Bydelsadministrasjonen i Ullern

Satser på arkivplan

Arkivplanen er blitt et viktig hjelpemiddel for administrasjonen i Ullern bydel og den har høynet arkivets status. Arkivpersonalet har mye mer blitt rådgivere for saksbehandlerne, forteller Anne Grete Frøseth og Kristin Parken.

Av Anne Marit Noraker og Leif Thingsrud

- Arbeidet med en arkivplan for bydelsadministrasjonen startet våren 1996, forteller administrasjonskonsulent Anne Grete Frøseth. I 1996 begynte vi også å bruke elektronisk saksbehandlingssystem. Vi er avhengige av å jobbe i team, så vi måtte ha et sted å slå opp med hensyn til rutiner.

Arkivplanen består av to deler: Del 1 inneholder målsetninger, retningslinjer og rutiner, og den ble ferdig sist vinter. Del 2 inneholder oversikter over arkivbestanden. Den lages på avdelingene, men er ennå ikke helt ferdig. Ved siste telling viste den hele 106 arkivserier, slik at behovet for en oversikt er åpenlyst.

Når det gjelder del 1 tok vi utgangspunkt i det vi allerede hadde av rutiner. Så dro vi på arbeidsseminar sammen med BU-sekretæren og informasjonskonsulenten og lagde et utkast som ble gått gjennom punkt for punkt i lederteamet. Det hele har med andre ord vært en svært demokratisk prosess hvor det har vært mange innspill underveis.

- Vi har sett på Byarkivets generelle arkivplan, som ble laget i samarbeid med bydelsadministrasjonen på Søndre Nordstrand, men bandt oss ikke til den, forteller førstesekretær Kristin Parken, som har det daglige ansvaret for arkivet. Vi ser likevel at det er store likheter i del 2, og i del 1 har vi kunnet ta mye fra den generelle planen. Det nye er at vi også har et avsnitt om målene for arkivtjenesten.

Vi skriver opp hva som ikke fungerer helt godt, og skal ta en evaluering av planen etter ett år. Men så langt har det bare vært smådetaljer å notere.

For saksbehandlerne har vi laget en forenklet plan, som kort beskriver de rutinene de skal forholde seg til. Det er lite nytt i disse. Poenget er å ha det skrevet ned, slik at man raskt kan slå opp.

- Vi blir nå ofte kontaktet av saksbehandlerne med spørsmål om hvordan ting skal gjøres, skyter Frøseth inn. Arkivpersonalet har på den måten fått en høyere status.

Før så vi ofte arkivpersonalet stå sammen med saksbehandlere inne i arkivet og bla seg gjennom dokumentbunker på leting etter saker. Det nye sak-arkivsystemet og arkivplanen har gjort at vi har fått en helt annen oversikt og sikkerhet i dokumentforvaltningen.

- Vi har så langt konsentrert oss om selve bydelsadministrasjonen, men vi har planer om opplegg for de forskjellige tjenestestedene etterhvert, fortsetter Parken. Men så langt har de ikke meldt fra om noe stort behov.

- Vi har sagt at hvis de trenger veiledning og opplæring, skal de henvende seg til oss. I fjor hadde vi kurs i saksbehandling og lovverk, avslutter Anne Grete Frøseth.

TOBIAS 4/97