ARKIVPERIODISERING ER VIKTIG!

Av Marcia Berg

"Arkivperiodisering" - hva er det?
Arkivperiodisering er kort og godt: Inndeling av arkivmaterialet i tidsperioder. Hensikten er å sikre effektiv ordning og gjenfinning av arkivmaterialet samt bevaring av viktig kommunal dokumentasjon.

Emnet var tema for byarkivets infomøter for opplærings- og edb-ansvarlige i etatene som ble holdt i september. I tillegg tilbyr byarkivet opplæring i arkivperiodisering for arkivansvarlige i etatene som ukentlige dagskurs hele høsten.

Regelen om arkivperiodisering fins allerede i Arkivordningen for Oslo kommune (punkt 9.2), men har ikke blitt innført i praksis i dagligarkiver i kommunen. Imidlertid er overmette databaser og overfylte arkivhyller og skuffer ikke ukjente i Oslo kommunes saksarkiver. Innføring av 5-års periodeinndeling i arkivmaterialet er helt nødvendig for å unngå de negative konsekvensene som oppstår. Mange har dessverre opplevd en kriselignende situasjon når databasen er overbelastet. Det gjelder også når arkiv flommer utover alle grenser. Det er fare på ferd når arkivet eser ut, slik at man får problemer med å finne igjen saker. Hvis man også i ren desperasjon kaster alt - eller svart mye - kan resultat kan være tap av viktig arkivmateriale som kommunen har plikt og ansvar for å bevare. Administrasjonssjefer og arkivansvarlige må derfor på forhånd sørge for at slike problemer ikke oppstår.

Ved omlegging til ny arkivnøkkel fra nyttår 1996, innføres 5-års arkivperioder i samtlige saksarkiver i Oslo kommune. Vi setter strek i postjournalen og i det fysiske arkivet. Dokumenter som kommer inn og sendes ut etter 01.01.1996 blir klassert etter den nye arkivnøkkelen, registrert og arkivert i en ny arkivperiode - ny postjournal; ny database, osv...

Forberedelse i egen virksomhet
Byarkivets info-møter og dagskurs legger vekt på et godt forarbeid for at prosjektet skal kunne gjennomføres ute i den enkelte virksomhet. Tidsplanen for arkivnøkkelprosjektet som er sendt til alle administrasjoner i brev av 01.06.94, legger utformingen av etatenes egne planer for aktiviteter og tiltak til denne høsten. Planene skal tilbakemeldes byarkivet, snarest før årskiftet. I opplæringsmaterialet for arkivperiodisering er det vedlagt et skjema til bruk for etatenes tilbakemelding til byarkivet.

Etatene bør få satt ned arbeidsgrupper snarest, helst før årskiftet. Da har de hele 1995 til disposisjon for å gjennomføre forberedelsesarbeidet til avslutning av arkivperioden, opprettelse av ny arkivperiode og innføring av den nye arkivnøkkelen fra januar 1996. Det vil være nyttig i den enkelte virksomhet om alle oppmuntres til effektiv bruk av tiden i året som kommer. Vi tenker spesielt på de arkivansvarlige medarbeidere som skal utføre jobben og hvor viktig er det er for dem at de nødvendige ressurser osv. ligger godt til rette for gjennomføring av prosjektet.


TOBIAS 4/94