Trenger vi arkivnøkkel i elektronisk arkiv?

Arkivnøkkelen har som oftest vært sett på som en oppstillingsplan for sakarkiv. Saker om samme emne blir stilt opp sammen, slik at det blir lettere å finne dem og lettere å foreta saksrettede kassasjoner. Med innføringen av elektroniske arkiver forsvinner hele arkivets fysiske dimensjon, men det betyr neppe at arkivnøkkelens tid er omme.

Av Leif Thingsrud

Til tross for at et større antall virksomheter de siste årene har fått elektroniske journal-, sak- og arkivsystemener, er arkivene fortsatt på papir, som må arkiveres i rent fysisk tilstand. En del arkivsaker faller det naturlig å arkivere etter velkjente kriterier som for eksempel klientens fødselsnummer, bedrift­ens foretaksnummer eller eiendommens GAB-nummer. Andre saker, som alminnelig korrespondanse, er det i prinsippet to løsninger for. Enten kronologisk, såkalt journalsystem, eller i form av en emneinndeling, kalt arkivnøkkel. Blant de siste har desimalsystemet eller en kombinasjon av dette og bokstavkoder blitt helt dominerende i løpet av de siste decenniene.

Fingraderte nøkler har gjort det lett å finne igjen saker ved at man rent fysisk går inn i arkivet. De har også gjort det mulig å skille organisasjons- og prinsippsaker, som skal bevares, fra de store mengdene rutinemessige enkeltsaker, som i mange tilfeller kan totalkasseres etter fem eller ti år. Innføringen av gode arkivnøkler gjør at man mye sikrere enn tidligere får kassert det som kan kasseres, samtidig som man unngår å kassere saker man bør bevare.

Tekstsøk – alternativ med begrensninger

Oslo kommune har i dag et prosjekt for innføring av elektroniske sakarkiv, og flere virksomheter står på terskelen til å legge hele det aktive arkivet inn i noen bokser på et datarom. I nær framtid blir å sette bort eldre arkiver at man kopierer noen CDer og legger dem i et brannsikkert skap. Arkivnøkkelen får da ikke noen betydning for det fysiske arkivet. Behovet for å kassere blir også mindre. En CD fra eller til betyr lite. Å sile ut hvilke saker som skal bevares eller ikke bevares i forbindelse med avslutningen av en journalperiode vil neppe være regningssvarende. Det blir i de fleste tilfellene billigere og sikrere å bevare alt.

Unntaket vil være virksomheter hvor det store antallet saker ikke er bevaringsverdige. Er disse innenfor noen få saksområder hvor det allerede i arkivdanningsfasen er klart at de kan kasseres etter bestemte frister, skulle en slik utsortering kunne gjøres greit. Dette kan i noen tilfeller også ha sammenheng med slettebestemmelser i personregisterkonsesjoner. Her kan bruken av bestemte arkivkoder gjøre en rask utsiling av disse sakene mulig. Men dette kan skje like enkelt i form av at man bevisst benytter kassasjonsfeltet ved sak-/dokument­registreringen.

De dataprogrammene som brukes i elektroniske arkiver har kraftige søkeverktøy. Fritekstsøk vil derfor kunne hjelpe oss i de aller fleste tilfellene. Men i stor grad erstatter dette bare tidligere tiders avsenderregistre og forskjellige former for henvisninger. Hvis du ikke husker tittelen på saken og heller ikke navnet på motparten i korrespondansen, vil verktøyet ofte være til liten hjelp. Enten får du ikke noe resultat på søket, eller så får du ei liste så lang som et vondt år. Ved tekstsøk vil dessuten en skarve skrivefeil kunne gjøre at en sak blir umulig å finne igjen.

Nøkkelen gir arkivoversikt

En del private firmaer har, ved omleggingen til elektronisk arkiv, erstattet arkivnøkkelen med en enkel liste over sakstyper. I mange tilfeller vil nok det være fullt forsvarlig. Private har ofte mye mer ensartet korrespondanse enn det offentlige, og sakene vil ofte der lett kunne rubriseres på sikre søkeord knyttet til kunder, produkter og prosjekter. Deres erfaringer er derfor neppe relevante for de fleste virksomhetene i Oslo kommune.

Hvis man ser på arkivnøkkelen som en oversikt over de sakstypene arkivet inneholder, vil den kunne brukes som et systematisk saksregister. Dette kan ha stor verdi for saksbehandlingen, blant annet ved at man kan finne tidligere saker som kan gi presedens i de sakene man i øyeblikket arbeider med.

Når vi ser bort fra der man klasserer de rutinemessige enkeltsakene, vil et søk på arkivkode kunne gi en håndterlig mengde saker og sannsynligvis en mye større sikkerhet enn noe tekstsøk mot at saker slipper gjennom nettet. Dette forutsetter imidlertid tre ting:

For det første må det skrives riktig kode. Mulighetene for feil er imidlertid mye mindre her enn i et tekstfelt, særlig hvis man praktiserer bestemmelsene i Oslo kommunes arkivinstruks om at "Saksbehandler skal kontrollere at den påførte arkivkode er korrekt".

For det andre må nøkkelen være "passe grov". Det vil si at den ikke er så fininndelt at nærmest annenhver sak får sin egen arkivkode. Men den må heller ikke være så grov at man i løpet av en arkivperiode får hundrevis av saker på den – annet enn i de tilfellene man nettopp har store mengder helt ensartede enkeltsaker. I de fleste tilfellene innebærer dette at man må vurdere nøye hvilke inndelinger i nøkkelen man skal benytte, særlig i fellesklassene. Det er ikke obligatorisk å benytte undergruppene, og i de fleste tilfellene holder det lenge å bruke tre sifre. Økt bruk av elektroniske postjournaler med søke­systemer var en viktig årsak til at Felles arkivnøkkel ble betydelig forenklet ved revisjonen i 1995.

For det tredje må inndelingen være så presis at det ikke blir store tolkningsproblemer med hensyn til klasseringen. Et søk på arkivkode vil være nytteløst, dersom den som har registrert saken, har klassert den annerledes enn det den som søker kan forestille seg. Det er svært vanskelig å lage arkivnøkler som alle tolker likt. Når man skal søke i journaler etter andre virksomheter enn den en selv har arbeidet i, opplever man stadig uventede og kreative klasser­inger. Utstrakt bruk av sekundærkoder kan langt på vei avhjelpe dette, men dette medfører igjen at antallet "treff" på søkene lett kan bli uhåndterlig stort. Dette problemet kan særlig bli reelt dersom Oslo kommune velger en IT-strategi i retning av å samle all – eller i det minste store deler av – kommunal dokumentbehandling i felles sak- og journalbaser.

Felles journalbaser vil også skape et annet arkivnøkkel-problem. Det er ikke gitt at de ulike etatene vil eller kan klassere samme saken likt. Det som er en budsjettsak i for eksempel byrådet, kan fort være en organisasjonssak i en bydel eller etat. Disse problemene kan nok løses ved hjelp av at man deler opp saken, i dette tilfellet i en budsjettsak og en orga­nisasjonssak med hver sin klassering. Men dette kan nok lett føles som tungvint og oppsplittende. Det kan igjen stille hele bruken av arkivnøkkel i miskreditt.

Nødvendig bakdør?

Klasseringen av sakene opptar i dag betydelig tid i kommunens postmottak. Er dette arbeidet nødvendig? Rent juridisk er svaret "ja". Forskriftene til arkivlova forutsetter bruk av arkivnøkkel, og arkivinstruksen for Oslo kommune gjør bruken av "Felles arkivnøkkel for Oslo kommune" obligatorisk. Den enkelte virksomhet kan altså ikke etter eget for­godtbefinnede kutte ut klasseringsarbeidet. Dagens kassasjonsregelverk er også knyttet direkte til arkivnøklene. Regelverket skal revideres, og det vil da etter all sannsynlighet bli frigjort fra nøklene.

De viktigste forutsetningene for bruken av arkivnøkler er med andre ord i ferd med å forsvinne. Det som står igjen er nøklenes funksjon som presedensinngang, og dette vil sannsynligvis kunne bli viktig­ere i framtida. Nøklene vil også gi muligheter for såkalte kombinerte søk, hvor man søker samtidig både på emne og stikkord eller motpart. Og endelig gir nøklene en ekstra arkivinngang – uavhengig av datoer, adressater og stikkord – som øker sikkerheten for gjenfinning.

I en del virksomheter vil man nok likevel stille seg spørsmålet om ikke de andre inngangene er mange nok, og svaret kan godt bli "ja". Det er derfor ikke usannsynlig at bestemmelsene om bruk av nøkkel kan bli endret når elektroniske arkiver har lagt forsøksstadiet bak seg. Men det ligger nettopp der en fare for at de som ikke har god nok orden og struktur i sine øvrige søkekriterier, hopper på denne sparemulig­heten.

Et sikkert arkivsystem må ha flere innganger, så om man ikke kommer inn den ene veien, har man andre. Arkivnøkkelen kan – hvis den ikke synes meningsfull i det daglige arkivarbeidet – lett bli en slags nedprioritert bakinngang. Man skal imidlertid tenke seg om flere ganger før man tetter den igjen, eller velger å nedprioritere den, slik at den ikke er farbar når den måtte trenges.

Det de fleste virksomhetene i kommunen derimot bør vurdere, er hvor mange av undergruppene i nøkkelen de virkelig trenger å bruke. Hvis man nettopp forenkler nøkkelen ved å unnlate å bruke unødige inndelinger, kan nøkkelen bli mer oversiktlig samtidig som den blir et godt redskap inn i det papirløse arkivets tidsalder.

Litteratur:

Eric Toogood: “Arkivnøkkel - fortsatt behov i edb-baserte systemer” i Arkivråd nr. 2/1996

Anne Mette Dørum: “Arkivets (sjokkartede) framtid” i Arkivråd nr. 5/1997

TOBIAS 1/2001