Registrering og arkivbegrensning av rundskriv

    
At rundskriv ikke hører hjemme i sakarkivet, har
    lenge vært rådende arkivlære. Det er imidlertid
    grunn til å modifisere dette. Ofte har vi latt være
    å arkivlegge rundskriv vi burde ha betraktet som ordinær
    post. Likevel er det ofte masser av unødvendige rundskriv
    i sakarkivene.

    
Av Leif Thingsrud


    
Mange tror at et rundskriv alltid er et ark hvor det øverst
    på første side står skrevet "Rundskriv
    nr. ...". Særlig i offentlig forvaltning finnes det
    mange slike dokumenter. Men det er også mye annet som sendes
    rundt til mange.

    
Inngående post kan i all hovedsak deles i to hovedkategorier:
    unike og ikke-unike. Til de første regner vi brev og notater.
    De sendes fra Per eller Pål til kommunen, eller fra saksbehandler
    Kari til avdelingssjef Mari. De kan i noen tilfeller ha to eller
    tre mottakere, men forutsetningen er da at alle disse skal saksbehandle
    dem.

    
Til de "ikke-unike" hører foruten alskens
    trykksaker, bøker så vel som reklame, det vi kaller
    rundskriv. Et brev fra f.eks. Statens helsetilsyn til en kommunelege
    kan bli sendt i kopi til alle landets kommuneleger til orientering.
    Dette er da et rundskriv. Når byrådet sender brev
    til "alle etater, bydeler og bedrifter i Oslo kommune",
    er dette også et rundskriv.

    
Arkivbegrenses med viktige unntak

    
Riksarkivarens retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon
    i kommunale arkiv (1987) sa at rundskriv skulle arkivbegrenses
    - med to unntak: Man skulle ikke begrense rundskriv "som
    er nødvendige vedlegg til en sak", og alle rundskriv
    skulle bevares hos utsteder.

    
Det siste unntaket skulle være klart nok. Bak utstedelsen
    av et rundskriv ligger det alltid en eller annen form for saksbehandling,
    som i en del tilfeller også omhandler prinsippielle eller
    presedensskapende spørsmål. Selve rundskrivet er
    sluttdokumentet i denne saksbehandlingen og skal selvsagt følge
    sakens dokumenter.

    
I de slike tilfeller skal også saken bevares for all
    tid. Annerledes er det med saker vedrørende endring av
    kostgodtgjørelse og andre tariffer. Disse kan kasseres
    etter ti år (Retn.linjene s.19). Rundskriv fra etatsadministrasjoner
    til tjenestestedene om rent praktiske detaljer vedrørende
    regnskap, personalforvaltning og kontorordning eller om drift
    og vedlikehold er et annet. Også her burde kassasjon etter
    ti år normalt være fullt forsvarlig.

    
Begrepet "nødvendige vedlegg til en sak"
    er derimot mer uklart, og i Forskrift om offentlege arkiv (1998),
    som erstatter de generelle delene av Retningslinjene, er bestemmelsen
    formulert slik: "dokument som fører til saksbehandling,
    eller som er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast".

    
Det er naturlig å se dette i sammenheng med spørsmål
    om hvorvidt mottatte rundskriv skal journalføres. Her
    har rådende lære vært at det ikke skal gjøres,
    men at rundskriv bare skal settes i en rundskrivperm. Denne lære
    bør nyanseres.

    
Rundskriv i og utenfor saksbehandling

    
Rundskriv som medfører et svarbrev, innrapportering
    e.l. fra virksomheten, skal betraktes som brev. De skal alltid
    journalføres og arkivlegges. For kassasjon gjelder samme
    bestemmelser som om dette var et unikt brev.

    
Det er viktig å merke seg at kassasjon med noen svært
    få unntak omfatter hele saker. Arkivbegrensning går
    derimot på dokumentnivå - hvilke papirer som skal
    regnes som dokumenter i saken.

    
Rundskriv som inneholder informasjon til bruk i saksbehandlingen,
    men som ikke medfører svarbrev, bør registreres
    som mottatte i virksomheten. De skal imidlertid ikke registreres
    som dokumenter i en "sak" i postjournalen, men bør
    føres i et eget register. Med dette er rundskrivene formelt
    arkivbegrenset, noe som medfører at de også kan
    kastes uten at en må gå gjennom kassasjonsprosedyrene.

    
Nummererte rundskriv bør samles i en rundskrivperm
    i arkivekspedisjonen. Unummererte rundskriv kan legges direkte
    til den eller de som trenger informasjonen. Denne fordelingen
    bør avmerkes ved postregistreringen. Rutinene her bør
    nedfelles i virksomhetens arkivplan.

    


    
TOBIAS 2/99