Journalføring og elektroniske fagsystemer

Postjournalen er selve inngangsnøkkelen til arkivet. Journalen holder oversikt over saksdokumenter og korrespondanse, bidrar til orden i dokumentbehandlingen og er et effektivt hjelpemiddel i virksomhetens internkontroll: velegnet til å utarbeide restanseoversikt, kassasjonslister og offentlig  journal. Ikke alle edb-systemer  kan uten videre brukes til journalføring av saksdokumenter.

av Tore Somdal-Åmodt

Alle arkivskapende virksomheter i Oslo kommune plikter å føre postjournal. Som virksomhet regnes byrådsavdeling, kommunal forvaltningsetat, kommunal bedrift, kommunalt sykehus og bydelsforvaltning, slik dette begrepet er definert i kommun­ens IT-reglement § 2 bokstav f. 

Plikten til å opprette og føre postjournal er ubetinget – den følger av Arkivinstruks for Oslo kommune, punkt 2.2.1, vedtatt av Bystyret 22.06.1999. Det kan være en eller flere journalførende enheter i samme virksomhet – avhengig av om virksomheten har valgt en sentralisert eller desentralisert arkivløsning.

Hvilke dokumenter som skal journalføres i virksomheten er deretter et neste tema for diskusjon som ikke skal berøres her, utover det å nevne hovedregelen: Alle dokumenter som kommer inn til og/eller sendes ut fra virksomheten, som gjøres til gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, skal journalføres. Frihet til helt å velge vekk journalføring gjelder kun for de såkalte "organinterne dokumenter". Dette er dokumenter som er utarbeidet i forbindelse med virksomhetens saksforberedelse.

Fagsystemer er spesialverktøy

Med begrepet fagsystemer menes elektroniske systemer som ivaretar særskilte funksjoner innen ett eller flere fagfelt. Et fagsystem vil være spesialutviklet for registrering og behandling av data knyttet til hele eller deler av en virksomhets oppgave. I noen tilfeller vil systemet endog være ment å brukes på tvers av virksomheter og faggrenser.

Et fagsystem er således et elektronisk verktøy spesialtilpasset for oppgaver som å utbetale stønad i henhold til sosialtjenesteloven, vurdere iverksetting av tiltak i henhold til barnevernloven eller vurdere om spesialpedagogiske tiltak skal tilbys barnet allerede i førskolesituasjonen. Fagsystemet vil således typisk være klientsystem for sosialkontoret, barnevernet eller pedagogisk-psykologisk tjeneste. Skolens elevregister eller virksomhetens registreringssystem til bruk for føring av lønns- og personalopplysninger må i denne sammenheng også regnes som fagsystem.           

Kan ikke velge journalsystem

Virksomheter i Oslo kommune har ingen stor frihet i valg av elektronisk journalføringssystem. I henhold til forskiftene til arkivloven § 2-9 skal elektronisk journalføring i offentlige organer normalt skje med et system som følger Noark-standarden. I Oslo kommune er denne regelen ytterligere strammet inn:

I henhold til Arkivinstruks for Oslo kommune, punkt 2.2.1 skal journalføringssystemet følge Noark-standarden og samtidig være omfattet av den rammeavtale som er inngått mellom Oslo kommune og valgte systemleverandører. Pr i dag har kommunen rammeavtale med Siemens Business Services A/S for produktet DocuLive. Dette innebærer at virksomheter som tar i bruk elektronisk journalføring for første gang eller som skifter ut et tidligere benyttet system må velge DocuLive. Rammeavtalen skal blant annet sikre at de systemer som velges følger Noark-standardens løsninger og prinsipper. Rammeavtalene inngås for 3 år ad gangen.       

Noark-standarden sikrer arkivfunksjoner

Noark-standarden foreligger i dag i sin 4. utgave og er et resultat av et prosjektarbeid ledet av representanter for Riksarkivaren. Standarden søker å sikre at viktige arkivfunksjoner blir ivaretatt ved journalføringen og når journalføringsmodulen skal samarbeide med andre av de deler som utgjør et fullelektronisk arkiv: saksbehandlingmodul, utvalgsmodul og arkivmodul – med tilhørende nødvendige funksjoner for utveksling og behandling av data. Standarden beskriver både funksjoner (Del 1) og tekniske spesifikasjoner (Del 2).

Identifisering og gjenfinning av saker og enkeltdokumenter er et overordnet mål ved journalføring. Standarden stiller krav til hva som skal registreres av nødvendige opplysninger om saken og dokumentene. Tilhørigheten mellom disse enheter (sak og journalpost) skal beskrives og knyttes opp mot virksomhetens arkivstruktur og den avdeling, den person eller det prosjekt i virksomheten som skal behandle saken. Et journalføringssystem skal i tillegg blant annet gi oversikt over forfalls- og behandlingsfrister, avskrivningsstatus (restansekontroll) samt produsere rapporter som gir rask og nøyaktig oversikt over den offentlige del av journalen og restanser og eventuelt utlån.

Fagsystemer er sjelden (eller aldri) bygget opp med tanke på den form for journalføring av saksdokumenter som Noark-standarden skisserer. 

Mulighet for unntak?

Dersom en virksomhet i Oslo kommune ønsker å bruke andre systemer til å journalføre inn- og utgående korrespondanse og andre saksdokumenter, enn de som i dag er godkjent,  kan dette ikke gjøres uten at Byrådet har gitt dispensasjon til virksomheten fra bestemmelsene i Arkivinstruks for Oslo kommune. Se arkivinstruksens punkt 1.4. Det er forutsatt at Byrådets mulighet til å dispensere ikke skal stride mot arkivforskriftens bestemmelser. Det kan derfor tenkes at Riksarkivaren må godkjenne avgjørelsen i det forskriftene til arkivloven § 20 forutsetter at Riksarkivaren skal godkjenne nye systemer (for elektronisk journalføring) før de blir tatt i bruk.

Noen enkel løsning finnes derfor ikke for de som ønsker å journalføre i et fagsystem. Før en godkjennelse fra Byrådet (og eventuelt Riksarkivar­en) foreligger, må virksomheten forholde seg til de godkjente Noark-baserte journalføringssystemer.

TOBIAS 2/2000