Borgermester og finansrådmann

Borgermester og finansrådmann

Historikk

Oppgaver og funksjoner

Arkivets ordningsprinsipper

Kassasjoner - fullstendighet

Journaler og kopibøker

Adgang til sakene - klausulering

Administrasjonssjefen i Kristiania, senere Oslo kommune hadde tittelen Borgermester fram til 1939. Deretter ble han benevnt som Finansrådmann. Arkivet han har etterlatt seg, er en slags nøkkelarkiv for kommunen. De aller fleste sakene som ble lagt fram for Finansutvalget, Formannskapet eller Bystyret hadde innstilling fra ham, slik at vi i dette arkivet får en inngang til store deler av den kommunale saksbehandlingen.

Historikk
Da magistraten ble opphevet i 1922 ble de tre embedsmennene erstattet med en kommunal borgermester og seks rådmenn. De sakene som hadde ligget under Første Borgermester (Magistratens avd. I) ble i all hovedsak overtatt av den kommunale Borgermesteren. Våren 1939 ble tittelen endret til Rådmannen for I avd., men høsten samme år til Finansrådmannen.

Ordningen med rådmenn i Oslo ble avviklet ved Byrådsreformen 1. februar 1986. Finansrådmannens myndighet ble da i hovedsak overført til Finansbyråden og dennes administrasjonssjef, Finansdirektøren.

Oppgaver og funksjoner
Mens Magistraten særlig i tidlig tid hadde hatt en del funksjoner som i vår tid ivaretas av statlige etater og domstoler, var den kommunale Borgermesteren fra starten av en ren kommunal administrasjonssjef. En del etater, så som Kemner og Ligningskontor, lå direkte under ham, men de fleste lå under de andre rådmennene.

Borgermesteren/Finansrådmannens oppgaver kan grovt sett deles i to. Den ene delen var det overordnede ansvaret for de etatene som var direkte underlagt. En betydelig del av sakarkivet er personal-, økonomi- og alminnelige driftssaker for disse. Den andre og viktigste delen av oppgavene knyttet seg derimot til funksjonen som øverste ansvarlig for hele kommunens budsjett og økonomi.

Dette innebar blant annet at praktisk talt alle saker som ble lagt fram for Finansutvalget, Formannskapet eller Bystyret og hadde økonomiske implikasjoner måtte ha hans innstilling. Dette innbefatter alle saker vedrørende kjøp og salg av eiendom, alle låne- og garantisaker og alle former for utbyggingplaner.

Saker som skulle til politisk behandling, ble forberedt ute i den etaten som hadde saksområdet. Normalt utarbeidet de en innstilling - dvs. et forslag til vedtak. Saken ble deretter sendt til den rådmannen etaten var underlagt, og han gjorde sin påtegning. Saken ble så behandlet i det faste utvalget saksområdet tilhørte, for eksempel vei- og vannutvalget.

Hvis saken hadde økonomiske implikasjoner som ikke lå inne i driftsbudsjettet, måtte saken avgjøres i Formannskap eller Bystyre. Det innbar at den måtte sendes til Finansrådmannen som lagde sin innstilling, som ofte var av typen ”… tiltrer Skolerådmannens innstilling”, men som ofte kunne avvike, da Finansrådmannen måtte ta hensyn til budsjettets totalramme - i motsetning til de andre rådmennene, som til en viss grad kjempet for sin sektor.

I de tilfellene saken ble forberedt i en etat under Finansrådmannen var det Finansutvalget som var fagområdets faste utvalg, og saken gikk deretter direkte til Formannskapet, dersom ikke Finansutvalget hadde avgjørelsesmyndigheten.

Når saken var ferdigbehandlet i Formannskap eller Bystyre ble den sendt tilbake til Finansrådmannen, som så kunne sende den videre tilbake til den etaten som hadde forberedt den for iverksettelse. Dette innbærer at en meget stor andel av sakene passerer Finansrådmannen både fra og til politisk vedtak. Antallet saker som kan finnes i arkivet er dermed høyt, men det vil ofte bare være noen få dokumenter - gjerne gjenparter av utgående skriv og påtegninger - som er arkivert i dem.

Arkivets ordningsprinsipper
Arkivordningen kan grovt sett deles i tre perioder:

Fram til 1930 ble arkivet ordnet etter en primitiv nøkkel. De enkelte sakene ble sortert på hovedemner som ble nummerert med Romertall. Der disse emnene var omfattende ble de underdelt med vinlige (arabiske) tall. Til sist kom et nummer for den enkelte sak eller gruppe av likeartede saker. Arkivet er oppstilt etter årganger med stigende tallkoder. I EDB-katalogen (ASTA) er dette Sakarkiv 1.

Fra 1931 til 1960 ble arkivet ordnet etter et alfanumerisk system. I prinsippet er dette en alfabetisk ordning etter stikkord. Arkivet er ikke fast periodisert, og den enkelte mappe kan derfor strekke seg over et svært langt tidsrom. En del saker er imidlertid splittet, slik at hver mappe dekker perioder på fem til tyve år. Avlevering har skjedd klattvis og uten noe system. Ved registrering / katalogisering av sakene har en ikke foretatt noen omordning av disse, slik at oppstillingen er vilkårlig. Fritekstsøk i EDB-katalogen (ASTA) blir dermed den beste inngangen, men er arkivkoden (alfanummer-tallet) kjent, kan man også søke på dette. I katalogen er arkivet betegnet som Sakarkiv 2.

Fra 1961 til 1986 ble arkivet ordnet etter Felles Arkivnøkkel for Oslo kommune. Nøkkelen har imidlertid ikke blitt tolket konsekvent av arkivpersonalet. Omklasseringer er hyppige, uten at det har nedfelt seg i registre. Samlemapper er hyppig men ikke konsekvent brukt. Arkivet er ikke periodisert, og mappene dekker ulike tidsrom fra tre-fire til over tyve år. Avlevering har skjedd klattvis og uten noe system. Ved registrering / katalogisering av sakene har en ikke foretatt noen omordning av disse, slik at oppstillingen er vilkårlig. Der mappene strakte seg tilbake til 1950-tallet, er de imidlertid blitt splittet, slik at dokumenter som har alfanumerisk klassering er lagt i Sakarkiv 2. Alt dette medfører at "arkivet" finnes i en så total uorden at fritekstsøk i EDB-katalogen (ASTA) blir beste inngang. Har en et dokument i saken, kan man dessuten søke på arkivkoden, men de omfattende omklasseringene gjør denne framgangsmåten usikker. I katalogen er arkivet fra 1961 til 1986 betegnet som Sakarkiv 3.

Kassasjoner - fullstendighet
I og med at systematikken mangler i oppstillingen og at det ikke ble foretatt noen alminnelig journalføring av inn- og utgående korrespondanse er det ikke mulig å se hva som måtte mangle i arkivene etter Borgermesteren og Finansrådmannen. Alt tyder imidlertid på at det ikke er store mangler.

Ved ASTA-registreringen av arkivet i 1998 - 2002 ble alle mapper gjennomgått. Alt arkivuverdig materiale (jfr. Forskriften til Lov om arkiv) ble fjernet, og rutinemessige enkeltsaker uten varig verdi samt rene orienterings- og oversendelsessaker ble kassert. Arkivet inneholdt også materiale som Finansrådmannen hadde mottatt som styremedlem i forskjellige råd og utvalg. Dette ble også kassert. En liste over alle kassasjonene er ført.

Journaler og kopibøker
Det er brukt enkle systemer med registrering av post på lister i arkivmappene eller på kort. Noen alminnelig postjournal synes ikke å ha vært ført. Vi vurderer disse registrene som nærmest verdiløse etter at materialet er registrert i ASTA.

Kopibøker er blitt ført, og er komplett bevart. For tiden før 1930 er det skjedd i form av innbundne bøker, for den senere tiden i form av mikrofilm. Det har imidlertid vært noe vaklende praksis med hensyn til hvilke utgående skriv som skulle i kopibok. Alminnelige brev og sakspåtegninger synes å være komplett kopibokført, mens det er betydelige mangler vedrørende interne notater og mangfoldiggjorte innstillinger til Finansutvalg og Formannskap. Kopier av inngående skriv som bilag til utgående brev er vanlige. Ofte ligger innstillinger bare som bilag til et oversendelsesbrev med senere datering. Alt dette medfører at kopibøkenes verdi er heller begrenset.

Adgang til sakene - klausulering
I utgangspunktet er sakarkiver åpne, men enkelte saker kan inneholde personømfintlige opplysninger, som medfører at de må unntas offentlighet (klasuleres) i seksti år etter at saken er avsluttet. Slike klausuleringer er markert i ASTA-katalogen.

Kopibøkene skiller ikke mellom offentlige og ikke-offentlige saker. Før "Lov om offentlighet i forvaltningen" kom i 1972, var det heller ikke noe krav om dette. Kopibøker før 1972 må derfor ansees som belagt med seksti års klausul. Senere kopibøker synes ikke å inneholde saker unntatt offentlighet, men dette er ikke nøye undersøkt.