Bydelsreformen i 1988
Hva skjedde med arkivene?

Omorganisering av offentlige etater vil alltid få konsekvenser for arkivene. Ved omorganiseringen av helse- og sosialtjenesten i Oslo kommune i 1988 ble syv store bydekkende etater, som hadde eksistert i årtier, lagt ned. Om et jordskjelv hadde rammet byen måtte det ha vært av anselig styrke for å forårsake en lignende bevegelse av materie som den kommunens arkiver var utsatt for på forsommeren det året.

Av Marie Lyngen

På dagen 30. juni 1988 skulle bygningene og lokalene syv helse- og sosialetater holdt til i, bokstavelig talt tømmes for siste rest av mennesker, arkiver, møbler, inventar og utstyr. Dette gjaldt Helserådet, Barnevernkontoret, Barnehagekontoret, Sosialkontoret, Rehabiliteringskontoret, Ungdomskontoret og Kontoret for eldreomsorg. All virksomhet som hadde foregått i disse skulle fra 1. juli 1988 overtas av bydelene, noen nyopprettede etater og Ullevål sykehus.

Det var nedsatt prosjektgrupper og delprosjekter som hadde ansvar for de forskjellige sidene ved desentraliseringsprosessen, men problemet med arkivene ble ikke i særlig grad berørt. Noe byarkiv hadde ikke på den tiden sett dagens lys, bare et kommunearkiv med to ansatte. Kommunearkivaren forsto imidlertid hva reformen innebar og begynte å kartlegge, planlegge og gi gode råd til etatene og prosjektgruppa. Etterhvert kom man til at det til sammen var tre tusen hyllemeter papir som skulle flyttes på.

I etatene oppsto det derfor på våren og forsommeren 1988 en frenetisk virksomhet for å klargjøre arkivene. Man åpnet dører til kott, kjellere og loft og dro frem støvete, forurensede esker, kartonger og arkivskap. Underveis måtte man ta stilling til hvordan man skulle håndtere alt dette papiret. Det var tre måter å bli kvitt det på:
- Oversendelse av aktivt materiale til de nye arbeidsplassene
- Makulering av materiale som ikke lenger var aktivt og ikke var bevaringsverdig
- Overføring til fjernarkiv av det som ble igjen og skulle bevares.

Det ble anskaffet store mengder arkivbokser, dokumentene skulle plasseres i disse og innholdet registreres og listeføres.
Tonnevis av papir veltet inn over bydelene og tonnevis av papir gikk opp i røyk, allikevel satt man igjen med store restarkiver i alle de berørte etatene. Det var materiale som var umulig å fordele ut på bydel og som det i henhold til loven og revisjonen ikke var anledning til å makulere. Med andre ord det som skulle til fjernarkiv. Hvor dette befant seg var det ingen som visste.

Det ble tvingende nødvendig å finne en løsning på problemet. Man måtte skaffe egnede lokaler og ansette folk til å håndtere arkivene. Man forutså at det ville bli stor etterspørsel etter saker fra nettopp dette materialet.

Fjernarkivet etableres – omsider
Så sent som i mai 1988 fant man løsningen på Tveita senter. Der skulle sosialkontoret og barne- og ungdomspsykiatrien ut av sine lokaler som de leide av OBOS, til sammen 470 kvm. Det ble også ansatt en leder for arkivet og flere personer ble engasjert i en periode for å pakke ut, få satt arkivene på plass i reoler og å registrere det som kom inn.

Fjernarkivet på Tveita ble stablet på bena i en fart. At lokalene var totalt uegnet som arkivlokaler hadde man ikke tid til å ta hensyn til. Her var et utall små kontorer med teppebelagte gulv som var umulig å rengjøre, flere toaletter som medførte vannskaderisiko, store vindusflater som ga temperatursvingninger og utgangsdører som enhver person med skrutrekker kunne ha forsert.

Ute i de berørte etatene pustet de ansatte ampert men lettet ut da de fikk beskjed i 11. time om at det var etablert et fjernarkiv. De hadde mildt sagt undret seg på hvor de skulle gjøre av den siste resten av arkivene.

Nå som problemet ble sett på som løst, veltet det arkiver inn dørene på Tveita, stort sett i løpet av siste uke i juni. I en periode, til man hadde fått installert rullende reoler i deler av lokalene var kaoset omtrent totalt.

I 1988 var fjernarkivet administrativt tilknyttet Ressursgruppa i Bydelsavdelingen i sentral-administrasjonen. Fra 1989 ble det tillagt bydel Hellerud som et byomfattende tiltak og omdøpt til Bydelenes Dokumentasjonssenter. Men det fikk et så knapt og usikkert budsjett at det stort sett gikk med til lønn til den ene fast ansatte, husleie og andre faste utgifter.

Egentlig ikke så ille
Hva var det så som møtte en når en kom inn dørene på Dokumentasjonssenteret for første gang?

Noen hadde vel funnet det avskrekkende: en støvete ørken av noen lokaler som stort sett manglet taklys, gebrekkelig gammelt kontorutstyr, pinlig flekkete møbler, en livsfarlig gammel støvsuger utlånt fra kommunearkivet, en ubrukelig skrivemaskin, noen blyantstubber og en knurrende og knirkende gammel datamaskin. Det fullstendige kaos? Man kunne kanskje tro det når man åpnet en dør til et rom der arkivboksene var kastet inn hulter til bulter fra gulv til tak slik at det var umulig å få en fot innenfor. En del arkiver var heller ikke pakket ut av kartongene de kom i.

I starten var det, som nevnt, syv etaters etterlatenskaper som fylte lokalene. Senere kom arkivene fra HVPU, Sigøynerkontoret og Ungdomskontorets storbyavdeling.

Man hadde regnet med at det ville bli noe etterspørsel etter saker fra arkivene, men sannsynligvis ikke av det omfang som forelå. Telefonen sto ikke stille. Det strømmet inn forespørsler fra bydelsbarnevernet som lette etter klientmapper, klienter som ville se mappa si, tidligere ansatte som ville sikre seg en sluttattest, pensjonskassa som ikke hadde fått melding om avsluttede arbeidsforhold, folk som trengte vaksinasjonsattester, skolehelsesøstre som skulle fremskaffe journalen til barn som hadde vært flere år i utlandet, bydelsadministrasjoner der man ikke fant originale avtaledokumenter og kontrakter, noen kunne ha et tvingende behov for kopi av et brev Kontoret for eldreomsorg hadde sendt ut for ti år siden eller et vedtak fattet av Helserådet en gang rundt 1975.

Man hadde forutsett forespørsel etter barnevernsaker. Derfor var dette arkivet registrert og satt på plass i reolene på et tidlig tidspunkt. Når det gjaldt personalsakene, hadde de som sendte arkivene fra seg gjort en fantastisk jobb med listeføring, og dette forenklet letearbeidet betraktelig. Dette var også tilfelle for de fleste sakarkivene. Det var bare ett virkelig kaosarkiv: skolehelsetjenestens journaler. Dette forårsaket så mye jammer og bestyr at det ble nødvendig å engasjere en person til å ordne arkivet. Det var tusenvis av journaler og tok åtte måneder å få orden på.

Arkivene var ellers helt vanlige arkiv fra helse- og sosialtjenesten. Møtebøker og kopibøker, sakarkiv, klient- og pasientarkiv og personalarkiv. Det var serier som stort sett skulle bevares. Men det var også store mengder regnskapsmateriale og diverse rusk som etter hvert skulle kasseres.
Arbeidet med å skaffe tilfredsstillende oversikt førte til et utstrakt katalogiseringsarbeid der arkivene ble registrert i henhold til "allment arkivskjema". Det totale volumet var overveldende, da alt var vel satt i reoler og lot seg måle, var det ca 1 600 hyllemeter.

Snipp, snapp, snute ...
I 1992 fikk Oslo kommune en egen fagetat for arkiv, Byarkivet. Det var da naturlig at arkivene på Tveita ble innlemmet i denne etaten. En ny flytteprosess foresto. Noe havnet i Økernveien 11 og noe i Maridalsveien 3, før alt i 1999 ble samlet på sistnevnte adresse.

I Byarkivets magasiner finnes en del kartonger med snutter og biter av arkiv som stammer fra Tveita og, som når sant skal sies, ikke er ordnet den dag i dag. De arkivene som var fulle av binders, plastomslag og strikk er fremdeles i samme tilstand. Og man kan undre seg over hvor det er blitt av de savnede skolehelsekortene som aldri ble funnet. Arkivverdenen er med andre ord langt fra perfekt.

Men originale kontrakter og avtaler var hele tiden betryggende plassert i depot, bl.a. hos kemneren.

TOBIAS 1/2002