Periodisering av arkiver i Oslo kommune

Ut fra arkivforskriften og arkivinstruksen skal alle kommunens virksomheter periodisere sine arkiver med jevne mellomrom. Hva er hensikten med dette og hvordan skal arbeidet praktisk utføres? Skal man benytte overlappingsperiode eller skarpt periodeskille?

Av Ranveig Gausdal og Anne Marit Noraker

Å periodisere er å dele arkivmaterialet inn i tidsbolker eller arkivperioder. Overgangen mellom slike kalles periodeskille. Materialet innenfor en arkivperiode skal holdes samlet og behandles likt.

Ved å skille ut det eldste arkivmaterialet fra dagligarkivet, sikrer man seg at bare reelt aktive saker befinner seg i det aktive arkivet. Dagligarkivet blir mer oversiktlig, og mengden stoff blir mer håndterlig. Det blir mindre å bla gjennom når man leter etter bestemte saker. Ved å periodisere, organiserer man arkivmaterialet slik at de aktuelle sakene befinner seg i nærheten av saksbehandlerne – i dagligarkivet, mens de mindre aktuelle oppbevares lenger unna – i bortsettingsarkivet. Når man overfører materiale til bortsettingsarkiv, frigjør man dessuten plass til nytt materiale i dagligarkivet.

Periodisering er også viktig for å hindre at journaldatabasen blir for stor. Hvis man bare tilfører nye opplysninger uten å fjerne gamle med jevne mellomrom, vil den stadig vokse. Responstiden kan bli lang, og sjansen for aktuelle treff ved søk blir mindre. 

Når skal man periodisere?

Byarkivet anbefaler at arkivperioder i sakarkivet som hovedregel skal være på fem år, jf. Arkivinstruks for Oslo kommune. I blant kan det imidlertid ligge forhold til grunn som gjør at man må velge å avvike fra dette, for eksempel når det skjer endringer i dagligarkivet som gjør at man forandrer på ordningsprinsippene. Dette vil være aktuelt hvis man skifter arkivnøkkel, eller hvis man går over fra manuell til elektronisk journalføring.

Hvis man skifter arkivnøkkel uten å periodisere, vil man som regel måtte omklassere de delene av arkivet som får endrede koder. I de fleste tilfellene vil det bety både merarbeid og fare for at man mister oversikt.

Det vil også være nødvendig å lage et slikt skille ved overgang fra et elektronisk arkivsystem til et annet, hvis opplysningene i det gamle systemet ikke konverteres til det nye. Dette fordi alt arkivmateriale fra en arkivperiode bør være registrert i den samme journal- og arkivdatabasen.

Videre må man periodisere ved store omorgani­ser­inger, nedleggelser og fusjoneringer. Årsaken til dette er at arkivmateriale fra en og samme arkivperiode skal tilhøre samme arkivskaper, og at det dermed skal kunne knyttes til arkivskaperens administrative inndeling på en entydig måte.

Den enkelte virksomhet kan også begrunne avvik fra femårsregelen med mengden av arkivsaker, med plassmangel i lokalene for dagligarkivet og opphopning av journalopplysninger i databasen. For sakarkivene anbefales imidlertid ikke kortere arkivperioder enn tre år eller lengre arkivperioder enn ti år.

To former for periodisering

I det øyeblikket man setter et skille i arkivmaterialet og overfører deler av det aktive sakarkivet til bortsettingsarkivet, vil det være en rekke saker som er under behandling. Det er to måter å forholde seg til disse sakene på.

Man kan for det første ta med seg over til ny arkivperiode de sakene som er til behandling ved periodeskillet og de sakene som gjenopptas i den nærmeste tiden etterpå. Dette kalles for periodisering med overlappingsperiode. Det er denne metoden man som regel skal bruke.

Men i noen tilfeller bør man ikke kunne flytte noen saker fra gammel til ny arkivperiode, selv ikke de som er til behandling i det øyeblikket den nye perioden starter. Dette kalles for periodisering med skarpt periodeskille. Skarpt periodeskille skal brukes ved manuell journalføring, ved overgang fra manuell til elektronisk journalføring, ved overgang fra et elektronisk arkivsystem til et annet - hvis opplysningene i det gamle systemet ikke konverteres til det nye ved store omorganiseringer av virksomheter og ved innføring av ny arkivnøkkel.

Overlappingsperiode

Overlappingsperioden brukes for å avklare hvilke saker som fortsatt er aktuelle og som derfor skal overføres til ny periode. Ved benyttelse av overlapp­ingsperiode skal man ikke overføre materialet til bortsettingsarkivet idet man passerer periodeskillet. I stedet skal man forholde seg til arkivmaterialet fra begge arkivperiodene den første tiden av den nye arkivperioden. Det er denne første delen av den nye arkivperioden som kalles for overlappingsperiode. Først når overlappingsperioden er over, setter man bort de arkivsakene som skal overføres til bortsettingsarkivet.

Ved normal lengde på arkivperioden, som er fem år, anbefaler Byarkivet en overlappingsperiode på ett år.

Praktisk gjennomføring

Når man skal benytte overlappingsperiode, oppretter man nye mapper i dagligarkivet for den nye arkivperioden når man passerer periodeskillet. Nye saker som opprettes blir lagt i de nye mappene. Når en gammel sak tilføres nye dokumenter, henter man saken frem fra den gamle arkivperioden, legger den sammen med de nye dokumentene, og arkivlegger den senere i den nye perioden. Om man plasserer de nye mappene side om side med de gamle eller i egne skuffer eller hyller, får være opp til den enkelte, men har man plass, er det nok sikrest å holde de to periodene klart adskilt.

Følgende saker overføres til ny arkivperiode: saker som er opprettet i løpet av overlappingsperioden, gamle saker som har fått tilført nye dokumenter i perioden og presedenssaker. Når overlappingsperioden er over, må man i tillegg gå gjennom de gamle sakene som ikke har fått tilført nye dokumenter og som inneholder uavskrevne dokumenter.  Dette gjøres for å bestemme hva som skal flyttes med til ny arkivperiode og hva som ikke skal det. Ved hjelp av den elektroniske journalen kan man ta ut lister over disse sakene. Man må også gjennomgå de sakene hvor alle dokumenter er avskrevet, men hvor som saken likevel ikke er avsluttet.

De sakene som avsluttes og som ikke overføres til ny periode, lar man ligge i de gamle mappene. De sakene som  ikke avsluttes og som dermed overføres til ny periode flyttes til nye mapper. Følgende saker tilhører dermed avsluttet arkivperiode: gamle saker som er avsluttet og som ikke har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden.

Når overlappingsperioden er over, bør man sette en absolutt strek i arkivet. Dersom det etter dette kommer inn nye dokumenter i saker fra gammel periode, lages det en ny sak med et nytt saksnummer i ny periode. Man legger så en henvisning til den gamle arkivperioden på den nye saken, og fra saken i den gamle arkivperioden til den nye saken. De samme henvisningene føres i journalen.

Materialet fra den gamle perioden kan selvsagt bilegges eller lånes ut til saksbehandleren, men skal  da legges tilbake i bortsettingsarkivet når saken skal arkivlegges.

Den elektroniske journalen

På samme måte som sakarkivet deles journaldatabasen inn i perioder. De opplysningene man skiller ut av den elektroniske journalen må være opplysninger om de arkivsakene man overfører til bortsettingsarkivet.

Den aktive journaldatabasen skal speile arkivmaterialet i det aktive arkivet, og de journalopplysningene som skilles ut av basen bør høre til de sakene som overføres til bortsettingsarkivet.

På samme måte som i sakarkivet, har man behov for overlappingsperioden for å få oversikt over de journalopplysningene man skal overføre til neste journalperiode. Man skal overføre de opplysningene som er knyttet til de sakene man overfører. Det er først ett år etter det reelle periodeskillet at man rent praktisk lager skillet mellom den gamle og den nye journaldatabasen.

Denne operasjonen kalles å sanere databasen. Sanering betyr å skille ut eller sile fra de opplysningene som er uaktuelle. Programmer som tilfredsstiller Noark-standarden skal ha funksjoner for sanering. "Uaktuelle opplysninger" som hentes ut fra den aktive databasen eller eventuelt hele den gamle journaldatabasen legges over på medium og format som skal godkjennes av Byarkivaren. Ett eksemplar sendes til Byarkivet og ett tas vare på i virksomheten.

Over i den nye perioden tar man med saker som nevnt over i beskrivelsen av selve arkivet. Man må sørge for at de sakene som reelt sett er avsluttet fra saksbehandlers side blir avskrevet og avsluttet i databasen. Hvis ikke vil man kunne flytte med seg saker som man ikke vil få bruk for over til ny journal- og arkivperiode. 

Hvis man journalfører et dokument i en gammel sak i løpet av overlappingsperioden vil systemet overføre hele saken til ny journalperiode. Som en forberedelse på periodeskillet og som forsikring om at det ikke overføres unødvendig mange saker, bør man derfor i forkant av periodeskillet journalføre flest mulig utgående dokumenter. Dette gjelder dokumenter som ikke er reelle (påbegynt men som ikke skal sendes), dokumenter som er sendt men ved en feil ikke er journalført osv. Ved å rydde opp i basen og journalføre slike dokumenter i forkant slipper man dermed å overføre mange gamle saker som i realiteten er uaktuelle til ny periode. 

Skarpt periodeskille

Med skarpt periodeskille går man fra en arkivperiode til en annen uten den myke overgangen som en overlappingsperiode innebærer. Man setter strek den samme dagen som man kommer til periodeskillet.

Journalen avsluttes med alle de dokumenter og saker som ble registrert i perioden, også de som fortsatt er aktive eller til behandling i øyeblikket. Man avskriver alle dokumenter og avslutter alle saker. Man flytter ikke noe over til ny periode, verken dokumenter eller journalopplysninger.

Nye dokumenter i saker fra foregående periode registreres i ny periode på ny sak, med nytt saksnummer, nytt saksomslag osv. Det må lages henvisninger fra ny journal (-database) til gammel, og fra gammel til ny, og det bør også legges henvisninger i begge retninger i sakarkivet. Dette gjelder både når man fører journalen elektronisk og når man fører den manuelt.

Man kan selvsagt låne ut saker fra den gamle perioden og bilegge dem, men disse skal legges på plass igjen i den gamle periodens arkiv.

Kilder/litteratur:

Lov om arkiv av 4. desember 1992

Forskrift om offentlige arkiv, § 3-12 - 3-17

Arkivinstruks for Oslo kommune, punkt 3.2

TOBIAS 1/2000