Bruk av e-post i Oslo kommune

I februar i år ble det vedtatt en egen instruks for bruk av e-post i Oslo kommune. Instruksen er et regelverk fra ansvarlig myndighet som sier hva vi har tillatelse til å sende pr e-post og hvilke tilleggskrav som eventuelt gjelder. Den definerer også hvor grensene går. Som for alle regelverk, er det hovedlinjene og hovedreglene som er viktigst å få under huden.

Av Hilde Langaker

E-post har lenge vært betraktet som en "uformell" kommunikasjonskanal. Grunnen til det er kanskje at vi hittil har brukt forskjellige former for interne systemer, og ikke kunnet kommunisere med person­er eller virksomheter utenfor vår egen virksomhet. Når den tekniske utviklingen etterhvert har satt oss i stand til slik kommunikasjon, er det flere ting vi må huske på som ikke har vært nødvendig før.

Foreløpig varierer det nok sterkt i hvilken grad den enkelte har tatt i bruk e-post som kommunikasjonsmiddel. Det finnes både egenutnevnte "testpiloter" og "trygghetsavhengige" blant oss. Testpilotene har gått inn for utstrakt bruk av e-post lenge før Oslo kommune fant ut at det i det hele tatt var behov for å regulere bruken av e-post gjennom en instruks. Testpilotene er ikke lykkelig over å få "hem­mende" regelverk å forholde seg til.

De trygg­hetsavhengige har det heller ikke så greitt. Tanken på alt som kan gå galt gjør at disse personene ikke akkurat er de mest villige til å hive seg over det som er nytt og spennende. De fleste av oss havner vel midt mellom disse to ekstremistgruppene et sted, men alle har vi våre individuelle særtrekk. En instruks for bruk av e-post er av fundamental betydning for å klare å få alle virksomheter og ansatte i kommunen til å overholde en felles norm for bruk av e-post.

Instruksen finnes i rundskriv 8/2000 fra Byrådet. Den er distribuert til alle virksomheter i kommunen. I tillegg skal den gjøres tilgjengelig på Intranettet sammen med en kortversjon av det mest sentrale innholdet.

Saksdokumenter pr e-post

E-post er ennå ikke en integrert del av saksbehandlersystemene. På dette viktige området lever vi fremdeles i en papirbasert verden. Selv om instruks for bruk av e-post sier at vi til en viss grad kan sende meldinger som etter sitt innhold må regnes som saksdokumenter pr e-post, kan det i realiteten som oftest være best å bruke den gode, gamle papirmetoden. Årsaken til dette finner vi i kravet til journalføring og arkivering.

Når det gjelder kopier av ferdigbehandlede dokumenter, kan det ofte være fornuftig å bruke e-post dersom noen ønsker å få tilsendt en kopi til orientering. Ulempen er imidlertid at en slik kopi ikke har noen synlig underskrift. I disse tilfellene er det i realiteten bare snakk om å ekspedere en kopi pr e-post. Dette er normalt en type forsendelse som ikke er journalpliktig, og dermed uproblematisk. Men dokumenter kan være unntatt offentlighet / inneholde taushetsbelagte opplysninger, og da skal de selvsagt ikke sendes pr e-post. Her gjelder samme begrensning som for vanlige papirdokumenter.

Det er enkelt å sende kopi av dokumenter fra saksbehandlersystemene som vedlegg til e-post. Instruks for bruk av e-post krever at slike dokumenter må være ferdigbehandlede (dvs at papiroriginalen må være underskrevet) før de kan sendes til andre enn de som samarbeider om saksdokumentet. Dette  er en selvsagt regel. Noe annet kunne ha ført til at dokumenter som blir endret i ettertid, eller som faktisk ikke blir underskrevet blir sendt ut.

Ikke en form for telefonsamtale

Mange bruker telefonen forholdsvis ofte og er nokså avhengig av denne. For mange er derfor e-post et stort framskritt. "Telefonsamtalene" ligger og venter, og man kan svare når det passer. Det er veldig fort gjort å gå i den fellen å betrakte e-post som en slags videreutvikling av telefonen. Dette kan føre til at vi får et litt for uformelt forhold til e-post og da fører det raskt galt av sted i forhold til journalførings- og arkiveringsplikten. Denne plikten er spesiell for oss som er ansatt i det offentlige, og den gjelder i forhold til det vi må anse som "saksdokumenter". Det kan være vanskelig å trekke grensen for hva som er et saksdokument. Nettopp derfor er det svært lett for oss alle å gå i fellen. Samtidig vil det være en svært tungvint og byråkratisk løsning om vi skulle gå over til å journalføre og arkivere all e-post "for sikkerhets skyld".

Svært mange av oss er ikke oppmerksom på regelen i forvaltningsloven § 11c, andre ledd. Denne sier at vi har plikt til å nedtegne nye opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen som kommer fram i telefonsamtaler med en part i saken. Dette viser oss tydelig at innholdet av informasjon i saker er viktigere enn den formen informasjonen uttrykker seg gjennom.

En enkel huskeregel kan hjelpe tilhengerne av telefonteorien til å forbedre seg: Dersom det du skriver i meldingen (innholdet) vil ha selvstendig betydning for vurderingen av en forvaltningssak og e-postmeldingen skal sendes ut av virksomheten, er det du holder på å skrive et saksdokument som skal journalføres og arkiveres. Samme vurderingen skal selvsagt foretas for den e-posten som måtte komme direkte inn til den personlige adressen man har på arbeidsplassen.

Omstendelig og ikke endelig

Instruksen virker kanskje omstendelig. Ikke fortvil. Svært mye av det som står i instruksen er ting som gjelder uavhengig av hvordan akkurat Oslo kommune velger å innrette seg. Det meste er tatt inn i instruksen og spesifisert nærmere slik at vi skal ha alt på "et brett".

Det er meningen at vi skal kunne ta i bruk e-post i større grad enn vi har gjort før. Det er en rivende utvikling på området, og instruksen vil garantert bli endret og revidert flere ganger. Les instruksen. Hvis det er noe du absolutt ikke forstår, spør noen som kanskje kan vite dette i din virksomhet. Hvis dere kommer over noe som fungerer dårlig, så ta det opp internt i virksomheten. Byrådsavdeling for service og organisasjonsutvikling vil sette pris på tips eller spørsmål som kan hjelpe oss til å lage best mulige regler. Vi har allerede fått noen interessante innspill. Send oss gjerne en e-post, men husk å journalføre og arkivere!

TOBIAS 2/2000