Arkivplan i byrådsavdelingenes arkiv: Ikke satt sammen over natten

Arkivplan er et viktig verktøy for å fremme sikker og effektiv dokumenthåndtering. Det kan imidlertid ta både betydelig tid og personalressurser å lage en god plan. I byrådsavdelingene er nå en arkivplan klar etter halvannet års arbeid, men ingen tror man har fått en endelig plan av den grunn. Planen inneholder derfor også bestemmelser om jevnlig ajourføring.

Av Morten Brøten

Samtidig med innføringen av den parlamentariske styringsformen i 1986, ble det opprettet et sentralt arkiv for de syv byrådsavdelingene (i dag åtte). Arkivet har i dag 11 ansatte og årlig journalføres ca 45 000 dokumenter.

Ønske om en arkivplan

Bakgrunnen for å starte arbeidet med en arkivplan i byrådsavdelingenes arkiv var mangelen på nedfelte regler og rutiner for hvordan det daglige arbeidet i arkivet skulle utføres. Man ønsket seg en totaloversikt over arkivets gjøremål som kunne presenteres for ansatte i arkivet (særlig nyansatte og vikarer) og delvis også for saksbehandlerne i byrådsavdelingene. Arkivet har dessuten vært gjennom stadige endringer i arbeidsrutiner som det har vært behov for å dokumentere. Videre har man lenge ønsket seg en skriftlig og detaljert kartlegging av alt arkivmateriale som byrådsavdelingene er i besittelse av.

Planen er ment å fungere som et "oppslagsverk" for alle som har behov og/eller interesse for kunnskap om arkivet eller arkivrelaterte spørsmål. Målet er å fremme sikre og effektive  dokumenthånd­teringsrutiner i arkivet så vel som i byrådsavdelingene.

Etter at arbeidet med arkivplanen var påbegynt ble forskriften til arkivloven vedtatt. I forskriften stilles det krav om at offentlige organer skal ha en ajourført arkivplan til enhver tid (§2-2). Et tilsvarende pålegg finnes i Arkivinstruks for Oslo kommune hvor det heter at "virksomheten skal utarbeide en arkivplan [..]".

Praktisk gjennomføring

Våren 1998 ble det opprettet en arkivplangruppe. Gruppen bestod av arkivleder og fire arkivmed­arbeidere. En konsulent på arkivet ledet gruppearbeidet. Hvert enkelt gruppemedlem fikk tildelt spesielle saksområder som vedkommende fikk ansvaret å skrive om. Deretter presenterte man det man hadde skrevet på de ukentlige gruppemøtene. De andre på arkivet ble holdt oppdatert om hva som foregikk på disse møtene. Hverken saksbehandlere eller it-personale var representert i gruppen.

Arbeidet med arkivplan var forholdsvis pragmatisk lagt opp fra starten av. Det forelå ingen storslåtte og detaljerte prosjektplaner; det man hadde var et enkelt skriv om hva arkivplanen i grove trekk skulle inneholde, hvilken arbeidsmetode som skulle benyttes samt et tidsperspektiv. Gruppearbeid ble brukt som arbeidsmetode og målsetningen var et utkast innen 01. juli 1998 og en ferdig utarbeidet arkivplan innen 01. januar 1999.

Våren 1999 var det meste av materialet til planen samlet inn og nedskrevet. Ansvaret med å sluttføre arbeidet og sy det hele sammen til en helhet ble tillagt en av gruppemedlemmene.

I oktober 1999 var et utkast til arkivplan ferdig utarbeidet. Utkastet ble deretter overlevert til arkivleder, nestleder, en saksbehandler og til slutt til administrasjonssjefen for gjennomlesning og eventuelle kommentarer. I januar år 2000 var arkivplanen endelig sluttført.

Struktur og innhold

Byrådsavdelingenes arkiv valgte en nokså omfattende forståelse av arkivplanbegrepet. Man forsøkte så godt som mulig å tilfredsstille kravene som er skissert bl.a. i Arkivinstruks for Oslo kommune. Planen utgjør omlag 80 sider; i tillegg kommer alle vedleggene. Selve dokumentet består for det meste av ren tekst. I tillegg har man laget et organisasjonskart og to rutineflytfigurer i tegneprogrammet Visio.

Arkivplanen er oppdelt i følgende seks hoved­deler der hver del tar for seg ett bestemt "tema"; 1 Innledning, 2 Rutiner i arkivet, 3 Saksbehandlerrutiner (setter fokus på forholdet saksbehandler – arkiv), 4 Arkivbegrensning og kassasjon, 5 Periodisering, bortsetting og avlevering, 6 Arkivserier og 7 Definisjoner. De fleste hoveddelene er deretter oppdelt i underkapitler; ett eller to nivåer. Det er stor variasjon mellom de ulike hoveddelenes lengde; alt fra én side til 30 sider.

Rutinebeskrivelsen er todelt ut fra målgruppe; hoveddel to gjelder rutiner for arkivpersonalet mens hoveddel tre gjelder rutiner for saksbehandlerne. Veiledning i bruk av det elektroniske journalføringssystemet for arkivansatte er bakt inn i den øvrige teksten. Veiledning i bruk av saksbehandlersystemet er derimot skilt ut og lagt ved som eget vedlegg.

Vedleggene er en sentral del av arkivplanen. Vedleggene er pr i dag større en selve arkivplandokumentet og vil etter hvert øke ytterligere i omfang. Eksempler på vedlegg er ulike retningslinjer, systemdokumentasjon for edb-systemer, bortsettingslister, oversikt over større endringer som er gjort i databasene, arkivnøkler osv.

Tilgjengelighet og ajourføring

For at en arkivplan skal bli tatt i bruk, må den være så lett tilgjengelig for brukerne som mulig. Planen kan være tilgjengelig i papirform og/eller i elektronisk form. Byrådsavdelingenes arkiv benytter begge formater. Papirutgaven og vedleggene skal oppbevares inne hos arkivleder. På sikt skal arkivplanen i tillegg legges ut på det interne nettverket i byrådsavdelingene. På denne måten har både arkivansatte og saksbehandlere til enhver tid dokumentet tilgjengelig på kontorplassen.

Ajourføring og vedlikehold er svært viktig for at arkivplanen skal være et attraktivt oppslagsverk over tid. Når og av hvem skal planen ajourføres?

I byrådsavdelingenes arkiv skal papirutgaven oppdateres når det skjer større endringer – ellers hvert halvår. Gamle versjoner oppbevares som vedlegg til den oppdaterte arkivplanen. Man trenger imidlertid ikke å ta vare på hele det gamle dokumentet, men kun de delene hvor det har skjedd endringer av betydning. Den elektroniske versjonen oppdateres fortløpende som endringene oppstår. Arkivleder er ansvarlig for at dette gjøres i byrådsavdelingenes arkiv.

TOBIAS 1/2000