Arkivarens rolle i et elektronisk saksbehandlingsmiljø

Arkivarbeid er papirarbeid. Punktum. Dette har vært og er fortsatt en vanlig oppfatning av hva arkivfolk jobber med. Gjennom inntoget av elektroniske verktøy i saksbehandlingen de siste tiårene, har imidlertid hverdagen endret seg for de fleste som jobber med arkiv. Elektroniske journalføringssystemer har i stor grad erstattet den tradisjonelle manuelle journalen, og elektroniske lagringsformer er på full fart inn, selv om papir fortsatt er det viktigste lagringsmediet. Hvilke konsekvenser har denne utviklingen for den tradisjonelle arkivmedarbeideren i en virksomhet? Er arkivarens dager talte?

Kritiske røster har hevdet at når arkivene blir helt elektroniske, vil arkivfunksjonene bli en del av systemene og dermed forsvinne som en egen funksjon. Andre derimot, har hatt et mer optimistisk syn, hvor de har sett for seg arkivtjenesten som selve hjernen i et elektronisk saksbehandlingsmiljø. Hvem får rett?

Det papirløse arkiv på vei
Elektronisk arkivering ble tatt i bruk i forvaltningen allerede på 1960-70-tallet. Ulike skjemaer, kartotekkort etc. ble erstattet med elektroniske registre, og etter hvert av mer komplekse databaser og fagsystemer. Det finnes et hav av slike systemer i Oslo kommune i dag, og mange av dem inneholder arkivverdig materiale som skal tas vare på for framtida.

På åttitallet ble de første elektroniske journalføringssystemene tatt i bruk, hvor den såkalte Noark-standarden spilte – og fortsatt spiller – en sentral rolle. De Noark-baserte journalføringssystemene har utviklet seg til å bli komplekse systemer som går langt utover den tradisjonelle manuelle journalens funksjon. Systemet kan integreres med ulike moduler for saksbehandling, saksflyt, e-postsystemer og fagsystemer etc. Noark-systemet er i dag uten tvil arkivarens viktigste verktøy. Og det stopper ikke der.

De første forsøkene med elektronisk arkivering av saksdokumenter er nemlig kommet i gang. I korthet går dette ut på at saksdokumentene arkiveres elektronisk direkte opp mot journalpostene i Noark-systemet, og man anser disse elektroniske versjonene som det egentlige arkivet – ikke papirversjonene. Dokumenter på papir må følgelig skannes for å bli en del av det elektroniske arkivet. Den enkelte medarbeider i virksomheten kan dermed hente fram saksdokumentene på sin egen PC. Hvis man da i tillegg integrerer Noark-systemet med virksomhetens e-postsystem, kan man også utveksle dokumentene elektronisk. Ved hjelp av programvare for digitale signaturer og tilhørende verktøy, kan elektroniske dokumenter påføres en signatur.

Selv om utviklingen på noen av disse områdene ikke akkurat går i ekspressfart, er trenden klar: hverdagen blir mer og mer elektronisk enten vi vil det eller ei, og dette må arkivaren forholde seg til.

Den nye hverdagen
Enkelte tradisjonelle arkivoppgaver vil på sikt forsvinne helt, andre oppgaver vil bli fordelt til saksbehandlerne, men helt nye oppgaver vil også bli tillagt arkivtjenesten. Oppgaver som etter hvert vil forsvinne eller reduseres, er føring av papirbasert kopibok, bilegging og utlån av saker, rydding i fysiske saksmapper og fysisk arkivlegging. Trolig blir også oppsporing av dokumenter/restanseoppfølging mindre ressurskrevende, det samme med periodisering og bortsetting av arkivmateriale. Arkivnøkkelen, arkivarens følgesvenn gjennom flere tiår, har også en noe usikker framtid i et elektronisk arkiv (se Tobias nr. 1/2001).

Typiske oppgaver for arkivtjenesten vil bli skanning av dokumenter og journalføring, selv om saksbehandlerne trolig vil foreta mer av journalføringen selv i framtida. En viktig oppgave for arkivtjenesten blir å kvalitetssikre registreringer som er gjort i Noark-systemet – dvs. påse at opplysninger etc. er korrekte og ajourførte. Dette er helt nødvendig når flere personer foretar registreringer i databasen. Administrasjon av systemet, dvs. å legge inn nye brukere, tildele roller, ajourføre registre etc., samt å foreta brukerstøtte og opplæring av saksbehandlerne, blir dessuten enda mer sentralt. Andre oppgaver vil kunne være betjening av virksomhetens e-postmottak, slik det er allerede i dag, påføring av digitale signaturer/kryptering og verifisering av disse, samt generell administrasjon rundt bruken av digitale signaturer.

Når det gjelder bevaring av databaser/fagsystemer med arkivverdig informasjon, står virksomhetene med arkivtjenesten i spissen overfor store oppgaver. For at denne informasjonen ikke skal gå tapt, må dataene trekkes ut av systemene, lagres i godkjent arkivformat og medium og deretter avleveres til arkivdepot (i Oslo kommune: Byarkivet) for oppbevaring der. I tillegg må det utarbeides dokumentasjon av systemet som dataene tilhørte, jf. arkivforskriften § 2-14.

Elektronisk arkivering betyr at materialet lagres som digitale koder på en server eller en CD-plate, dermed svekkes arkivets "fysiske" dimensjon. Dette betyr at mer og mer arbeid kan gjøres foran PC-en. Fysisk avstand til arkivtjenesten blir dermed mindre viktig for saksbehandlerne, siden de har tilgang til arkivmateriale på egen PC. I sin tur vil dette kunne legge til rette for en sentralisering av arkivtjenesten i større enheter.

Arkivaren må forholde seg til stadig nye og mer kompliserte systemer samt et temmelig komplekst regelverk rundt behandling av elektronisk arkivmateriale, eksempelvis Riksarkivarens Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket (2000). Selv om det er IT-avdelingen i den enkelte virksomhet som skal besitte spisskompetansen på IT, blir IT-kompetanse bare viktigere og viktigere også for alle som jobber med arkiv. Arkivaren vil i større grad enn tidligere måtte delta i innføringsprosjekter, være med å utarbeide kravspesifikasjoner for nytt utstyr og programvare som skal kjøpes inn, lære opp saksbehandlere i å betjene systemene etc.

...men arkivaren var ikke død
Arkivaren har, som vi har sett, et liv også i et elektronisk saksbehandlingsmiljø, i hvert fall i all overskuelig framtid. Men det er helt tydelig at arbeidsoppgavene har endret karakter de siste årene og at de vil fortsette å endre seg. Kravene til kompetanse – og da særlig IT-kompetanse – vil bli stadig viktigere. Personer med fagkombinasjonen arkiv og IT vil uten tvil stå sterkt i arbeidsmarkedet i årene som kommer. Arkivaren har en ytterst spennende og utfordrende tid i vente, må vite!

TOBIAS 3/2001