HMS og beredskap
Det er arrangør som er ansvarlig for sikkerhet og beredskap under et arrangement. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har laget veilederen Veileder for sikkerhet ved store arrangementer som vi oppfordrer alle arrangører til å sette seg godt inn i. Uavhengig av arrangementets størrelse og art anbefaler vi også at det gjennomføres en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for arrangementet og at det utarbeides en beredskapsplan.
Risiko- og sårbarhetsanalyse
Som arrangør er du ansvarlig for å ha oversikt over risikobildet på arrangementet og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Det bør derfor utarbeides en risikovurdering, også kalt risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS). Risikovurderingen er viktig dokumentasjon for deg som arrangør opp mot eksterne aktører som nødetater og kommune, men bør først og fremst være et arbeids- og rapporteringsverktøy som brukes aktivt for å redusere risiko for å sikre et trygt arrangement for alle involverte.
Veileder for vurdering av risiko ved arrangement er utarbeidet av S Plan for Oslo kommune og gir en enkel innføring i hvordan arrangører kan vurdere, og jobbe med, risiko på sine arrangement.
Søk/meld fra om arrangement på offentlig sted
Skal du gjennomføre et arrangement på offentlig sted eller arrangementets art eller størrelse gjør det sannsynlig at politioppsyn blir nødvendig, må du søke/melde fra til politiet i god tid før arrangementet skal finne sted. Dette er et krav som politiloven stiller til deg som skal arrangere.
Politivedtektene i kommunen angir om arrangementet ditt er søknadspliktig eller meldepliktig. For meldepliktige arrangementer er fristen for å melde fra senest to uker før start, og for søknadspliktige arrangementer senest fire uker før. Ved markeringer skal du snarest mulig melde fra til Politiet.
Politiet kan sette vilkår for gjennomføringen av arrangementet dersom de anser det nødvendig og vil da ta kontakt. Dette kan gjelde forhold som tid og sted, vakthold, utarbeidelse av ROS-analyse mv. Dersom du ønsker å arrangere et demonstrasjonstog skal politiet godkjenne traseen og informasjon om ruten må derfor legges ved.
Få mer informasjon og søk/meld fra til Oslo politidistrikt
Det finnes relevante veiledere for dette temaet - Gå til nyttige veiledere
Meld fra om arrangement på et sted som normalt ikke brukes til formålet
Planlegger du et arrangement i et bygg eller på et område som normalt ikke brukes til den type aktivitet, må du sende melding til Brann- og redningsetaten. Dette er krav som brann- og eksplosjonslovgivningen stiller til deg som skal arrangere. Det er viktig at du melder fra i god tid før arrangementet skal finne sted og senest fire uker i forveien ved større arrangementer. Dersom du er usikker på om du må melde fra anbefales det å kontakte forvalter for å få avklart om stedet er regulert for aktiviteten du planlegger.
Meldingen skal opplyse om tidspunkt og tema for arrangementet, størrelse, adresse og navn på den som er ansvarlig. Ved store arrangementer skal du også legge ved følgende informasjon:
- Risikoanalyse
- Beskrivelse av stedet arrangementet skal foregå og tilhørende installasjoner eller utstyr
- Beskrivelse av evt. bygningens, innredningens og utstyrets brennbarhet
- Beskrivelse av rømningsveier
- Prosedyre for evakuering
- Oversikt over sikkerhetspersonell
- Fremkommelighet for utrykningskjøretøy
- Evt. bruk av brannfarlige stoffer
Få mer informasjon og meld fra til Brann- og redningsetaten
Det finnes relevante veiledere for dette temaet - Gå til nyttige veiledere
Meld fra om bruk av høyttalere utendørs
Det skal sendes forhåndsmelding til Bydelsoverlegen i gjeldende bydel dersom høyttalere skal benyttes utendørs:
- etter kl. 20.00
- på en søndag, helligdag eller offentlig høytidsdag
- under festivaler og lignende som varer mer enn en dag
Dersom arrangementet påvirker to eller flere bydeler skal det meldes til Helseetaten. Meldingen må være behandlet før arrangementet finner sted. Behandlingstid er inntil 14 virkedager.
Oslo er delt inn i 15 bydeler, i tillegg til Marka og Sentrum. Innbyggerne i Sentrum får sitt tjenestetilbud fra Bydel St.Hanshaugen og innbyggere i Marka fra nærmeste bydel. Derfor er det Bydelsoverlegen i Bydel St.Hanshaugen som er riktig mottaker av forhåndsmelding om arrangementet finner sted for eksempel i Spikersuppa eller på Rådhusplassen.
Gå til skjema og finn riktig mottaker
Det finnes relevante veiledere for dette temaet - Gå til nyttige veiledere
Nabovarsling
Arrangør har en plikt til å varsle naboer hvis arrangementet foregår utendørs og:
- Det skal brukes høyttalere på et tidspunkt som utløser krav om å melde fra til kommunen. Finn ut hvilke tider det gjelder i avsnittet ovenfor.
- Det medfører trafikkpåvirkning, omlegging eller stenging av gate, fortau og sykkelvei.
Varselet bør gis i god tid før arrangementet starter og skal si noe om hva du arrangerer og på hvilken måte mottakeren blir berørt. Vi anbefaler å opplyse om start- og sluttidspunkt for arrangementet inkludert riggtider og lydprøver, beskrivelse av arrangement, informasjon om avbøtende og kompenserende tiltak, informasjon om omlegging av trasé der det er relevant, samt kontaktperson og nettside for mer informasjon. Du kan lese mer om nabovarsling i veilederne: «Musikkanlegg og helse» i kapittel 5 og «Veileder for arbeidsvarsling, sykkel og gange» i kapittel 8.
Om du planlegger et større arrangement kan du sende en forespørsel til Arrangementskontoret om å få distribuert varselet digitalt. Kontakt oss på e-post arrangement@kul.oslo.kommune.no
Det finnes relevante veiledere for dette temaet - Gå til nyttige veiledere
Bruk av fakler, fyrverkeri eller pyrotekniske effekter
Planlegger du å arrangere fakkeltog eller en annen markering med fakler, må du melde fra til Brann- og redningsetaten. Meldingen bør sendes minimum tre uker før arrangementet finner sted.
Meld fra til Brann- og redningsetaten om bruk av fakler
Skal du sende opp fyrverkeri eller avfyre pyrotekniske effekter på arrangementet, må du søke om tillatelse til dette. Søknaden må sendes minimum tre uker før arrangementet finner sted.
Søk Brann- og redningsetaten om bruk av fyrverkeri eller pyrotekniske effekter
Sanitet og førstehjelp
Arrangementets sanitet skal kunne ivareta behov for førstehjelp, behandling av mindre skader, vurdering av behov for ytterligere hjelp og best mulig tilrettelegge for akutt hjelp ved alvorlige hendelser. Det er behov for en viss sanitetsberedskap ved ethvert arrangement. Ved mindre arrangementer er det kanskje tilstrekkelig med et par medarbeidere som er opplært i førstehjelp, mens det ved større arrangementer vil være behov for en organisasjon med leger, sykepleiere og ambulanse.
Ved store arrangementer bør det meldes fra til AMK/Ambulansetjenesten ved Oslo Universitetssykehus ved å sende en epost til event@ous-hf.no. Meldingen bør inneholde opplysninger om tid og sted for arrangementet, type arrangement, antall deltakere, kontaktinformasjon, samt ROS-analyse, beredskapsplan, sanitetsplan dersom dere har dette. Benytt malen "Melding om sanitetstjeneste" fra Oslo Universitetssykehus til å melde fra. Last ned skjemaet "Melding om sanitetstjeneste".
Det finnes relevante veiledere for dette temaet - Gå til nyttige veiledere