie på toppen av det. Det kan gis innsyn i prislisten ved forespørsel.

Anlegget leies ut til andre idretter, men utleiekoordinator skal så langt det er mulig sørge for at dette ikke går ut over de fire prioriterte idrettene, sommer som vinter.

Andre kommersielle aktører

Anlegget kan også skal kunne leies ut til andre aktører utenom idretten (for eksempel møterom og arena). Da kan utleiekoordinator vurdere markedet og fastsette inntektene.. Pris ved kommersielle aktører forhandles frem av utleiekoordinator selv. Eksempel på dette er konserter i Holmenkollen, firmasamlinger, kommersielle arrangører som TOUGHEST, til jubileer og mer uformelle samlinger mm.

Alle arrangementer fra og med World cup-nivå administreres og forvaltes av Bymiljøetaten gjennom egne avtaler, for eksempel årlige world-cuper og VM i 2029, og er utenfor avtalen med utleiekoordinator. Disse vil også ha prioritet på bruk og tilgang til arenaen i perioder.

All utleie skal vurderes ut fra kostnader og nytte, miljø- og nabohensyn, og må aldri gå på bekostning av idretten.

Inntekter og vederlag

Avtalen vil være en tjenestekonsesjonsavtale, der utleiekoordinator vil ha en kontraktsfestet plikt til å utføre administrasjons- og koordineringsoppgaver for utleie av anlegget på vegne av kommunen, og i hovedsak bærer risikoen selv for å tjene inn utgifter og eventuelle investeringer gjennom utleievirksomheten.

Historisk sett har inntektene knyttet til utleievirksomheten vært mellom 1 000 000 kr – 1 300 000 kr årlig.

I tillegg vil Bymiljøetaten også kunne betale et vederlag på inntil 1 000 000 kr som kompensasjon for tjenestene.

Det er vurdert at det foreligger et potensiale for større inntjeningsgrunnlag særlig for utleie til andre aktører enn idretten (bruk av bygg, møterom, arena) ved ledig kapasitet gjennom året.

Søknad

I første omgang søker vi kun etter interesserte virksomheter for å kartlegge markedet.

Innhold i søknad

Vi ber om en søknad på opptil to til tre A4-sider, som bør inneholde refleksjoner til:

1. Samarbeid og forankring med idrettsmiljøet og sentrale, faste brukere av anlegget
2. Profesjonell kundeoppfølging, markedsføring og booking
3. En enkel forretningsmodell og refleksjoner rundt inntektsgrunnlag
4. Viktige forutsetninger for å kunne levere et godt utleietilbud
5. Ønske om delkontrakt/alternative tilbud
6. Eventuelle innspill til avtalemodell og vederlag

Send søknad

Søknaden sendes til postmottak@bym.oslo.kommune.no og merkes «Utleiekoordinator Holmenkollen 2026 – 31.».

For sent innkomne søknader vil bli avvist.

Frist: 16.01.2026

Seriøse og motiverte tilbydere

Vi ønsker seriøse og motiverte tilbydere som både kan samarbeide godt med idretten, samt evner å aktivisere nasjonalanlegget til øvrig bruk på en kommersiell forsvarlig måte. Bymiljøetaten forbeholder seg retten til å vurdere egnethet av virksomheten/konseptet basert på søknaden.

Virksomhetsopplysninger

Vi ber også om at søknaden inneholder informasjon om søkers erfaring i form av:

• Organisasjonsnummer
• Referanser (relevant for evne til å drifte og vedlikeholde tilbudet)