Journal-/sak-/arkivsystemer

    
Ny rammeavtale for Oslo kommune

    
Byrådet vedtok 24.06.1994 at det i Oslo kommune skulle
    velges "... et fåtall systemer av større
    omfang som kan dekke hele ... funksjonsområdet journal-/sak-/arkivsystem".
    En av intensjonene med vedtaket var å minske systemmangfoldet
    på dette funksjonsområdet i kommunen. Oslo kommune
    har nå inngått ny rammeavtale med Siemens Business
    Services AS (SBS) om leveranse av journal-/sak-/arkivsystemet
    DocuLive til Oslo kommunes virksomheter.

    
Av Henning Søndergaard


    
Etter anbudskonkurranse i EØS-området ble det
    i oktober 1995 inngått treårig rammeavtale mellom
    Oslo kommune og leverandørene Kvatro Notis AS med systemet
    ON-File (nå eiet av Ephorma AS) og Siemens Nixdorf Informasjonssystemer
    AS med systemet DocuLive. Avtalene ble siden forlenget til 31.12.1999.

    
Ny anbudskonkurranse i EØS-området ble gjennomført
    høsten 1998 og nyåret 1999. Resultatet av anbudskonkurransen
    er at Oslo kommune 27.04.1999 inngikk ny rammeavtale med SBS
    for levering av journal-/sak-/arkivsystemet DocuLive til kommunens
    virksomheter. Rammeavtalen omfatter følgende moduler av
    systemet:

    
* DocuLive Noark Plus (journalmodul)

    
* DocuLive Noark Sak (saksbehandlermodul)

    
* DocuLive Noark Møte og Utvalg for utvalgssekretærer
    (møte- og utvalgsmodul)

    
Rammeavtalen med SBS for systemet DocuLive regulerer alle
    nye anskaffelser av systemer som håndterer generelle journal-/sak-/arkivfunksjoner
    i Oslo kommunes virksomheter. Det vil si at for nevnte funksjonsområde
    er det kun det valgte systemet, DocuLive, kommunens virksomheter
    har tillatelse til å anskaffe. Pålegg om dette gis
    med hjemmel i Byrådets vedtak i sak 1755/94.

    
Den nye rammeavtalen bygger på statens standardavtaler
    for edb-kjøp og vedlikehold, samt Oslo kommunes spesifiserte
    krav. Avtalen regulerer priser, betalingsbetingelser, responstider
    ved feil, osv.

    
Hvem gjelder rammeavtalen for?

    
Den nye rammeavtalen med Siemens Business Service AS skal
    hovedsaklig benyttes av de virksomheter som har besluttet å
    bytte systemløsning og de virksomheter som skal velge
    system/leverandør for første gang.

    
En rekke virksomheter i kommunen benytter i dag journal-/sak-/arkivsystemer
    fra andre leverandører enn SBS, blant andre produktene
    ON-File/JASS, som i dag leveres av Ephorma AS. Disse virksomhetene
    pålegges ikke å bytte systemløsning og leverandør
    selv om ny rammeavtale er inngått med en annen leverandør
    enn den virksomheten i dag har avtale med. De allerede inngåtte
    vedlikeholdskontrakter kan løpe videre, og de kan fornyes
    som tidligere.

    
Den enkelte anskaffelse

    
Den enkelte virksomhet som ønsker å anskaffe
    nytt system, skal inngå egen kontrakt for anskaffelse og
    vedlikehold med SBS, ved å supplere den foreliggende rammeavtalen
    med de nødvendige bilag. Dette er avtalt og regulert i
    rammeavtalen.

    
Kopi av den inngåtte rammeavtalen skal formidles til
    den enkelte kommunale virksomhet gjennom Byarkivet. Overlevering
    av rammeavtalen foretas i form av et kort møte mellom
    virksomheten og Byarkivet, der det er anledning til å avklare
    spørsmål om rammeavtalen og den enkelte anskaffelse.
    Den enkelte virksomhet som planlegger en anskaffelse, bes ta
    kontakt med Byarkivet for formidling av rammeavtale og for avtale
    om møte.

    
Systemeier og systemansvarlig instans

    
Byrådsavdeling for kultur og utdanning er systemeier
    og Byarkivet er systemansvarlig instans for generelle journal-/sak-/arkivsystemer.
    Dette i henhold til Oslo kommunes IT-reglement, jf. byrådsak
    94/1755.

    
I praksis betyr dette at Byarkivet koordinerer kontakt mellom
    brukere, leverandører, systemeier og kommunens kontrollorganer
    i saker av generell art og av allmenn interesse. Byarkivet skal
    videre påse at systemet ivaretar bestemmelser som er gitt
    i statlige eller kommunale regelverk, at det finnes tilbud om
    opplæring m.v. Den enkelte virksomhet ivaretar selv den
    løpende kontakt med leverandøren og evntuelt andre
    involverte parter.

    
Spørsmål i tilknytning til rammeavtalen kan rettes
    til Byarkivet ved Henning Søndergaard eller Siv Skogvik.

    


    
TOBIAS 2/99