Etablering av digitalt arkiv i Plan- og bygningsetaten

Siden midten av 90-tallet har flere og flere virksomheter i kommunen innført skanning og elektronisk lagring av inngående korrespondanse. De elektroniske dokumentene blir dermed tilgjengelig direkte på den enkeltes PC. Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune har valgt å gå et skritt videre; i tillegg til at alle inngående dokumenter etter hvert skal skannes, skal også store mengder historisk materiale digitaliseres. Både interne og eksterne brukere av etatens arkivmateriale antas å dra stor nytte av dette prosjektet.

Av Rolf A. Flaa

Plan- og bygningsetaten har ansvaret for kommunens arealplanlegging, plan- og byggesaksbehandling, eiendomsdeling, eierseksjonering, utarbeidelse av situasjonskart, byggpåvisninger og ansvaret for forvaltningen av kommunens tekniske kartverk, eiendomskartverk og reguleringskartverk. Etaten er utredningsorgan for byrådet og har ca. 400 stillinger.

Virksomhetsideen er å være hovedpådriver i Oslos byutvikling ved å:
- Utøve profesjonell service og forvaltning til næringslivet, boligbyggere og andre brukere eller berørte parter av kart-, plan- og byggesakstjenester, herunder tilrettelegge for brukermedvirkning.
- Gi faglige råd og veiledning til byrådet, aktører i byutviklingen og samfunnet forøvrig om vern og utvikling av byen.
- Initiere og delta i diskusjoner og prosesser om byutviklingen.

Et sentralt mål er å forenkle og redusere saksbehandlingstiden for de ulike byggesakene, både internt og for etatens kunder og brukere.

Plan- og bygningsetaten har allerede etablert og videreutviklet www.byggesak.com, som daglig besøkes av ca. 3500 brukere. Det er også etablert bestillingstjenester for kartdataformidling på dette nettstedet som bidrar til å yte enda bedre service overfor brukerne. Bestillings- og selvbetjeningsløsningene for kart/kartdata vil kunne utvikles til å håndtere andre typer produkter, f.eks. arkivalia, både analoge og digitale.

Etablering av digitalt arkiv (EDA)
EDA-prosjektet, som ble etablert i mars 2001, skal bidra til å effektivisere saksbehandlingen i etaten. Dette skal oppnås ved at dagens bruk av papirbaserte saksmapper med inngående post og nødvendige dokumenter fra arkivet, erstattes av digitalisert inngående post og bruk av digitalisert arkiv.

Digitaliseringen skal skje gjennom elektronisk innsendt materiale, skanning, indeksering og lagring av dokumentene som deretter kan gjenfinnes, vises og gjenbrukes ved hjelp av DocuLive1 og andre IT-systemer av etatens ansatte.

Prosjektmålet er å etablere et digitalt arkiv. Videre er det satt opp ulike delmål: skanne innkommende post, skanne aktive/levende saker, skanne arkivalia, indeksering og lagring og til slutt gjenfinning, visning og gjenbruk av de digitale dokumentene.

Prosjektorganisering
EDA-prosjektet er organisert som seks delprosjekter. Delprosjekt 1 er kunnskapsinnhenting og anskaffelse av utstyr og programvare for skanning av inngående post og arkivalia. Delprosjekt 2 er testdrift og etablering av løsning for skanning av inngående post. Delprosjekt 3 går ut på å utrede hva som skal skannes i arkivene, i hvilken rekkefølge og alternative organiseringsmåter/strategier for skanning av arkivalia. Etablering av skanningtjeneste for arkivalia i stor skala er delprosjekt 4, mens pilotprosjekt for bruk av skannet inngående post og digitale arkivalia i saksbehandlingen er delprosjekt 5. Delprosjekt 6 er å skanne arkivalia i stor skala.

Det er etablert styringsgruppe, prosjektgruppe og aktivitetsansvarlige/grupper for å gjennomføre prosjektet, med en relativt bred faglig sammensetning.

Status
Delprosjektene 1, 2, 3 og 5 er på det nærmeste gjennomført, mens delprosjekt 4 er planlagt avsluttet i april. Skanning av innkommende post i begrenset omfang startet 1. februar i år.

Bulk-skanning av ferdigbehandlede byggesaker, som tidligere ble mikrofilmet, startet i desember 2001. Mikrofilmingen ble derfor lagt ned i månedskiftet november/desember 2001.

Skanning av plan- og reguleringssaker er planlagt å starte primo mars, mens skanning av byggesaker som befinner seg på microfiche er planlagt å starte medio mai. Varigheten av delprosjekt 6 vil være avhengig av størrelsen på de årlige budsjettrammene prosjektet kan få.
Det anslås at det finnes i størrelsesorden 10-12 mill. papirbaserte dokumenter (ark) og 2 – 2,5 mill. dokumenter på mikrofilm i etatens arkiver. 2 – 2,5 mill. dokumenter er større enn A4. Av disse er 3 – 400 000 på mikrofilm. Arkivmengden vokser med ca. 90 000 saker, eller anslagsvis 450 000 dokumenter (ark) pr. år. Totalt legger arkivene beslag på ca. 1000 m2 av etatens arealer.

Skannestrategi
Ledelsen har bestemt at skanningen skal gjøres i følgende prioriterte rekkefølge:
innkommende post
aktive/levende saker
arkivalia
- på bestilling/etter behov
- saneringssaker (ferdigbehandlede byggesaker, som tidligere ble mikrofilmet)
- plan- og reguleringssaker
- byggesaker
- måle-og delesaker
- administrative saker
- heissaker

Plan- og bygningsetaten har valgt å skanne papirbasert arkivalia i egen regi og i egne lokaler. Skanning av bestemte arkivserier kan imidlertid bli satt bort til et eksternt firma.

Det planlegges for eksempel at skanning av byggesaker på mikrofilm i sin helhet skal settes bort.

Skanneutstyr og programvare
For å kunne skanne så store mengder materiale av så forskjellig format, trenger man en nokså avansert maskinpark. Følgende utstyr er kjøpt inn og installert, primært for skanning av innkommende post og aktive/levende saker, men også til bruk for skanning av papirbasert arkivalia:

- 1 stk. Kodak 1500D sort/hvitt-skanner med arkmater og "flatbed" med mulighet for bokskanning. Format opp til A3-størrelse. Kapasitet 50 ark per min.
- 1 stk. Kodak 2500D sort/hvitt-skanner med arkmater. Format opp til A3-størrelse. Kapasitet inntil 60 ark per min.
- 1 stk. Kodak 3590C farge og sort/hvitt-skanner med arkmater. Format opp til A3-størrelse. Kapasitet inntil 85 ark per min.
- 1 stk. Contex Magnum 3050 farge og sort/hvitt-skanner. Format opp til 50" bredde og 1,6 cm tykkelse.
- 1 stk. Contex Magnum 3050 sort/hvitt-skanner. Format opp til A0-størrelse
- PixEdit og Kodak skanneprogramvare.
- Leveransen innbefatter også en videreføring av Kodak skanneprogramvare for digital stempling av saks- og dokumentnummer. Funksjonen gjør at man kan opprettholde sporbarheten ved utskrift fra det elektroniske arkivet.
- PixView som standard viewer for etatens saksbehandlere, ellers Kodak-viewer som standard.

Det er for øvrig kjøpt inn og installert to microfiche-skannere til bruk i Infobanken.

Arbeidsprosessen under skanning
Prosessen med å skanne starter med sortering av innkommende post, eventuelt arkivalia, etter en forhåndsbestemt fil-/dokumentstruktur for de ulike fagsakene: byggesak, måle og delesak, plan- og reguleringssak, administrativ sak og heissak. Hver sak journalføres/oppdateres deretter i DocuLive og det produseres et hovedskilleark med strekkode med saks- og dokumentnummer fra DocuLive. Hovedskillearket legges foran hvert dokument.
Hver sak deles videre opp i flere underbilag ved hjelp av underskilleark med strekkode. Dokumentene blir deretter skannet, kontrollert og tilslutt importert til DocuLive. Digital stempling blir påført dokumentene automatisk når de prosesseres. De skannede dokumentene er nå tilknyttet journalposten i DocuLive som elektroniske filer.

Veien videre
Papirarkivet vil ennå en stund være etatens egentlige arkiv. De elektroniske versjonene er foreløpig bare å regne som arbeidskopier. Planen er at man på sikt skal gå over til et fullverdig elektronisk arkiv uten et parallelt papirarkiv slik som arkivforskriftens § 2-13 åpner for. En slik overgang krever godkjennelse fra Byarkivet i henhold til Arkivinstruks for Oslo kommune punkt 2.3.

TOBIAS 1/2002