Arkivinstruks for Oslo kommune

Bystyret vedtok den 22.06.99 nytt arkivreglement for kommunens virksomheter: Arkivinstruks for Oslo kommune. Instruksen erstatter det tidligere reglementet i Kommunearkivarens hefte: Arkivordning i Oslo kommune.

Av Tore Somdal-Åmodt

De grunnleggende prinsipper for arkivdanning og dokumenthåndtering er ikke endret, men virksomhetenes overgang til elektronisk saksbehandling, elektronisk kommunikasjon og elektronisk arkiv gjorde det nødvendig å foreta en gjennomgang av retningslinjer og rutiner.

Oslo kommune må til enhver tid kunne dokumentere aktivitet i forhold til de oppgaver den utøver - særlig viktig er dette i forhold til de oppgaver kommunen er forpliktet til etter lov eller avtale. Overgang til elektronisk medium stiller krav til utvikling av standarder og enhetlige rutiner som sikrer tilgangen til bevaringsverdige dokumenter.

1. januar 1999 trådte arkivloven og arkivforskriften i kraft - et regelverk med detaljerte pliktregler for arkivdanning og dokumentbehandling i offentlig virksomhet. Også disse regler regulerer offentlige organers overgang til elektronisk saksbehandling og arkiv.

Arkivloven og arkivforskriften inneholder bestemmelser om dokumenthåndtering og arkivdanning som virksomhetene i Oslo kommune plikter å forholde seg til - uavhengig av arkivinstruksen. Arkivinstruks for Oslo kommune er imidlertid tilrettelagt slik at den skal utfylle og presisere arkivforskriftens bestemmelser der dette er nødvendig.

Sentrale bestemmelser i arkivloven og arkivforskriften er gjentatt i instruksen. Dette kan virke unødvendig, men skyldes behovet for å se bestemmelsene i sammenheng. Arkivinstruksen viser også til annet relevant regelverk og er dermed også en veiviser for kommunens virksomheter til det arkivrettslige regelverk.

Omfang

Instruksen omfatter behandling av dokumenter og arkiv uavhengig av lagringsmedium i alle Oslo kommunes virksomheter. Fortsatt vil kommunens dokument- og arkivproduksjon i årene fremover i hovedsak være papirbasert og støtte seg på manuelle rutiner. Innføring av elektroniske saksbehandlingssystemer endrer dette bildet gradvis. Like fullt er det pr i dag ingen virksomheter i Oslo kommune som helt har innført det som kjennetegner et fullstendig elektronisk arkivsystem: at dokumentproduksjon, saksbehandling og arkivering utelukkende skjer i elektronisk form.

Instruksen støtter en enhetlig og rasjonell dokumentbehandling i virksomheten, og skal samtidig være fleksibel nok til at virksomhetens ulike behov kan ivaretas. Dette innebærer likevel ikke at virksomhetene selv kan bestemme seg for å avvike bestemmelsene i instruksen. Byrådet kan etter søknad innvilge unntak fra arkivinstruksens bestemmelser.

Arkivinstruks for Oslo kommune har følgende hovedpunkter:

· virkeområde og arkivansvar

· arkivorganisering og arkivsystemer

· journal og offentlig journal

· arkivrutiner

· oppbevaring og sikring av kommunens arkiver

· eldre og avsluttede arkiver

Arkivansvar

Bystyret, Byrådet, Byrådslederes avdeling, Byrådsavdeling for kultur- og utdanning, Byarkivet og virksomhetene selv har ulike roller og dermed et ulikt ansvar for den kommunale arkivsituasjon.
Det er virksomhetene (arkivskaperne) som har ansvaret for at det etableres arkiv og arkivrutiner overenstemmende med gjeldende lover, forskrifter, instrukser og god forvaltningsskikk. Med virksomheter menes byrådsavdelinger, kommunale for-valtningsetater, kommunale bedrifter, kommunale sykehus og bydelsadministrasjonene med underliggende tjenestesteder.
Ansvaret innebærer at virksomhetene av eget tiltak må opprette postjournaler, bruke arkivnøkkel, behandle post- og saksdokumenter, innrette journalperioder, arkivavgrense, bevare og kassere, oppbevare og sikre arkiver og innrede arkivlokaler slik arkivforskriften og arkivinstruksen gir anvisning på. En viktig del av Byarkivets rolle er å gi veiledning i de spørsmål som måtte reise seg omkring alle disse forhold.

Arkivplan

Virksomhetene skal i henhold til arkivinstruksen utarbeide en arkivplan med utgangspunkt i veiledning fra Byarkivet. I Arkivinstruks for Oslo kommune redegjøres det for innholdet i en slik plan. Offentlige organer har også i henhold til arkivforskriften en plikt til å ha en ajourført arkivplan. I arkivforskriften må man imidlertid finlese de enkelte bestemmelsene for å få en oversikt over hva arkivplanen skal inneholde.
En arkivplan er god internkontroll. Planen bidrar til at virksomhetene får oversikt over alle arkiver, herunder databaser og fagsystemer – samt de dokumentbehandlingsrutiner som skal gjelde i virksomheten. I tillegg vil kommunen ha god nytte av arkivplanen når arkivmaterialet avleveres til Byarkiv-et. Både historikken, beskrivelsen av virksomheten og systemdokumentasjonen er til (nødvendig) hjelp når arkivmaterialet skal hentes frem og gjøres tilgjengelig for enkeltpersoner, kommunale virksomheter, studenter og forskere.

Organisatoriske endringer

Virksomheter kan endre karakter over tid, enten den fusjoneres eller fisjoneres (splittes), nedlegges eller omorgansieres på annen måte. Endring av status fra kommunal etat til aksjeselskap og konkurranseutsetting av tjenester kan føre til at det må iverksettes tiltak for å beskytte informasjon og proveniens (opphavsmessig sammenheng). Melding om slike endringer skal derfor (så tidlig som mulig) gis til Byarkivet. Vesentlige endringer kan komme til å måtte medføre periodisering i materialet og avlevering til Byarkivet.

Journal og journalføring

Kommunens virksomheter plikter å føre journal over inn- og utgående saksdokumenter. Plikten er opprinnelig forankret i lov om arkiv med tilhørende forskrift. Arkivinstruks for Oslo kommune redegjør for hvilke dokumenter som skal journalføres, hvordan føringen skal gjøres, bruk av offentlig journal og bruk av lagringsmedier.

Journalføring kan gjøres manuelt eller elektronisk. Elektroniske journalføringssystemer skal i henhold til forskriftene til arkivloven normalt tilfredstille kravene i Noark-standarden. I instruksen er dette forhold strammet inn slik at virksomheter i Oslo kommune som i dag anskaffer systemer for journalføring plikter å påse at systemet tilfredstiller Noark-standarden og at systemet omfattes av den rammeavtale som er inngått mellom Oslo kommune og godkjent leverandør.

Journalføring i fagsystemer

Fagsystemer (for eksempel klientsystemer) er en del av virksomhetens arkiv, men skal ikke benyttes til journalføring. Dette fordi systemene ikke tilfredsstiller krav til journalføring i Oslo kommune. Dagens krav til journalføring følger av Noark-standarden: I den beskrives de funksjoner som er nødvendig for at informasjonen kan registreres, lagres, gjenfinnes, mm.

Det antas at svært få – om noen – fagsystemer er tilfredstillende anrettet for journalføring, slik Noark-standarden gir anvisning på.

Lagringsmedier

Oppbevart under gitte forhold ville de altertavler Moses i sin tid brakte ned, i dag kunne både leses og forstås.

Det er avgjørende for fremtidig gjenfinning av informasjon hvilke type lagringsmedier og -formater som benyttes. Kanskje er det derfor ikke så rart at det stilles godkjennelseskrav til det lagringsmedium som skal benyttes til arkivinformasjon som skal bevares og avleveres til Byarkivet.

Det finnes standarder for bruk av papirmedier. Edb-basert materiale skal avleveres til Byarkivet på det medium som Byarkivaren bestemmer. Oslo kommune har pr i dag ikke bestemt hvilke elektroniske lagringsformater og -medier som skal benyttes til langtidslagring av informasjon som erstatning for papir. Byarkivet og Byrådsleders avdeling har imidlertid satt igang dette arbeidet, som er ventet ferdig i løpet av år 2000.

Arkivrutiner

I arkivinstruksen gis det regler for mottak, åpning, registrering og fordeling av dagens post, inklusiv elektronisk post og telefaks. Dokumenter skal knyttes til saker, saker skal behandles, følges opp, avskrives og arkivlegges. Bruk av utlånskort og utlånsfelt letter gjenfinning og kontroll. Hele dokument- og arkivbehandlingen fra a til å er her beskrevet. Meget er kjent fra tidligere "Arkivordning i Oslo kommune".

Periodisering innebærer at arkivserier skal avgrenses i tid. Dette bevarer orden og oversikt ved bortsetting.

Bestemmelser for kassasjon og arkivbegrensning skal skje i henhold til forskrift om offentlige arkiv (arkivforskriften) og retningslinjer gitt av Riksarkivaren og Byarkivet. Inntil videre gjelder de midlertidige retningslinjene som Byarkivet tidligere har utarbeidet på bakgrunn av Riksarkivets bestemmelser. Det er imidlertid ventet at Riksarkivaren lar utarbeide nye regler for bevaring av informasjon i kommunal sektor.

En tilsynelatende evig problematikk synes å kunne være motstrid mellom regler gitt som bevar-ingspåbud (jf arkivforskriften § 3-20) og eventuelle bestemmelser gitt i Datatilsynets konsesjoner gitt i medhold av personregisterloven. Skulle virksom-hetene møte dette som et problem, anbefaler vi at saken umiddelbart tas opp med Byarkivet.

Elektronisk arkiv

Et elektronisk arkiv er noe mer enn et elektronisk saksbehandlingssystem. Saksbehandlingssystemet vil alene kunne bestå av en journalførings- og dokumentstyringsenhet, en saksbehandlingsmodul og eventuelt en utvalgsmodul.

Et elektronisk arkiv forutsetter funksjoner og systemtekniske løsninger som minst sikrer at det elektroniske arkiv fyller samme rolle som det papirbaserte. Noark-standarden stiller krav både til funksjoner og systemtekniske løsninger (spesifikasjoner): Oversikt over og styring av dokumenter, sikkerhet for dokumentasjon i ettertid av saksbehandling og resultat er her noen stikkord. Når det gjelder de lagringsmedier og formater som kan benyttes til langtidslagring av elektronisk materiale, stiller Noark-standarden følgende overordnede krav:

· formatet skal være åpent dokumentert
· det bør være en ISO-standard
· det må støttes av ferdiggjorte og godt etablerte pro-dukter i markedet
· konvertering til arkivformatet må være enkelt å utføre
· det bør være mulig å konvertere vedkommende arkivformat fra de fleste vanlige produksjonsformater, også fra grafikkformat
· det må være mulig å konvertere arkivformater til nye formater senere.

Dette siste kravet er viktig for å sikre fremtidig bruk av materialet.
Noark-standarden lister opp fire typer formater som egner seg for langtidslagring av bevaringsverdig informasjon. De ulike formater egner seg for ulikt arkivmateriale.

For Oslo kommune gjelder det at Byarkivaren skal godkjenne de arkivløsninger i kommunen som medfører at elektronisk arkivering erstatter papirbaserte arkiver. Det er nedsatt en arbeidsgruppe i regi av Byrådsleders avdeling og Byarkivet, som skal vurdere de standarder som kommunen bør benytte og samtidig gi en veiledning i innføring av elektronisk arkiv i kommunen.

Oppbevaring og sikring av arkiver

Instruksen nevner kun de overordnede prinsipper for sikring av kommunens arkiver. Konkrete krav til sikring av arkivlokaler, det være seg for nybygg, ved ombygging og i eksisterende lokaler, er detaljert listet opp i forskriftene til arkivloven kap IV.

Alle virksomheter skal utarbeide en oversikt over sine arkivlokaler og vurdere om de oppfyller forskriftens sikkerhetskrav. Dette arbeidet skal være ferdig innen utgangen av 2001. Rapportene skal etter ordlyden sendes Riksarkivaren til vurdering. Det mest rasjonelle er at virksomhetene i stedet sender resultatet av kartleggingen til Byarkivet for videre bearbeiding og oversendelse til Riksarkivaren.

Eldre og avsluttede arkiver

Eldre bevaringsverdige arkiver og data skal avleveres til Byarkivet. Avleveringsplikten gjelder alle typer bevaringsverdige arkiver og arkivdokumenter. Arkivsaker skal som hovedregel avleveres 25 år etter at sakene er avsluttet. For edb-materiale gjelder kortere avleveringsfrister. Materiale på (utelukkende) elektronisk medium skal avleveres så snart det ikke lenger er i forvaltningsmessig bruk. Dette avtales i det enkelte tilfelle med Byarkivet.

TOBIAS 3/99