Kommunens postjournaler på nett

I regi av delstrategien "eOslo – den digitale kommunen" under moderniseringsprogrammet "Nye Oslo" pågår det et prosjekt kalt "Postjournal på Internett". Dette prosjektet skal jobbe for å få postjournalene til kommunens virksomheter tilgjengelige via et felles nettsted. I tillegg skal det være mulig for publikum å be om innsyn i dokumenter ved hjelp av et eget skjema. Kopi av de dokumentene de får innsyn i – eventuelt avslag på innsynsbegjæringen, blir så sendt til vedkommende ved hjelp av e-post.

Av Hilde Langaker
Det er utarbeidet en løsning for postjournal på Internett for byrådsavdelingene, og denne skal også anvendes av kommunens øvrige virksomheter. Den kan beskues på kommunens hovedside på Internett under menyen "postjournal". Flere virksomheter har sagt seg villig til å være nestemann ut etter byrådsavdelingene, og dermed utgjøre den første påbyggingen under "postjournal"-knappen. På lengre sikt skal dagens forholdsvis enkle løsning utvikles til å bli en søkbar tjeneste med direkte tilgang til de offentlige dokumentene. Dette skal gjennomføres i flere faser.

Noen virksomheter hadde allerede før prosjektet startet etablert postjournal på Internett på virksomhetens egen hjemmeside. Disse variantene finnes framdeles, men det er sendt ut brev til alle virksomheter om å ikke sette i gang ytterligere egne løsninger. Etter hvert er målet at alle i kommunen skal ha samme løsning, men med mulighet til å søke om fritak fra ordningen.

Selv om man legger til rette for at postjournaler skal legges ut på Internett, er det ikke realistisk å tro at dette skal bli den eneste måten å be om innsyn på de kommende årene. Offentlighetsloven gir rett til å be om innsyn i dokumentene i en bestemt sak, men postjournaler på Internett vil foreløpig ikke gi noe mer enn forenklet tilgang til enkeltdokumenter. Publikum kommer derfor framdeles til å sende brev, ringe eller møte opp for å be om å få kopi av alle dokumentene i en konkret sak.

Prosjektet retter seg først og fremst mot publikum, men en positiv sideeffekt vil være at også folkevalgte og saksbehandlere lettere får tilgang til den informasjonen de trenger for å utføre sine oppgaver.

Det er mange krav i lovverk og interne regelverk som skal overholdes. Det er ikke bare offentlighetshensyn som styrer dette, men også regler som skal ivareta motsatte hensyn; taushetsplikt og personvern. Feilvurderinger i en journal som legges på Internett kan få mye større skadevirkninger enn feilvurderinger i en journal man har tilgjengelig "i tilfelle" noen vil se den. Dermed blir det viktig å ha klare og gode rutiner for både journalføring og håndtering av elektroniske innsynsbegjæringer, og disse må være godt kjent av alle som håndterer journaler og innsynsbegjæringer. Et annet sett regler som skal overholdes er arkivloven med forskrifter og Oslo kommunes arkivinstruks.

Ved å styre arbeidet gjennom et eget prosjekt håper vi dermed at vi ikke bare får til en enhetlig løsning overfor publikum, men også bidrar til at kommunens virksomheter får en viss hjelp til å manøvrere i et farvann som har en del skjær i sjøen.

TOBIAS 3/2003