Sanering og deponering av
journaldatabaser (NOARK-3)

Sakarkiv og tilhørende elektronisk journal skal deles inn i perioder. Mange av kommunens virksomheter fastsatte datoen 01.01.2001 som avslutning av forrige arkiv- og journalperiode. Inneværende år brukes til å avgjøre hvilke saker som skal beholdes i avsluttet journalperiode og hvilke saker som skal være med videre i ny periode. Når året er omme, skal den enkelte virksomhet sanere sine journaldatabaser og deponere den avsluttede journalperioden til Byarkivet. Byarkivaren åpner for at rapportene som skal tas ut i forbindelse med dette arbeidet, kan lagres utelukkende i elektronisk form.

Av Morten Brøten

Som hovedregel benyttes arkivperioder på fem år, jf. Arkivinstruks for Oslo kommune. Periodeinndelingen gjør at man bevarer orden og oversikt i arkivet og sikrer senere gjenfinning av arkivmateriale. Arkiver som er periodisert og avsluttet, kan pakkes ned og settes bort i et bortsettingsarkiv.

På samme måte som det fysiske arkivet skal den elektroniske journalen periodiseres. Et viktig prinsipp er at journalen og det fysiske arkivet skal "speile" hverandre, dvs. at  sakene i den avsluttede elektroniske journalperioden skal være identiske med de sakene som er arkivlagt i det tilhørende avsluttede arkivet.

For å sikre en enkel og automatisert overgang mellom to perioder, benytter man seg av en overlappingsperiode. Denne metoden brukes ved "normal" overgang mellom to perioder for å avgjøre hvilke saker som skal være med i ny periode, jf. arkivforskriften § 3-13. Som hovedregel brukes en overlappingsperiode på ett år, jf. Arkivinstruks for Oslo kommune.

Samarbeid mellom arkivtjenesten, IT-ansvarlig og leverandør

Arkivpersonalet er avhengig av å samarbeide med IT-avdelingen for å få den tekniske delen av saneringsarbeidet utført. Det vil også i de fleste tilfeller være nødvendig med noe assistanse fra leverandør av Noark-systemet.

Det vil være en fordel at virksomheten/arkivtjenesten planlegger arbeidet med sanering en god stund i forveien. Dette vil innebære å kontakte IT-avdelingen, foreta ansvarsfordeling, kartlegge behovet for assistanse fra leverandør av systemet, undersøke priser for slik assistanse (i henhold til inngått vedlikeholdsavtale) etc.

Sanering av NOARK-databasen

Sanering betyr at man siler ut saker som ikke lenger skal være med i journaldatabasen. Sakene som siles ut utgjør en avsluttet journalperiode, mens de som er igjen i basen utgjør den løpende/aktive journalperioden. Ved bruk av overlappingsperiode saneres basen ved overlappingsperiodens slutt, vanligvis ett år etter at periodiseringsdatoen er satt. Hvis datoen eksempelvis er satt til 01.01.2001, saneres basen først 31.12.2001. Saker som det ikke har vært akti­vitet i i løpet dette året og som er avsluttet eller der alle dokumentene i saken er avskrevet, siles ut av basen. Saker som det har vært aktivitet på og saker som er blitt opprettet i løpet av overlappings­perioden, beholdes i basen. Hvis man registrerer såkalte presedenssaker, skal også disse beholdes i basen. Merk at det er hele saker og ikke enkeltdokumenter som enten siles ut eller beholdes i bas­en.

Det anbefales at de utsilte sakene legges inn i en egen database med samme struktur som hovedbasen¹. Virksomheten vil dermed kunne ha den avsluttede perioden tilgjengelig som en historisk database for søking.

Deponering og avlevering

I forbindelse med sanering skal det produseres en eksportversjon (kopi) av den avsluttede journalperioden for deponering i arkivdepot, jf. arkivforskriften § 3-17. Eksportversjonen skal legges på en CD-R av typen "gold" eller "silver" i to eksemplar­er, og deponeres til Byarkivet umiddelbart etter sane­ring. Det skal tas kontakt med Byarkivet i god tid før deponeringen/avleveringen finner sted.

CD-coverne merkes med arkivskaper, arkivserie, journalperiode og filnavn. CD-platen påføres arkivskapers navn med en vannløselig (ikke spritholdig) tusj. Byarkivet oppbevarer de deponerte CDene kun som sikkerhetskopier, utilgjengelig for annen bruk. Formell avlevering til Byarkivet skal foretas ca. 25 år etter at basen er sanert, samtidig med at det fysiske arkivmaterialet avleveres. Virksomhetene må selv sørge for at dataene vedlikeholdes og holdes oppdatert, inntil formell avlevering finner sted.

Uttrekk fra databasen

Det er normalt bare hovedregistrene (tabellene) som skal trekkes ut fra databasen og deponeres/avleveres. Disse er SAK (saksregisteret) og DOK (dokumentregisteret). Tabellene kjøres ut som flate (sekvensielle) tekstfiler, én tabell pr. fil. Sakene legges stigende etter saksnummer; dokumentene legges stigende etter saks- og dokumentnummer. Dersom eksportversjonen må lagres på flere CDer, må filene splittes ved et logisk skille, for eksempel kronologisk.

Informasjon om deponeringen/avleveringen skal ligge elektronisk lagret på en egen fil på den første CDen. Denne informasjonen skal bestå av arkivskapers navn, navn på systemet som eksportversjonen kommer fra, journalperiode, antall CDer som inngår totalt og navn på personen hos arkivskaper som er ansvarlig for deponeringen/avleveringen. På første del av CDen(e), dvs. på rotnivået, skal det dessuten ligge en fil som informerer om innholdet på lagrings­enheten. Innholdsbeskrivelsen skal som et minimum inneholde en oversikt over hvilke filer som ligger på CD-en.

Rapporter

I forbindelse med sanering skal det tas ut rapporter fra journalen. I NOARK-3-standarden og i Veiledning i periodisering av Oslo kommunes arkiver kreves det at rapportene skal tas ut og avleveres på papir. Riksarkivaren har imidlertid åpnet for utelukkende elektronisk lagring av rapporter i statlig sektor². Byarkivaren i Oslo legger Riksarkivarens bestemmelser til grunn, og åpner derfor for at virksomhet­ene i kommunen kan lagre rapportene i elektronisk form. Dette vil bli tatt inn i en oppdatert versjon av veiledningen i periodisering som er utarbeidet av Byarkivet. Inntil oppdatert versjon av veiledningen foreligger, må virksomhetene innhente godkjenning fra Byarkivet, jf. Arkivinstruks for Oslo kommune pkt. 2.3.

Følgende elektroniske rapporter lagres på CDen (sammen med datauttrekket og informasjonen om deponeringen/avleveringen jf. ovenfor): endelig saksordnet utskrift, som inneholder alle saker som ble avsluttet i journalperioden med underliggende journalposter, og endelig kronologisk journalutskrift, som inneholder samtlige journalposter som ble registrert i perioden. Rapporten offentlig journal skal også lagres på CDen. De to sistnevnte rapportene må tas ut før sanering for at alle journalpostene skal komme med.

I tillegg skal avleveringsliste tas ut i elektronisk form og på papir når en journalperiode er avsluttet. Listene skal følge det papirbaserte arkivet ved ordinær avlevering. På papirversjonen skal det påføres eskenummer i venstre marg, jf. NOARK-3.

Litteratur:             

Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller  overføres som depositum til Arkivverket, Riksarkivaren 2000

NOARK-3. Standardsystem for edb-basert journalføring istatsforvaltningen, Riksarkivet 1994

Veiledning i periodisering i Oslo kommune, Byarkivet 2000

Noter:

¹ Dette kan løses på andre måter også, se arkivforskriften §§ 3- 15 og 3-16.

² Jf. Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket, vedlegg 2

TOBIAS 1/2001