Elektroniske fagsystemer i Oslo kommune

Fagsystemer er samlet blitt viktige og dominerende elementer i Oslo kommunes arkiver. Mye av den dokumentasjonen som tidligere var å finne i de alminnelige papirbaserte sakarkiver, i regnskapsserier eller i klientmapper, ligger nå nedfelt i ulike fagsystemer.

Med fagsystemer menes vanligvis databaseapplikasjoner som brukes til å støtte en ensartet eller fagspesifikk type saksbehandling. Informasjons- og saksbehandlingssystemet Oskar som brukes i Oslo kommune ved behandling av saker om sosialstøtte, er et typisk fagsystem.
Byarkivet er av Bystyret i eget vedtak pålagt å ta i mot de deler av kommunens ulike arkiver som skal bevares for ettertiden. Lov om arkiv med forskrift slår fast at plikt til å holde og bevare arkiv i offentlige virksomheter omfatter elektronisk materiale, dvs. ulike fagsystemer/databaser mv. Databaser er arkivmateriale, og Byarkivet har et fagansvar for arkivmessig behandling og bevaring av historiske data i kommunens fagsystemer.

666 fagsystemer
Byarkivet gjennomførte i 1999/2000 en kartlegging av elektroniske arkiver i Oslo kommune.
I kartleggingen er det gjort et skille mellom fagsystemer og sak-/journalsystemer (NOARK-spesifiserte systemer). Noark-systemer ble ikke innrapportert i denne omgangen. Som systemansvarlig instans har Byarkivet lenge hatt god oversikt over bruk av NOARK-systemer i virksomhetene.

Kommunens virksomheter sendte inn opplysinger om i alt 666 fagsystemer. Det ligger utvilsomt feilkilder i materialet; men kartleggingen viser likevel entydig at kommunen forvalter enorme datamengder i form av fagsystemer/databaser. Informasjonen i fagsystemer går i noen tilfeller tilbake til 1970-tallet, og har følgelig overlevd flere konverteringer til nye systemer. I disse prosessene har selvfølgelig også mye gått tapt. Men informasjonsressurser i fagsystemer er i det vesentlige etablert i det siste tiåret.

De fleste fagsystemer er spesifisert og tatt i bruk uten en gjennomtenkt strategi eller funksjoner for periodisering, avlevering og bevaring av data. Bevaringsbehovet og bevaringsplikten for informasjonen er i mange tilfeller ikke klarlagt. Dessuten fungerer mange systemer slik at informasjon blir fortløpende overskrevet/oppdatert. Det innføres fortsatt systemer uten at bevaringsbehov er vurdert og uten at avleveringsfunksjoner er innarbeidet, til tross for at kommunens arkivinstruks pålegger at dette skal gjøres.

Hva er problemet?
Vi mangler tre grunnleggende forutsetninger for å ivareta langtidsbevaring og tilgjengelighet over tid til data i fagsystemer i Oslo kommune:
1) Det mangler en overordnet bevaringsstrategi for fagsystemer. Følgelig er det ikke innarbeidet felles rutiner og funksjoner for å foreta uttrekk av data for avlevering til Byarkivet.
2) Byarkivet er i dag ikke dimensjonert for mottak og langtidsforvaltning av store mengder datauttrekk fra alle fagsystemer med bevaringsverdig informasjon.
3) Det er ikke foretatt en gjennomgående vurdering av hva som skal eller bør bevares, og hva som uten videre kan slettes. Følgelig foreligger det ikke relevante og dekkende bevaringsplaner som kan være rettesnor for den enkelte virksomhet og systemeier.

Detaljerte bevaringsplaner må utarbeides lokalt
Selv om noen grunnleggende forutsetninger for arkivmessig behandling av fagsystemer mangler i Oslo kommune, er det fullt mulig å komme i gang. Noe informasjon i "gamle" fagsystemer kan reddes ved særskilte, situasjonsbestemte tiltak. I de tilfeller der det foreligger et utvetydig og vesentlig bevaringsbehov, bør systemeier og Byarkivet i fellesskap finne ut hvordan data kan sikres. Det er ikke sikkert dette alltid kan gjøres ved systematiske og standardiserte datauttrekk, med tilhørende dokumentasjon av databasen. Noen ganger kan det hende at det realistiske er å ta ut en rapport som legger ut noen data til en enkelt fil, i et format som er lesbart uavhengig av systemdokumentasjon.

Hovedstrategien må likevel være at systemer og rutiner blir spesifisert med sikte på regelmessig avlevering og bevaring av data i de formater og med den dokumentasjon som er nødvendig for senere å rekonstruere databasene. Riksarkivaren har utarbeidet et utkast til en Normalinstruks for behandling av elektronisk arkivmateriale i kommunene. Denne redegjør for standarder og prosedyrer – og gir generelt god veiledning.
Byarkivet vil i 2002 ta kontakt med noen virksomheter for avleveringer av data fra fagsystemer, og med sikte på å innarbeide avleveringsrutiner. Vi vil i første omgang søke å identifisere noen få systemer som inneholder særlig verdifull informasjon eller som er særlig egnet for å hente inn erfaringer.

Den mest tidkrevende jobben er uansett å utarbeide nye retningslinjer for bevaring og kassasjon som er funksjonelle i en kommune som i økende grad baserer seg på elektronisk støttet saksbehandling og arkivdanning. Gjeldende regelverk oppleves som lite relevante.

På et overordnet nivå er dette Riksarkivarens oppgave. Men vi kommer ikke utenom at de detaljerte bevaringsplanene må utarbeides lokalt, i den enkelte kommune og i den enkelte virksomhet. Dette må bli et langsiktig arbeid i Oslo kommune. Den positive siden ved dette er at det vil gi anledning til å vurdere nøye hvilken informasjon som virkelig er av vesentlig betyding for kommunen, byens innbyggere og forskningsmiljøene. Vi verken kan eller bør ta vare på det meste; men vi må sikre det viktigste.

Byarkivet vil i det kommende året legge stor vekt på arbeidet med arkivmessig behandling av fagsystemer i kommunens virksomheter.

TOBIAS x/200x