KOARK - standard for kommunale edb-baserte sak- og arkivsystemer

KOARK-standarden er ett av flere tiltak som Kommunenes Sentralforbund arbeider med innen IT-området. Arbeidet med standarden har vært gjennomført etter initiativ fra bl.a. Riksarkivaren og Oslo byarkiv. Oslo byarkiv har deltatt i prosjektgruppen med prosjektsekretær. I november i år forelå endelig KOARK-rapporten fra trykkeriet.

av Grethe Flood og Bjørn Bering

Bakgrunnen for KOARK-standarden er bl.a. innføring av ny kommunelov og ny arkivlov, som vil gi kommuner og fylkeskommuner større forpliktelser når det gjelder dokumentforvaltning. Mange journal-/sak-/arkivsystemer som tilbys på markedet har svakheter når det gjelder funksjonalitet og effektivitet. De er basert på standarder som er utviklet for statsforvaltningen, og som ikke ivaretar kommunale behov i samme grad. Systemene har også svakheter i forhold til de krav som lovverket stiller til informasjonsbehandlingen.

KOARK-standarden skal bidra til å effektivisere og kvalitetssikre arkiv og saksbehandling i kommunal forvaltning. Ved å benytte systemer som bygger på en felles standard, vil kommuner og fylkeskommuner ha større muligheter til å kommunisere med hverandre. I Oslo kommunes virksomheter skal standarden legges til grunn ved valg og bruk av sak-/arkiv-systemer.

Hva er KOARK?
KOARK er en standard for sak-/arkivsystemer i fylkeskommunal og kommunal forvaltning. Navnet KOARK er en avledning av NOARK (Norsk arkivsystem) som siden 1984 har vært standard for statlige journal- og arkivsystemer. KOARK kan betraktes som en kommunal variant av NOARK-standarden på områdene edb-journal og elektronisk saksarkiv, men med justeringer og tillegg som skal dekke kommunale behov.

Men KOARK går utover NOARK-standarden: Det er utarbeidet spesifikasjoner for edb-basert system for behandling av saker i folkevalgte organer, komitéer og andre utvalg, - "utvalgsbehandling". Dette er i tillegg et område som tidligere ikke har vært gjenstand for standardisering.

KOARK bygger på prinsippet om at systemet skal være integrert. I dette ligger at alle delene (komponentene) i systemet inngår i et samspill som er tilpasset virksomhetens behov. Opp-lysninger som legges til rette i en del av systemet, skal kunne henges inn i andre deler når dette er hensiktsmessig.

Sak/arkivsystemet utgjør bare en del av de edb-baserte informasjonssystemer (eksterne fagsystemer) som kan være til nytte i saksbehandlingen. Det skal derfor være mulig å få til en integrasjon mellom KOARK-systemet og andre informasjonssystemer. Ved å tilpasse seg grensesnittet i KOARK
vil andre informasjonssystemer være åpne for integrasjon med den dokumentadministrative kjernen (edb-journalen) i KOARK.

Rapportens utforming
KOARK-rapporten er utformet som en kravspesifikasjon beregnet for leverandører som utvikler sak-/arkivsystemer. For forvaltningsorganer og andre virksomheter i kommunal sektor skal rapporten gi oversikt over krav som stilles til et sak-/arkiv-system og være et hjelpemiddel ved valg av slike systemer. I tillegg kan standarden være nyttig ved utarbeidelse av interne rutiner og funksjoner for saksbehandling og arkiv.

Rapporten er delt i seks deler som omfatter (1) en generell introduksjon til systemet;(2) krav til journalføringssystemet, (3) prinsippløsninger for elektronisk saksarkiv og elektronisk post; (4)krav til saksbehandlingsfunksjoner; (5)krav til modul for utvalgsbehandling og (6) prinsipper for periodisering og langtidslagring.

Rapporten angir hvilke prinsippløsninger som skal legges til grunn for et edb-basert sak-/arkivsystem. Standarden beskriver hvilke felt, tilleggsregistre og utskrifter systemet skal og bør inneholde samt krav til funksjonalitet. Samtidig gir standarden detaljert beskrivelse av saksgangen i utvalgsbehandlingen. Den viser hvordan funksjonene kan utføres og hvem som utfører de ulike oppgavene. Det er her opp til den enkelte kommune/fylkeskommune selv å bestemme hvem som skal inneha de ulike roller i utvalgsbehandlingen.

KOARK-standarden inneholder ikke edb-tekniske løsninger eller detaljerte spesifikasjoner av brukergrensesnittet (hvordan systemene skal kommunisere med brukeren). Standarden er derfor uavhengig av leverandør, databasesystem og utviklingsverktøy. Det er opp til leverandørene å utvikle sine systemer innenfor de rammer standarden setter.

Videreutviklingen av NOARK og KOARK
Prosjektgruppen har forsøkt å legge forholdene til rette for utviklingen av en standard som kan være felles for stat og kommune. Det forutsetter at spesifikasjonene i KOARK blir innarbeidet og ført videre i nye versjoner av NOARK (NOARK-4 og senere versjoner). Riksarkivaren vil koordinere det videre arbeidet med NOARK og KOARK. Det er en forutsetning at kommunale interesser og erfaringer blir representert i det fagmiljøet som vil vedlikehold en slik felles standard.

NOARK/KOARK-standarden blir selvfølgelig ikke "ferdig" en gang for alle. KOARK og NOARK bør snart suppleres med mer detaljerte standarder for elektronisk fulltekstarkiv og elektronisk post, bl.a. slik at disse systemene kan integreres med systemer for saksbehandling og journal. Standardene må dessuten vedlikeholdes i forhold til nye muligheter for systemutforming. Det kan allerede nå stilles spørsmål ved om ikke spesifikasjonene legger for sterke bindinger og begrensninger på edb-teknisk systemdesign.

KOARK representerer et stort framskritt for alle som arbeider med kommunal informasjonsbehandling, men arbeidet aktualiserer også utviklingsoppgaver som det haster med å få gjennomført.


TOBIAS 4/95