eOslo
Muligheter og utfordringer i en papirbasert kommune

Oslo kommune har i regi av Byrådsavdeling for service- og organisasjonsutvikling etablert et program for en åpen, fleksibel og moderne kommune. Nye Oslo er et "helhetlig rammeprogram og en paraply for moderniseringsprosjekter som har pågått over lang tid, [...] som for eksempel Bydelsreform 2004". Nedenfor presenteres programmet med vekt på hovedområdet eOslo. Deretter skisseres noen muligheter og utfordringer i lys av kommunens satsning på området.

Enklere hverdag

Valgfrihet, mangfold og konkurranse

Kvalitet og service

Forenkling og avbyråkratisering

eOslo – den digitale kommunen

Fremtidens arbeidstakere – fremtidens ledere

En mer effektiv organisering

Byarkivet deltar, som resten av kommunens virksomheter, aktivt i programmet på forskjellige måter. Byarkivets arbeid med kommunens dokumentbehandling, fra dokumenter blir dannet til de bevares, har imidlertid medført at etaten er særlig aktiv innenfor hovedområdet eOslo. Dette skjer via deltakelse i flere av prosjektene som naturlig hører inn under hovedområdet eOslo.

eOslo setter fokus på særlig fire områder innen kommunes bruk av IKT (infirmasjons- og kommunikasjonsteknologi). Disse kan stikkordsmessig beskrives slik:

IKT-organiseringen skal vurderes med henblikk på bedre ressursutnyttelse

eSaksbehandling – saksbehandlingsprosesser på nett

eForvaltning – elektroniske selvbetjeniningstjenester via nettet

eHandel – innkjøpsprosesser via nettet

Digital kommune

Er det mulig å tenke seg at Oslo kommune, i et ikke alt for langt perspektiv, vil slutte helt med å bruke papir som hjelpemiddel i de fleste av sine aktiviteter? I vid forstand dreier det seg om en digitalisering av alt innen f.eks. publisering, saksbehandling, statistikkutarbeidelse, økonomi/regnskap, rapporter mm. De fleste av disse aktivitetene utføres ved hjelp av IKT-verktøy i dag, men papiret spiller fortsatt en viktig rolle som arbeidskopier, utkast, arkivering, brevutsendelse osv.

Ett av prosjektene Byarkivet har arbeidet mye med, har resultert i en instruks for elektronisk arkivering av saksdokumenter. Instruksen ble forøvrig omtalt i et tidligere nr. av Tobias (nr. 2/2002). Når virksomhetene etter hvert vil etablere elektroniske arkiver i henhold til instruksen, vil det være det elektroniske dokumentet som regnes som arkivversjon, ikke papireksemplaret. Dette betyr at inngående dokumenter på papir kan makuleres etter skanning.

Prosjektet er eksempel på at man i økende grad tar i bruk IKT-løsninger hvor papir ikke lenger vil bli benyttet i Oslo kommune. Om det blir lenge til man slutter helt med papir er imidlertid noe usikkert, men kommunen vil trolig på ett eller annet tidspunkt gå over til å bli en "digital kommune", hvor de fleste aktiviteter som er nevnt ovenfor primært vil bli utført ved hjelp av IKT-systemer. Dette medfører også at byens "hukommelse" blir elektronisk.

En "digital kommune" har i seg noen muligheter og utfordringer som er spennende både for den enkelte ansatte i kommunen og for byens borgere. Noen av mulighetene og utfordringene presenteres nedenfor. Disse er selvsagt ikke uttømmende men heller et forsøk på å skissere hvordan dette kan påvirke både det fremtidige tjenestetilbudet og de ansattes hverdag.

Økt tilgjengelighet gir flere henvendelser?

En "digital kommune" kan åpne for flere og nye krav til tjenester fra den enkelte innbygger. Økt tilgjengelighet via Internett innebærer at terskelen for å henvende seg til kommunen vedrørende det meste vil bli lavere. Mange offentlige virksomheter har trolig allerede erfart at offentlig journal gjort tilgjengelig på nett også medfører flere henvendelser om innsyn i saksdokumenter fra både presse og andre som bruker Internett.

Virtuelle saker?

Utviklingen mot elektronisk saksbehandling vil kanskje medføre at en henvendelse fra en enkeltperson fortsatt blir en sak i tradisjonell forstand med inn- og utgående dokumenter osv. Det nye er at saken blir virtuell med de muligheter dette medfører. En virtuell sak kan i teorien vandre rundt i en "digital kommune", slik en sak i dag vandrer rundt via intern-posten mellom kommunens virksomheter. Hvis en sak må behandles i flere fagetater eller i fagetat og byrådsavdeling, er det nærliggende å anta at det er store tidsbesparelser å hente på å sende saken elektronisk til de som skal behandle saken.

Utfordringen på dette området blir blant annet å sikre at de behandlende personer/instanser er helt trygge på at den innholdsmessige/faglige kvaliteten i det de behandler blir ivaretatt. For å få til dette blir det nødvendig å sørge for at det finnes gjennomarbeidede rutiner og prosedyrer for saksflyt som kan sørge for en sikker og tillitsfull saksbehandling.

Underskrift?

Elektroniske tjenester via nettet innebærer at den papirbaserte underskriften blir borte eller erstattet av digitale løsninger. Papirdokumenter som sendes til byens innbyggere blir i dag underskrevet av ansatte i Oslo kommune for å bevise eller bekrefte at dokumentet virkelig er fra Oslo kommune. Det er rimelig å anta at innbyggerne i Oslo kommune fortsatt vil ha stor tillit til det underskrevne brev. Den håndskrevne signaturen er imidlertid enklere å forfalske enn digitale signaturer. Dette skyldes at en digital signatur er bedre egnet til å ivareta visse egenskaper ved dokument/meldingsutveksling i offentlig forvaltning, slik som autentisering dvs. å vite hvem avsenderen av en elektronisk meddelelse er.

Tekniske og praktiske løsninger mht. elektronisk signatur løser antakelig ikke opp den mentale tilliten vi har til den håndskrevne underskriften. Det knytter seg nok derfor pedagogiske og informasjonsmessige utfordringer til det å etablere tillitsfulle løsninger i kommunen.

I hvilken grad eller i hvilke konkrete tilfeller det må benyttes elektronisk signatur er forløpig ikke avklart, men det er igangsatt et interessant delprosjekt – Prosjekt Pilotering av digital signatur og PKI (Public Key Infrastructure). Prosjektet skal medvirke til at Oslo kommune finner løsninger for sikker elektronisk dokumenthåndtering både internt og eksternt (Se Nye Oslo, informasjonsbulletin nr. 2).

Informasjon på tvers av fagsystemer?

En digital kommune innebærer blant annet at man etter hvert tar i bruk IKT-verktøy som er sektorovergripende. På dette området syntes det som om Oslo kommune allerede er godt i gang. Neste skritt vil kanskje være å sørge for at dedikerte personer i kommunen får tilgang til informasjon på tvers av sektorsystemene. Det er ikke utenkelig at såkalte førstelinjetjenester i kommunen vil ha behov for enkel fremfinning av informasjon om kommunes aktiviteter helt ned på saksnivå innen flere av kommunens saksområder, dvs. informasjon om enkeltsaker som byens innbyggere spør om.

Et eksempel på spennende løsninger i så måte er det igangsatte pilotprosjektet med et offentlig servicekontor etter "Oslomodellen" i bydel Furuset. Servicekontoret tilbyr informasjon og veiledning, og leverer ut nødvendige skjemaer knyttet til kommunens og trygdeetatens tjenester. I tillegg kan du låne bøker, få tilgang til Internett, aviser og tidsskrifter der. Kommunens intranett via Web-hotellet er også en kanal som trolig har et stort potensial som et verktøy for fremfinning av relevant informasjon.

I et bevaringsmessig perspektiv er det et par muligheter som pr. idag kan skimtes i lys av den "digitale kommune". Det ene er fremtidige behov for arkivlokaler, det andre er den fremtidig organisering av arkivtjenesten i Oslo kommune.

Fremtidige behov for arkivlokaler?

Dersom dagens papirproduksjon en gang i relativt nær fremtid opphører eller reduseres betydelig, vil dette medføre at fremtidens behov for arkivlokaler kan endre seg. I 1991 ble det anslått at kommunens årlige arkivtilvekst var et sted mellom 1000 og 2000 hyllemeter. Dette inkluderte sykehusene som fra 01.01.2002 ble et statlig ansvar. Hvis vi i lys av dette nøyer oss med å ta utgangspunkt i det laveste anslaget, tilsier det ca. 1000 hyllemeter tilvekst pr. år.

I løpet av en periode på ti år får Oslo kommune tilført ca. 10 000 hyllemeter med mer eller mindre bevaringsverdige dokumenter. En slik mengde papir krever anslagsvis 1200-1500 m2 arealer i kommunens virksomheter. På bakgrunn av dette er det rimelig å tenke seg at Oslo kommune vil spare relativt store leie- eller eiekostnader, som i dag går til den stadig økende arkivtilveksten en gang i relativt nær fremtid. Det vil riktignok være behov for spesialrom utrustet til oppbevaring av elektronisk materiale, men størrelsen på dette vil være minimalt i forhold til dagens behov.

Felles arkivtjeneste?

Behandlingen av alle innkomne dokumenter skjer oftest via arkivtjenesten. Kommunens virksomheter har egne postmottak både for papir og e-post i dag. Når dette etter hvert utelukkende blir digitalisert via skanning eller sendes inn elektronisk, vil kanskje spørsmål omkring organisering og struktur på denne tjenesten reise seg. I prinsippet ville en sentralisert tjeneste kunne betjene samtlige av kommunens virksomheter via fellessystemer hvis dokumentene blir elektronisk arkivert. For eksempel kan man tenke seg at virksomhetenes innkomne dokumenter utelukkende blir distribuert via et sentralt postmottak som mottar all post til kommunen. Begrensningene mht. hvor raskt ekspederingen vil kunne skje, ligger trolig ikke i systemene, men i rutinene og kapasiteten til et slik sentralisert postmottak.

Oslo kommune er imidlertid så stor og kompleks at det er grunn til å spørre seg om det vil være mulig å opparbeide seg en slik kjennskap til kommunens organisasjon, at en sentral arkivtjeneste kan fordele post på en tilstrekkelig hensiktsmessig og effektiv måte.

Det kan naturligvis beskrives mange flere muligheter og utfordringer i lys av den digitale kommune, men disse vil sikkert bli brakt til torgs etter hvert som den digitale kommune modnes. De muligheter og utfordringer som nevnes ovenfor, er et forsøk på vise at Oslo kommunes satsning på IKT i de kommunale tjenester er av stor betydning for byens innbyggere og ansatte de nærmeste årene. Kommunens innbyggere vil kunne få gamle og nye tjenester digitalt, mens kommunens ansatte primært vil benytte digitale arbeidsverktøy til erstatning for dagens bruk av papir i arbeidet.

Kilder:

Rapport om arkivsituasjonen i Oslo kommune, 1991

Oslo kommunes Internett og intranett desember 2002

Nye Oslo, informasjonsbulletin nr. 2, 2002

TOBIAS 4/2002