Arbeid med arkivplan i Bystyrets sekretariat:

Veien like viktig som målet?

Bystyrets sekretariat begynte i fjor arbeidet med en arkivplan. Planen ventes å være ferdig i år, og vil bli et nyttig hjelpemiddel for de ansatte i etaten. Underveis i arbeidet har arkivtjenesten lært mye, både om arkivmaterialet og rutinene, men også om etaten som sådan. I arbeidet med å lage en arkivplan er det viktig å sette avgrensninger og å bruke henvisninger der det er mulig, sier Laila Dolven og Kristin Parken.

Av Morten Brøten

Arkivforskriften, som trådte i kraft 01.01.1999, krever at alle offentlige virksomheter til enhver tid skal ha en ajourført arkivplan. Arkivinstruks for Oslo kommune sier at virksomhetene skal utarbeide en arkivplan. Med dette som bakgrunn, satte Bystyr­ets sekretariat i gang med utarbeidelsen av en arkivplan våren 2000. Innledningsvis ble det utarbeidet en arbeids-/framdriftplan for det videre arbeidet, hvor man fordelte skrivearbeidet og laget tidsplaner.

Arkivleder og nestleder på arkivet har hovedansvaret for arbeidet, men kartleggingen av arkivserier gjøres i samarbeid med den enkelte avdeling. Det er ikke opprettet noen prosjektgruppe i forbindelse med arbeidet, men juridisk rådgiver og avdelings-ederne skal foreta kvalitetssikring av planen. Andre trekkes også inn ved behov, eksempelvis IT-ansvarlig. Arkivplanen ventes å være ferdig utarbeidet i år, og skal da godkjennes av ledergruppa og MBU.

I planen beskrives hvilke lover og retningslinjer som gjelder for arkivarbeid, egen organisasjon, saksgangen i etaten og Bystyrets sekretariats arkiv (rutiner m.m.). Utviklingen i bruk av EDB-systemer i arkivtjenesten fra 1977 og frem til i dag, er beskrev-et. Her gis en oversikt over hvilke systemer som er blitt benyttet, hvilke kon­verteringer av data som er gjort etc. Arkivplanen inneholder videre et kapittel om arkivansvar, hvor man har definert leders ansvar, saksbehandlers ansvar, arkivleders ansvar og arkivpersonalets ansvar i forhold til arkiv.

Bystyrets sekretariat har satt av et eget kapittel på ca to sider, til å presentere etatens historie. Etaten fikk sin nåværende form samtidig med innføringen av nytt styringssystem i 1986, men kan spore sine historiske røtter helt tilbake til middelalderen!

I tillegg til disse kapitlene kommer en rekke vedlegg, f.eks. arkivserieoversikt, historiske rutiner og en rutinehåndbok. Rutinehåndboka inneholder blant annet veiledning i bruk av journal-/sak-/arkivsystemet DocuLive. Historiske rutiner inneholder rutiner fra 1994 og fremover. Disse har vist seg nyttige å ha for å finne ut hvordan dokumenthåndteringen har foregått de siste årene.

Arkivplanen blir trolig på mellom tretti og førti sider, i tillegg kommer alle vedleggene. Det planlegges å benytte foto/bilder for å illustrere og understreke teksten i dokumentet. Ar­kiv­planen og rutine­hånd­boka skal legges ut på etat­ens intranett, slik at alle ansatte har tilgang til dokumentet til enhver tid. En av fordelene ved å legge ut planen elektronisk, er at det vil bli lettere å oppdatere teksten etter hvert som det skjer endringer, sier Dol­ven. Oppdateringer er det arkivleder som har ansvaret for, og dette er spesifisert i planen.

Dolven og Parken ser det som viktig å "markedsføre" dokumentet når den legges ut på intranettet, slik at den blir gjort kjent og tas i bruk av de ansatte i etaten. Det vurderes blant annet å presentere planen i forbindelse med et seminar.

Parken kunne fortelle at det har vært en utford­ring å avgrense hva man skal skrive om i planen og ikke. De har valgt å bruke henvisninger til andre kilder i de tilfeller det har vært mulig. Fordelen med henvisninger er at det blir enklere å oppdatere dokumentet. Ulempen kan være at leseren må forholde seg til mange dokumenter/kilder.

 Så langt har de involverte i arkivplanarbeidet fått større kjennskap til hva etat­en besitter av arkivmateriale, hva det inneholder, hva som må ryddes og hva som skal kasseres. De har fått en større bevissthet omkring fagsystemer og at dette også er arkiv. Arkivrutinene har blitt gjennomgått og vurdert, og man har tilegnet seg ny kunnskap om etatens historie. De har opplevd arbeidet som en gylden mulighet til å evaluere eksisterende rutiner og ordninger, for eventuelt å avdekke svakheter og uhensiktsmessigheter ved disse. Arkivplanarbeid har derfor vist seg som en nyttig investering for Bystyr­ets sekretariat, selv før arkivplanen er ferdig utarbeidet.

TOBIAS 2/2001