Bevaring og kassasjon
Hva skal vi ta vare på?

Eksisterende regelverk for bevaring og kassasjon gir en del anvisninger for hva som skal bevares og hva som kan kasseres, men inneholder mange mangler. Mye materiale er ikke beskrevet av regelverket og kassasjonsprinsippene som ligger til grunn er utdaterte. Hvordan skal regelverket anvendes inntil det kommer et nytt regelverk?

Av Anne Marit Noraker

Man har i dag ikke anledning til å kassere offentlig arkivmateriale uten at man har hjemmel for det i lovverket eller samtykke fra Riksarkivaren, kan vi lese i arkivloven § 9k. I arkivforskriften § 3-21 står det at det er forbudt å medvirke til at arkivmateriale blir kassert i strid med forskriften, og at det skal utarbeides kassasjonsregler for materiale som ikke kommer inn under arkivforkriftens regler for arkivbegrensning og bevaring (se egen ramme).

Arkivforskriften gir videre Riksarkivaren myndighet til å utarbeide generelle kassasjonsregler for fylkeskommuner. Riksarkivaren kom derfor med nytt regelverk 01.01.2000, som innenfor emnet kassasjon i det alt vesentlige faller sammen med Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv fra 1987.

Gjeldende retningslinjer bygger på en arkivnøkkel som aldri har vært i bruk i Oslo. For å gjøre Riksarkivarens retningslinjer anvendelige her i kommunen, utarbeidet Oslo byarkiv i 1994 Midlertidige retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i Oslo kommunes arkiver. Retningslinjene gjelder inntil Riksarkivaren kommer med nytt regelverk for bevaring og kassasjon.

Problemer ved det gjeldende regelverket
Det er flere forhold som er problematisk ved det gjeldende regelverket, både fordi det inneholder mange mangler og fordi kassasjonsprinsippene som ligger til grunn er gått ut på dato.

Som hovedregel er det slik at alt offentlig arkivmateriale skal bevares, med mindre man har hjemmel for noe annet. Å få oversikt over disse hjemlene kan være lettere sagt enn gjort. Begrepsbruken er på mange områder avleggs. Mange saksområder mangler helt, og regelverket er lite relevant med hensyn til å vurdere bevaringsverdighet for mye av informasjonen i fagsystemer og andre databaser.

Kassasjonsreglene er tett knyttet opp mot saker, arkivserier og inndelingen i en arkivnøkkel. Dette er på mange måter uheldig, ikke minst fordi bevaringsverdien for en og samme serie kan variere fra virksomhet til virksomhet, fordi det krever høy bevissthet om bevaringsverdi idet man påfører arkivkoder og fordi dette forutsetter at kassasjonsreglementet endres når arkivnøkkelen endres.

De eksisterende retningslinjene sier mest om hva som kan kasseres, mens det legges liten vekt på det som skal bevares. Dette samtidig som man i ettertid bryr seg mer om hva burde vært bevart, enn hva som burde vært kassert.

Det knytter seg ellers en del problemer til utvalgskassasjon, dvs. at deler av en arkivserie blir bevart etter bestemte utvalgskriterier, som dato, måned, år, bokstav, geografisk område osv. Hensikten med metoden var for så vidt god; man har gått inn for kassasjon av en del type materiale av økonomiske hensyn og plassbehov, samtidig som mange ukritisk har fulgt anbefalingene i regelverket, uten faglig å vurdere om det likevel eksisterer et behov for bevaring.

Hvordan skal regelverket praktiseres?
Inntil nye retningslinjer kommer, bør man være varsom med å foreta kassasjon av offentlig arkivmateriale. Man kan kassere etter reglene hvis det helt klart ikke foreligger behov for bevaring. Kassasjon bør konsentreres om det som monner, dvs. om de seriene som har så stort omfang at kassasjonen gir en praktisk gevinst. I praksis vil det si rutinemessige enkeltsaker og enstypesaker av et visst omfang.

Selv der retningslinjene anbefaler kassasjon, bør det alltid foretas en selvstendig faglig vurdering av hva virksomheten, kommunen eller brukere av kommunale tjenester vil ha behov for av dokumentasjon. Dette gjelder særlig materiale som ikke er beskrevet i retningslinjene. Ta alltid kontakt med Byarkivet når det gjelder vurdering av bevaringsbehov. Er man i tvil, skal man ikke forta noen kassasjon.

Når det gjelder klientmapper hvor utvalgskassasjon er foreslått, bør nok utgangspunktet for bevaring være at man tar vare på mappene så lenge virksomheten selv eller klientene kan tenkes å ha behov for dokumentasjonen – og i minst ti år etter "utskriving". Skal man bevare utvalg for fremtidens forskere, vil det antagelig være mer hensiktsmessig å gjøre dette ved å bevare for eksempel hver tiende årgang. Riksarkivaren har da også sendt ut melding om at kassasjon som følger av regelverkets bestemmelser om statistiske utvalg, bør utsettes til det nye regelverket kommer.

Veien videre …
Arkivene i Oslo kommunes virksomheter utgjør til sammen mer enn førti tusen hyllemeter, og mengden øker for hvert år. Av plasshensyn er det lite økonomisk å ta vare på alt. Hvordan skal vi klare å ta vare på de riktige tingene for ettertiden? Hvordan kan vi vite hvilken dokumentasjon som vil bli etterspurt?

Og hva med den økende mengde elektronisk materiale? Her er ikke plasshensyn et argument for kassasjon, men skal vi klare å ta vare på alt i tilgjengelig form for ettertiden, kan det likevel være aktuelt å sette visse kriterier for hva som skal bevares. Samtidig er det umulig å på forhånd skulle forutse hvilke problemstillinger som kan vekke interesse i fremtiden.

Oslo kommune trenger derfor en plan for bevaring av kommunens dokumentasjon, på samme måte som vi trenger en lokal, veiledende bevaringsplan for hus i Oslo (jf. Byantikvarens "gule liste"). Sentrale retningslinjer fra Riksarkivet vil være til hjelp for å gi føringer i forhold til bevaring og kassasjon. Samtidig kan et slikt felles regelverk neppe løse enhver problemstilling rundt bevaringsbehov i den enkelte etat eller i den enkelte norske kommune. For Oslo kommune er det derfor viktig at Byarkivet og virksomhetene i fellesskap fortsetter å vurdere bevaringsbehov for kommunens dokumentasjon – med utgangspunkt i det til enhver tid gjeldende regelverk.

Arkivforskriften poengterer behovet for å utvikle bevaringsplaner i det enkelte organ som skal gi oversikt over hva som skal bevares, hva som skal kasseres og eventuelt hvor lenge materialet skal oppbevares før kassasjon. Slike planer hører med til arkivplanen.

Kilder:
Bjørn Bering "Utarbeidelse av retningslinjer for bevaring av kommunale arkiver" i Arkivmagasinet 3/01
Arne Skivenes "Thimeutvalget – en rekapitulering og vurdering" i Arkivmagasinet 3/01
Ivar Fonnes: Arkivhåndboken, 2000
Torkel Thime "Retningslinjer for bevaring av kommunale arkiver" i Arkivråd 2/99

Egne rammer:

Definisjoner:
(jf arkivforskriften §§ 3-18 – 3-21)

Bevaring vil si at arkivmateriale blir oppbevart for fremtiden og avlevert til arkivdepot.
Kassasjon vil si at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert. Arkivforskriften fastsetter at man ved bortsetting skal skille ut materialet som skal kasseres. Materialet som etter godkjente regler skal kasseres før eller på tidspunktet for bortsetting, fjernes og destrueres i forbindelse med bortsettingen. Det som skal kasseres senere, skilles ut og stilles opp for seg.

Arkivbegrensning er å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Arkivbegrensning skal primært hindre at overflødig materiale kommer inn i arkivet. Arkivbegrensing foregår i tre omganger; først og fremst ved poståpning, men også ved arkivlegging og bortsetting. Desto mer overflødig materiale man klarer å luke ut tidlig i prosessen, desto bedre. Arbeidet kan lettes ved at den enkelte virksomhet lager en egen liste over materiale som skal arkivbegrenses.

Hva skal bevares?
(jf arkivforskriften § 3-20)
Arkivmateriale eldre enn 1950
Møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferat og eventuelle vedleggsserier til disse
Virksomhetens egne årsmeldinger
Kopibøker
Journaler/journaldatabase
Andre former for registre og hjelpemidler som kan brukes til fremfinning i arkivet
Arkivnøkler som virksomheten tidligere har brukt
Arkivplaner
Presedenssaker
Originalt kartmateriale
Tegninger og fotografier med tilknytning til saksbehandlingen
Grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referat og endelige vedtak fra styrer, råd, nemnder og utvalg

Hva skal arkivbegrenses?
(jf arkivforskriften § 3-19)
Trykksaker, rundskriv og annet mangfoldiggjort materiale. Unntak:
- det organet som har utferdiget slikt materiale skal arkivere ett eksemplar og nødvendige forarbeider
- dokumenter som fører til saksbehandling eller er nødvendige vedlegg til en sak
Konsepter, utkast, kladder, ekstra kopier, interne meldinger mv. som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon. Unntak:
- konsepter med notater/påtegnelser som er nødvendige for å forstå saken og den sammenhengen den står i
- kopi av utgående brev
- andre kopier m.v. som er nødvendige vedlegg til en sak
Tekstbehandlingsfiler o.l.
Sakspapirer som medlemmer av offentlige utvalg mottar. Unntak:
- dokumenter som må regnes som saksdokumenter for organet medlemmet representerer
Annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

TOBIAS 1/2002