Felles elektroniske dokument-maler for Oslo kommune

Designhåndbok for Oslo kommune er nå sendt ut til alle virksomheter i kommunen. Denne gjengir bl.a. overordnede krav til kontordokumenters visuelle utseende. Utvikling av felles elektroniske dokumentmaler for hele kommunen kan derfor sees som en videreføring eller realisering av designhåndboken på dette området.

Av Henning Søndergaard

Utvikling av funksjonelle og gode dokumentmaler kan være et møysommelig arbeid. Mange virksomheter i kommunen har gjennom flere år betalt dyrt både i tid, kroner og frustrasjoner til dette arbeidet. Alle har gjort mer eller mindre den samme jobben, kruttet er funnet opp gang på gang, og kommunen har betalt mangedobbelt for tilnærmet samme arbeid.

Det skal nå utvikles et standardsett med elektroniske dokumentmaler bestående av kommunens mest brukte dokumenttyper (vist i designhåndboka). Målet med dette arbeidet er at alle virksomheter skal kunne bruke standardmalsettet uten spesialtilpasninger i forhold til bruksmåte. For at dette skal være mulig må stor fleksibilitet bygges inn i malsettet. Virksomhetene skal kunne dekke sine ulike behov/krav til funksjonalitet gjennom enkle valg innenfor standarden. Resultatet av dette skal bli et malsett tett integrert i journal-/saksbehandlersystemene DocuLive og ON-File.

Videre skal det også utarbeides et helt enkelt malsett, som kun innfrir de nye designkravene i kommunen. Dette malsettet kan f eks brukes på mindre tjenestesteder som i dag ikke har noen integrasjon mellom tekstbehandler og journal-/saksbehandlersystem. Malsettene vil bli tilgjengelig for MS Word versjon 6.0 og nyere.

Spesifiseringen av malenes fleksibilitet og funksjonalitet utføres av Byarkivet i nært samarbeid med tre av kommunens virksomheter (Rådhuset, Bydel Søndre Nordstrand og Kontorbedriften) og kommunens leverandører av journal-/sak-/arkivsystemer (Siemens Nixdorf Informasjonssystemer og Telenor Allianse). Selve utviklingen av malene skal utføres av leverandørene.

Så snart malene er ferdige, vil de distribueres kostnadsfritt til alle virksomheter i kommunen. Installasjon av malene må virksomhetene selv besørge. Hvis alt går etter planen, vil malene være klare for distribusjon våren 1998.

TOBIAS 4/97