Til innhold
Årsberetning 2018

Helhetlig virksomhetsstyring

Underkapitler

  • Helhetlig virksomhetsstyring

Helhetlig virksomhetsstyring

Begrepet virksomhetsstyring omfatter styring og ledelse på alle nivåer, som skal sikre at kommunen løser sine oppgaver og når fastsatte mål mest mulig effektivt innen tildelte økonomiske rammer og gjeldende lover og regler. Helhetlig virksomhetsstyring handler om aktivt å legge forholdene til rette for at kommunen skal oppnå de ønskede resultater og unngå styringssvikt som kan true måloppnåelse og omdømme.

Risikostyring og intern kontroll skal være en integrert del av en helhetlig virksomhetsstyring. Anskaffelser, IKT, informasjonssikkerhet, HR og samfunnssikkerhet og beredskap er alle områder som ledere må ha et løpende fokus på i virksomhetsstyringen og som derfor er omtalt i Instruks for virksomhetsstyring.

Tillitsbasert styring og ledelse

Byrådet vedtok i 2017 et rammeverk for tillitsbasert styring og ledelse, byrådssak 1055/17. Dette får konsekvenser for praktiseringen av mål- og resultatstyringen ved at det skal legges mer vekt på tydelige mål, forventninger til resultater og effekter, og mindre vekt på kontroll, detaljrapportering og måling av aktiviteter, tiltak og virkemidler.

Arbeidet med utvikling av tillit i styring og ledelse i Oslo kommune skal primært skje i den enkelte sektor og virksomhet, tilpasset egenart, behov og tjenester. Samtidig er det i 2018 iverksatt sentrale tiltak og initiativ – herunder ulike kompetansetiltak – for å supplere og å støtte opp under arbeidet som foregår i sektor/linjen. Nettverk for virksomhetsstyring i byrådsavdelingene er etablert og arbeid med å se på rapportering pågår.

Ledelse og kompetanseutvikling

Det vises til kapitlet foran om personalressurser - arbeidsgivertiltak. Tillitsbasert styring og ledelse har i 2018 vært tema på en rekke sentrale og lokale samlinger samt på egne temasamlinger for toppledere og deres ledergrupper. Arbeidet med topplederrekruttering er videreutviklet med vekt på struktur i prosessene.

Tilbud til toppledere og toppledergrupper som ble igangsatt i 2017, pågikk for fullt i 2018. De fleste ledergrupper i virksomhetene og byrådsavdelingene er i gang eller har avsluttet i løpet av 2018. Det ble arrangert to felles temasamlinger. I tillegg deltok 26 toppledere i refleksjonsgrupper.

Informasjonssikkerhet

Oslo kommune er i gang med en digital transformasjon som krever stor innsats på informasjonssikkerhetsområdet slik at innbyggere, næringsliv og kommunens egne ansatte skal ha tillit til at Oslo kommunes digitale tjenester er trygge å bruke.

Det sentrale fagmiljøet innen informasjonssikkerhet og personvern skal bidra til å heve kompetansen på fagområdet blant ledere og ansatte i kommunen.

Byrådet har i 2018 gjennomført en rekke opplæringsaktiviteter. Det har vært gjennomført risikovurderingskurs og faste møter for virksomhetenes informasjonssikkerhetsressurser i Forum for informasjonssikkerhet, som har svært god oppslutning. I oktober ble nasjonal sikkerhetsmåned markert i kommunen, med foredrag for ledergrupper, utdeling av materiell og utsendelse av e-læringsleksjoner til alle ansatte og ledere. Det ble også satt mer fokus på oppfølging av risiko i virksomheter og byrådsavdelinger.

I 2018 trådte EUs personvernforordning (GDPR) i kraft og ble gjort til norsk rett gjennom ny personopplysningslov. På denne bakgrunn ble det utarbeidet maler til bruk i virksomheter og byrådsavdelinger for å kartlegge status på området og virksomhetenes behandling av personopplysninger. Maler for databehandleravtaler er utarbeidet. Det er i tillegg utarbeidet flere veiledere til bruk i virksomhetene. Det ble avholdt ti kurs om det nye regelverket og praktisk gjennomgang av malverkene. Tilnærmet alle virksomhetene har hatt fagpersoner på disse kursene. Det ble gjennomført to kurs om informasjonssikkerhet i anskaffelser, hvor oppslutningen har vært stor. Det ble også avholdt tre møter i det nyopprettede Personvernforum, åpent for alle interesserte. Også her har det vært bred deltakelse fra kommunens virksomheter.

Det sentrale fagmiljøet har bistått EHA-sektoren som et pilotprosjekt, som har hatt som formål å styrke informasjonssikkerheten og personvernet i sektoren. Arbeidet har resultert i flere malverk og veiledninger, som delvis er gjort tilgjengelig for hele kommunen. Fagmiljøet har bistått andre seksjoner og byrådsavdelinger i oppdatering av kommunens personalhåndbok, personvernerklæring for innbyggere, samt generell opplæring av ledere og ansatte.

Anskaffelsesområdet

Byrådet vedtok ny anskaffelsesstrategi høsten 2017, byrådssak 1104/17. Anskaffelsesstrategien skal sørge for en felles overordnet tenkning og atferd i kommunens virksomheter, slik at anskaffelser blir et effektivt virkemiddel i arbeidet med å gi innbyggere og næringsliv gode løsninger og tjenester i tråd med dagens og fremtidens behov. Anskaffelsesstrategien er bygget opp rundt byrådets målsettinger om en grønnere, varmere og mer skapende by. Det er utarbeidet en overordnet implementeringsplan for anskaffelsesstrategien. Virksomhetsledere har ansvar for å implementere anskaffelsesstrategien i egen virksomhet.

Nye standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg (Oslomodellen) ble vedtatt i byrådssak 1057/17. Oslomodellen stiller en rekke krav til leverandørene om blant annet bruk av fagarbeidere, lærlinger, fast ansatte, tarifflønn m.m. ved utførelse av oppdrag for Oslo kommune, og er kommunens viktigste bidrag i kampen mot arbeidslivskriminalitet. For å forebygge korrupsjon og misligheter har kommunen tatt i bruk et verktøy kalt HMSREG. Dette er kommunens elektroniske system for leverandøroppfølging, og er en del av Oslomodellen. Systemet viser informasjon om leverandører og mannskap på kommunens bygge- og anleggsplasser i sanntid. De første anskaffelsesprosessene basert på Oslomodellen ble gjennomført i 2017. Ved utgangen av 2018 var over 250 anskaffelser gjennomført med Oslomodellens krav, og HMSREG ble benyttet på ca. 90 % av kommunens bygge- og anleggsprosjekter.

Den nye anskaffelsesstrategien er også en grønn innkjøpsstrategi. Arbeidet med å videreutvikle grønne innkjøpskrav pågår. Det arbeides med å øke kompetansen i kommunen på grønne innkjøp, og kommunen deltar i internasjonale prosjekter med sikte på å utvikle innkjøpskrav for grønne og utslippsfrie leveranser av varer og tjenester.

Forebygging av korrupsjon og misligheter

Byrådet har i 2018 videreført det prioriterte arbeidet med forebygging av korrupsjon og misligheter. Hovedfokus vil fortsatt være å styrke og videreutvikle risikostyring og internkontroll i virksomhetene. Det er gjennomført revisjonsoppdrag og gjennomgåelser av styrings- og kontrollsystemer på prioriterte risikoområder i samarbeid med berørte byrådsavdelinger. Det er også avholdt tre møter i nettverk for forebygging av korrupsjon i 2018 med bred deltakelse fra kommunens virksomheter. Møtene i 2018 har lagt vekt på læring og deling av kunnskap innen temaene forebygging av korrupsjon og misligheter gjennom antikorrupsjonsprogram, læringspunkter fra Boligbygg-saken og erfaringer fra praktisering av Oslomodellen. HMSREG, som er omtalt ovenfor, er et av kommunens viktigste verktøy i arbeidet med å følge opp Oslomodellen, blant annet kravet til lærlinger, andel fagarbeidere og riktig bruk av HMS-kort.

Oslo kommune er medlem i Transparency International.

Varslingsordningen

Arbeidet med den sentrale varslingsordningen hvor ekstern leverandør er mottaker av varsel, er videreført. Varslingsordningen gir kommunens ledelse et bedre tilfang av informasjon om kritikkverdige forhold og blant annet et bedre grunnlag for å oppdage misligheter på et tidligere stadium. Økt oppdagelsesrisiko forventes å ha en forebyggende effekt. Varslingsordningen gjelder både for ansatte, brukere og andre berørte (leverandører m.fl.). Både anonyme og navngitte varsler blir vurdert.

Samfunnssikkerhet og beredskap

Med utgangspunkt i Kommunalt risikobilde 2018, Oslo kommunes overordnede risiko- og sårbarhetsanalyse vedtatt i byrådssak 1108/17, er to overordnede beredskapsplaner vedtatt i 2018.

Overordnet evakueringsplan Oslo kommune 2019-2022, byrådssak 1119/18, danner grunnlag for lokale evakueringsplaner og evakueringsforberedelser i kommunens virksomheter. Evakuering er et tiltak som kan iverksettes for å redde liv og helse, miljø og materielle verdier, og er et sentralt element i kommunens samlede innsats for å ivareta samfunnssikkerhet, beredskap og sikkerhet for innbyggene i byen.

Overordnet beredskapsplan for bortfall av vann i Oslo kommune, byrådssak 1075/18, skal ligge til grunn for de kommunale virksomhetenes arbeid med å planlegge for håndtering av bortfall av vann. En hendelse med langvarig bortfall av vann vil påvirke hele kommunen, og håndteringen av hendelsen er avhengig av en planlagt og koordinert innsats fra alle virksomheter. Den overordnede beredskapsplanen for bortfall av vann skal sikre beredskapsforberedelser i alle kommunens virksomheter, planlegge for de store og kompliserte tilleggsoppgavene og styrke kommunens evne til å redusere de negative konsekvensene.