Bilegging og internt utlån

I følge Jørgen H. Marthinsens velkjente bok "Arkivdanning" (Aschehoug 1993) er bilegging "den delprosess innenfor postbehandling der relevante dokumenter blir lagt ved dokumentene i en sak før den blir behandlet". Men hva er "relevante dokumenter"? Og hvor går grensen mellom utlån og bilegging?

Av Anne Marit Noraker

Bilegging

Marthinsens definisjon av bilegging er fra en tid før elektroniske journaler for alvor hadde kommet på banen. I dagens arkivverden må vi begrense "relevante dokumenter" til å gjelde dokumenter i samme sak. Hver gang det kommer inn et brev i en allerede eksisterende sak, skal selve saken finnes frem og legges sammen med brevet ved fordeling til saksbehandling. I de tilfeller hvor saken ikke befinner seg i arkivet, skal det nye dokumentet leveres direkte til saksbehandler. Saksbehandler skal da gis beskjed om å legge dette dokumentet sammen med resten av saken. Skulle saken være utlånt til en annen, skal saksbehandler få beskjed om hvor saken befinner seg.

Hvis det innkomne brevet gjelder en sak som er avsluttet i en tidligere journalperiode, skal det opprettes ny sak. Den gamle saken, inkludert saksomslaget, kan bilegges. Henvisningsmerknader skal i så fall gjøres både fysisk i arkivet og i journalen (se artikkelen avslutning av saker).

Dokumenter i andre saker kan selvfølgelig også være relevante for saksbehandlingen. Saksbehandler vil imidlertid ikke få bilagt dokumenter med andre saksnummer enn brevets. Dette er fordi dokumenter med ulikt saksnummer aldri hører hjemme i samme omslag og at utlån av enkeltdokumenter aldri må forekomme. Saksbehandler kan imidlertid be om å få låne hele saker. Dette går under kategorien utlån og ikke bilegging.

Internt utlån

Arkivet oppfordres til å gjøre saksbehandler oppmerksom på eventuelt andre saker som kan være relevante for saksbehandlingen. Vi anbefaler å benytte presedensarkiv for å lette oversikten over relevante saker for både arkivpersonale og saksbehandler. Arkivet skal kun låne ut saker hvis saksbehandler ytrer ønske om det.

Utlånskort må fylles ut og settes på sakens fysiske plass i arkivet. I edb-journalen skal utlån registreres og utlånslister skrives ut med jevne mellomrom slik at man kan purre på saksbehandlere. I manuelle arkiv bør man føre lister over utlån etterhvert som man fyller ut utlånskortene.

Det må til slutt legges til at saksbehandlere ikke kan få se dokumenter unntatt offentlighet i saker de ikke er autorisert for å få innsyn i, det vil si hvor de ikke er definert som brukergruppe.

Utlån skal som hovedregel ikke skje ved selvbetjening. I små virksomheter, hvor arkivet ikke er bemannet på heltid, kan imidlertid Oslo byarkiv godkjenne at saksbehandlere finner frem i arkivet på egen hånd. Det er en forutsetning at saksbehandlerne er godt kjent med hvor i arkivet de finner sine egne saker. Ingen andre enn arkivpersonalet skal kunne registrere utlån i edb-journalen. Saksbehandlerne må alltid fylle ut og legge utlånskort på sakens plass i arkivet. De skal gi beskjed til arkivpersonalet om hvert enkelt utlån og aldri legge sakene på plass selv. Hvis dette ikke fungerer, må saksbehandlernes rettigheter til selvbetjening innskrenkes.

TOBIAS 4/96