Foto i boks - Arkivering av fotografier

Foto kan være "arkiv" på lik linje med papirbasert eller elektronisk materiale og favnes dermed av bestemmelsene i arkivloven med forskrifter. Denne erkjennelsen har tradisjonelt sittet langt inne hos mange virksomheter.

Materiale som har vist seg arkivet verdig, vurderes etter et visst antall år med tanke på bevaring eller kassasjon. Et foto som viser Christiania Electricitetsverk i full sving med å legge ned sin første kabel en travel dag i Torggata i 1892, er et eksempel på materiale som både er arkiv- og bevaringsverdig: I tillegg til at bildet dokumenterer kommunal oppgaveløsning har det en historisk verdi ved at det viser et gammelt gate- og bygningsmiljø. Et bilde av en sprekk i en mur derimot, vil kunne være nyttig dokumentasjon i for eksempel en nær forestående erstatningssak og derfor være arkivverdig, men det vil trolig ikke være bevaringverdig på sikt. Merk at arkivfoto fra perioden før 1950 ikke skal kasseres med mindre det foreligger en godkjennelse fra Byarkivaren.

Foto skilles ut

Fra et arkivfaglig ståsted er det generelt viktig å bevare proveniensen i arkiver – dvs. hindre at dokumenter tas ut av sin opprinnelige sammenheng. For bevaringsverdige foto er likevel hovedregelen at dette ordnes i en egen arkivserie atskilt fra det papirbaserte sakarkivet. Dette gjør vi fordi foto krever spesielle oppbevaringsforhold. For å hindre at viktig dokumentasjons- og informasjonsverdi går tapt, er det imidlertid viktig å lage en henvisning mellom fotografiet og resten av saken. På den måten bevares proveniensen.

Hvis saken – og fotografiet – ikke er bevaringsverdig, men skal kasseres i løpet av få år, kan det av praktiske årsaker være naturlig å arkivere foto sammen med saken i papirarkivet. Dette kan være aktuelt i for eksempel rutinemessige enstypesaker som ikke er bevaringsverdige, jf. eksempelet med sprekken i muren.

I andre tilfeller kan imidlertid fotografiet være bevaringsverdig, men ikke saken det tilhører. Et foto kan ha en egenverdi, ved at det viser miljøet rundt eller på annen måte har en klar historisk verdi. Her må man derfor følge hovedregelen og oppbevare bildet i et atskilt fotoarkiv.

Foto er sårbare

Bevaringsverdig fotografisk materiale må vernes mot skadelig klima og miljø. For det første må emballasjen ikke inneholde kjemiske stoffer som kan skade materialet. Papirfotografier bør legges enkeltvis i syrefrie konvolutter mens film og dias legges i kjemisk nøytral plast. Det vil si at den må være fri for PVC og annet som kan påvirke. Det finnes flere leverandører av slike produkter på markedet. Byarkivet kan være behjelpelig med å formidle kontakt. Lokaler hvor det oppbevares denne typen materiale må være lyssvake, helst helt mørke. Direkte dagslys og ultrafiolette stråler må i alle tilfeller unngås. Temperaturen i lokalene bør ikke overstige 21°C, men ideelt sett ligge på mellom 5-8°C, og ha en relativ luftfuktighet på ca 30%, og ikke høyere enn 55%. Både luftfuktighet og temperatur bør være så stabil som mulig.

Oppbevaring av foto bør skje i arkivskap, skuffemøbler eller lukkede reoler som ikke avgir skadelige stoffer, og oppstilles slik at de ikke krøller seg etc.

Foto skal avleveres

Som hovedregel skal bevaringsverdige foto avleveres til Byarkivet når materialet er 25 år gammelt. Arkivskaper har ansvaret for at materialet ordnes, registreres og pakkes. Byarkivet skal kontaktes før avlevering finner sted.

Kilder:

Jørgen H. Martinsen: Arkivdanning, 1996

Arkivhåndboken for offentlig forvaltning, Riksarkivaren 2000

Alkærsig m.fl.: Bevaringshåndbogen, 1994

Om arkivutstyr, veiledning fra Byarkivet 2000

Internett: http://www.abm-utvikling.no/prosjekter/Museum /fotosek.html

TOBIAS 3/2003