Arkivering av barnehagemateriale i Oslo kommune

Byarkivet har opp gjennom årene fått mange spørsmål om hvordan arkivmateriale fra barnehagene skal behandles. Hva skal arkiveres i bydelsadministrasjonene og hva skal arkiveres lokalt i barnehagene? Hva skal journalføres? I hvilken grad kan man oversende dokumentasjon fra en barnehage til en annen? Hva kan kasseres, og hva skal bevares?

Byarkivet har derfor laget et veiledningshefte for arkivering av barnehagemateriale i Oslo kommune.

Av Anne Marit Noraker

Formålet med å få laget et slikt veiledningshefte har vært å få etablert felles rutiner for arkivarbeid knyttet til barnehagemateriale i Oslo kommune, innenfor rammen av gjeldende lover og retningslinjer for arkivarbeid.

Veiledningen gjelder først og fremst for Oslo kommunes bydelsadministrasjoner og underliggende barnehager, men anbefales også brukt i private barnehager hvor Oslo kommune kjøper plasser.

Ansvar for journalføring og arkivering

I arkivforskriften § 1-1 kan man lese at det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i en offentlig virksomhet ligger til virksomhetens øverste ledelse. Det betyr at bydelsdirektørene har det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i barnehagene i sin bydel.

I arkivforskriften står det videre at arkivarbeidet som hovedregel skal være sentralisert. For en del type tjenestesteder i Oslo kommune har det riktignok vist seg mest hensiktsmessig å ha en desentralisert arkivtjeneste hvor journalføring foregår på det enkelte tjenestested. Dette gjelder først og fremst institusjoner som har omfattende saksbehandling, som for eksempel skoler og sykehjem.

Barnehagene har imidlertid svært lite ordinær saksbehandling, og vi ser det som den mest praktiske løsningen at det er bydelsadministrasjonene som skal ta seg av arkivarbeidet for denne typen institusjoner. Det vil si at alle saksdokumenter som er arkivverdige, journalføres og arkiveres i bydelsadministrasjonen _ og ikke i den enkelte barnehage. Barnehagestyreren, eller eventuelt den hun setter til det, må se til at det som skal journalføres blir oversendt bydelsadministrasjonen for journalføring og arkivering.

I og med at bydelsadministrasjonen skal journalføre og arkivere alt som skal tas vare på for ettertiden, er det ikke nødvendig at barnehagene fører journal.

Arkivserier

Inn- og utgående dokumenter som skal arkiveres i sakarkivet skal journalføres. Det som skal inngå i sakarkivet i bydelsadministrasjonen, er blant annet dokumentasjon som vedrører opptak til barnehager, korrespondanse med foreldre og andre institusjoner som vedrører enkeltbarn, saker vedrørende bygging, leie av lokaler og kontrakter, saker vedrørende godkjenning av private barnehager, korrespondanse med barnehager og korrespondanse vedrørende kjøp og salg av barnehageplasser. Videre skal ansettelsessaker legges i sakarkivet, og bydelsadministrasjonene skal ha komplette personalmapper for den enkelte ansatte.

Historikkloggene fra fagsystemet Sats Barnehage og søknader om barnehageplass skal utgjøre egne arkivserier. Oppbevaringsansvaret for slike serier skal ligge hos fagavdeling/seksjon for barnehagesaker i den enkelte bydel.

Selv om arkivansvaret for barnehagesaker ligger i bydelsadministrasjonene, er det likevel nødvendig at barnehagene har hånd om en del av den dokumentasjonen som gjelder barna og den daglige administrasjonen. Dette må til for at ansatte i barnehagene skal kunne utføre sine arbeidsoppgaver. Barnehagen skal ha mapper for hvert enkelt barn (barnemapper) og et register med opplysninger om hvert enkelt barn, gjerne i form av kartotekkort. I barnemappene skal dokumenter og opplysninger om det enkelte barn arkiveres. Veiledningen gir en oversikt over hva dette innebærer.

Dokumentasjon som skal benyttes i barnehagene skal ikke inneholde originalmateriale som skal bevares for ettertiden. Barnehagene skal kun arkivere kopier av arkivverdige dokumenter i den utstrekning det er nødvendig. Når det gjelder korrespondanse som ikke skal journalføres, kan imidlertid barnehagen arkivere originaler.

Fra postmottak til kassasjon og avlevering

Byarkivet anbefaler at all administrativ post til og fra barnehagene går via bydelsadministrasjonen. Korrespondanse som ikke skal journalføres kan gå direkte til barnehagen.

Barnehagene skal ikke oversende materiale i original til andre enn bydelsadministrasjonen, heller ikke til andre barnehager.

Man skal påse at opplysninger og saksdokumenter ikke gjøres tilgjengelige for uvedkommende. Som en hovedregel skal virksomhetene påse at ingen ansatte har tilgang til andre opplysninger enn dem de har saklig behov for i sitt arbeid og at arkivinformasjon ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler.

Inntil det foreligger nye kassasjonsretningslinjer, skal det foretas kassasjon i henhold til Midlertidige retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i Oslo kommune (Oslo byarkiv). Kassasjonsregler for søknader står beskrevet i Rutiner for Barneomsorg. Barnemappene sendes barnets foreldre eller kasseres etter at barnet er sluttet i barnehagen. Det er ikke nødvendig å bevare noen barnemapper - så sant veiledningen overholdes med hensyn til at alt arkivverdig materiale blir journalført og arkivert i bydelsadministrasjonen.

Når bevaringsverdig materiale er blitt 25-30 år skal det avleveres til Byarkivet. Slik avlevering skal avtales i god tid. Det vises for øvrig til Byarkivets veiledning Ordning av arkiv for avlevering. Inntil materialet er blitt 25-30 år, har bydelsadministrasjonen ansvar for forskriftsmessig oppbevaring og håndtering av det.

TOBIAS 4/99