Om bevaring av pasientjournaler

Byarkivet mottar jevnlig spørsmål om bevaring av pasientjournaler over tid. Ofte kommer spørsmålet fra helseinstitusjoner som ikke er å regne for sykehus – noe som kanskje skyldes nettopp at det er ulike regler for bevaring av pasientjournaler i sykehus og andre helseinstitusjoner.

Av Tore Somdal-Åmodt

Forskjellen fremgår av Forskrift om leges og helseinstitusjons journal for pasient av 17. mars 1989 § 15, om oppbevaringsplikt. Journaler i somatiske og psykiatriske sykehus og deres poliklinikker skal etter disse regler oppbevares i ubegrenset tid. Røntgenbilder som utgjør endel av journalmaterialet, kan tilintetgjøres etter ti år med mindre særlige hensyn tilsier at de bør oppbevares lenger.

Andre typer helseinstitusjoner (eks. helsestasjon­er, sykehjem og fødehjem) skal oppbevare journal for pasient så lenge det ut i fra legevirksomhetens karakter kan tenkes å bli bruk for den, dog i minst ti år etter siste innføring. Etter fristens utløp kan journaler etter disse regler tilintetgjøres – i så fall skal det skje på en betryggende måte og virksomheten må føre fortegnelser over de journaler som tilintet­gjøres. Kommunale helseinstitusjoner må merke seg at det her finnes tilleggsbestemmelser: offentlige legers journaler og journaler i offentlige sykehjem er også underlagt regler gitt av Riksarkivaren.

Riksarkivaren har, med hjemmel i arkivloven, gitt retningslinjer for kassasjon i kommunale arkiv. Av disse fremgår det at pasientjournaler i sykehjem skal bevares for det tidsrom Sosialdepartementets nye forskrifter vil bestemme. Nå er det i skrivende stund ikke kommet nye forskifter fra sosialdepartement som gir en annen pliktig oppbevaringstid. Byarkivet antar derfor at virksomhetene skal forholde seg til hovedregelen om minimum ti års bevaring etter siste innføring og deretter selv ta et valg for journalenes videre skjebne.

I Riksarkivarens regelverk går det likevel frem at et utvalg av pasientjournaler skal bevares. Dette gjelder journaler for personer født den 1., 11. og 21. hver måned. Materialet skal oppbevares hos arkivskaper inntil dette har nådd den alder (25 år) hvor materialet skal avleveres til Byarkivet, jf. hoved­regelen for avlevering av kommunalt arkivmateriale (Arkivinstruks for Oslo kommune).

Byarkivet har ikke funnet det nødvendig å kreve at pasientjournaler i kommunale sykehjem skal av­leveres ut over dette. Vi har prioritert mottak av sykehusenes journaler – dels på grunn av den ubetingete oppbevaringsplikten, men også med tanke på at det er disse arkivene som antakelig inneholder den viktigste medisinske dokumentasjonen. Det blir imidlertid slike mengder av det at det alene av den grunn er fristende å stilles spørsmål ved om alle pasientjournaler fra sykehus skal bevares i tilnærmet ubegrenset tid. Dette gjelder særlig etter at behovet for data til bruk i den medisinske behandlingen av pasienten ikke lenger er klart synlig.

Behovet for data til bruk for medisinsk statistikk antas ivaretatt ved allerede etablerte registreringsrutiner, som foregår parallelt med føringen av pasientjournalene. Denne form for datatinnhenting kan videreutvikles. Beskrivelse av den medisinske historie vil imidlertid neppe kunne skje tilfredstillende på bakgrunn av allerede innhentede og beskrevne tall og kolonner. Mengde i seg selv er derfor lite egnet som kriterium for makulasjon.

Overgang til bruk av elektronisk pasientjournal  kan være løsningen.

TOBIAS 3/2000