Byarkivet i Amsterdam - Utfordingene ligger i håndteringen av nye media

Byarkivet i Amsterdam ble opprettet i 1848 og huser i dag en samling om lag tre ganger så stor som Oslo byarkiv i sine gamle lokaler ved Amstels bredd. Utfordringene for de 160 medarbeiderne ligger imidlertid i å kunne ta imot dagens og fremtidens arkiver. Da er det ikke hylleplass, men teknisk kompetanse og strategisk planlegging som vil være avgjørende for om institusjonen lykkes i å sikre informasjon og dokumentasjon.

Av Leif Thingsrud

Amsterdams byarkiv fyller nesten et helt kvartal med en labyrint av bygninger i alle stilepoker, fra det nyromantiske rådhuset via et eldre diamantsliperi – som nå brukes som utstillingslokale – til kontor- og magasinbygg fra 1980-tallet. Institusjonen ble etablert allerede i 1848, og fikk i 1914 overta den gamle rådhusbygningen til den oppslukte forstadskommunen Nieuwer-Amstel. Om et par år vil de imidlertid flytte til et nyere bankkompleks ved Herengracht inne i sentrum, og få mer hensiktsmessige lokaler.

Byarkivet oppbevarer sytten kilometer kommunale arkiver, seksten kilometer privatarkiver – mest etter firmaer og organisasjoner som har vært sentrale i byens liv – og en "museumssamling" av over en million malerier, fotografier, tegninger og filmer. Det har nærmere ett hundre fast ansatte, i tillegg kommer et stort antall engasjementer, slik at det til enhver tid arbeider ca. 160 der. Allikevel er det her, som i de fleste andre arkiver, betydelige ordningsetterslep. Planen er imidlertid at de skal ha ferdig digitaliserte kataloger i løpet av neste år og fotosamlingen ferdig digitalisert i løpet av 2005.

De største utfordringene ligger allikevel i håndteringen av arkiv på elektroniske media. Foreløpig er det digitale depotet ikke mer enn 228 gigabyte, og mye av det er sikkerhetskopier. Dette vil formodentlig endre seg dramatisk i løpet av noen få år.

– Vi ser store utfordringer i lagringstiden til disse mediene, forteller Carolien Schönfeld, som er ansvarlig for de elektroniske arkivene, men verre er versjonsskiftene. Hvilke dataformater vil fortsatt være leselige om hundre år?

Som en kortsiktig løsning prøver vi å beholde originalformatet sammen med programmet, forteller Schönfeld. Vi registrerer metadata og bevarer manualer og beskrivelser av hardware. Nylig kom det lovbestemmelser som definerer lagringsstandarder. Langtidslagringen vil allikevel stadig være et problem, likeså spørsmålet om hvem som skal betale for lisensene til eldre programmer.

Byarkivet i Amsterdam er på mange måter likt vårt eget. Arkivdanning går hånd i hånd med depot og formidling. Web-sidene er omfattende og mye besøkt, særlig er de gamle fotosamlingene populære. Men det som skiller er størrelsen. I Oslo er vi nitten fast ansatte, i Amsterdam fem ganger så mange, og i tillegg har de mange flere løsmedarbeidere. Arkivdanningsseksjonen på 25 personer selger sine tjenester til de kommunale etatene, som villig betaler. Og mens femten hundre besøkende årlig finner veien til lesesalen i Maridalsveien 3, klarer hele tredve tusen å finne fram til Amsteldijk 67. De legger blant annet igjen 150 000 Euro i arkivbutikken hvert år.

Men Amsterdam er ikke fem eller femten ganger Oslo i folketall, bare en halv gang større. Byen er imidlertid både en gammel kulturhovedstad som er stolt av sin historie og en postindustriell storby som ser det som en nødvendighet å kunne følge med i den teknologiske utviklingen. Derfor er det ikke bare mulig å ha et byarkiv med et årsbudsjett på ti millioner Euro, men antakelig også nødvendig.

TOBIAS 2/2002