![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
I juni sendte Riksarkivaren utkast til Noark-4 på høring. Det har lenge knyttet seg store forventninger til den nye utgaven av standarden. Hva bringer utkastet av nyheter?
Av Ranveig Låg
Noark-standarden er en kravspesifikasjon for arkivsystemer i offentlig forvaltning. Standarden stiller krav til arkivsystemer - til hvilken funksjonalitet de skal ha og hva slags informasjon som skal kunne legges inn i dem. Programvareleverandørene forholder seg til Noark-standarden når de utvikler arkivsystemene. Standarden er ikke knyttet til noen bestemt leverandør, men utvikles av Riksarkivaren. Det er også Riksarkivet som godkjenner de ulike arkivsystemene som Noark-programmer. Første versjon av Noark-standarden ble utviklet i 1984. Senere har det kommet flere utgaver. I 1995 kom en egen versjon tilpasset kommunesektoren: Koark. Noark-4 avløser både Noark-3 og Koark.
De to journal-/sak-/arkivsystemene som skal brukes i Oslo kommune, ON-File og DocuLive, bygger begge på Noark-standarden.
Noark-4 - en fullvoksen standard
Noark-4 er den største revisjonen av Noark-standarden noen sinne. Den bygger på arbeidet i Noark-3 og Koark, men er likevel langt mer omfattende og kompleks. Noark-3 fylte omtrent 150 sider. Noark-4 fyller omlag 400 sider, og skal trykkes i to bind. Svært mye ny funksjonalitet er beskrevet i det utkastet som foreligger. Standarden har vokst fra et elektronisk journalføringsystem til et komplett elektronisk arkivsystem. Dette innebærer blant annet fullt utbygd elektronisk arkiv, forbedringer av journaldelen og muligheter for samspill med saksbehandlingssystemer, fagsystemer og systemer for e-post.
Standarden beskriver nå systemer som skal bestå av fem moduler eller hoveddeler: Modul for journal og arkivstyring, modul for elektronisk arkiv, modul for administrativ oppbygging og arkivstruktur, modul for brukerroller og tilgangskontroll og modul for utvalgsbehandling.
Modul for journal og arkivstyring
Arkivstyringsmodulen erstatter journaldelen i Noark-3/Koark, men arkivstyringsfunksjonene går nå så langt utover tradisjonell arkivstyring at det ikke lenger er hensiktsmessig å benytte dette begrepet. Modulen er selve kjernen i Noark-systemene. Her registreres, lagres og gjenfinnes opplysninger om saksdokumentene. Det er her dokumentene knyttes sammen til saker og sakene knyttes til mappe, arkiv, saksbehandler og administrativ enhet. Modulen holder oversikt over saksdokumentene, enten de er lagret elektronisk eller på papir, og tilgangen til de elektroniske dokumentene går gjennom den. Også behandlingsoppfølging, lagring av behandlingslogger og produksjon av rapporter og statistikk skjer herfra.
Elektronisk arkiv
En viktig nyvinning i standarden er at det er utviklet en egen modul for elektronisk arkiv. Om utkastet til arkivinstruks går igjennom på dette punktet, vil det bli anledning til å la arkivet være elektronisk uten at det eksisterer noe arkiveksemplar på papir. Det har også tidligere vært anledning til å knytte elektronisk lagrede dokumenter til journalposter i arkivsystemet, men funksjonaliteten er nå kraftig utbygget. Blant annet kan ett og samme dokument nå knyttes til flere journalposter.
Når man lagrer saksdokumentene elektronisk, må man erstatte de funksjonene som påskrifter, rettelser, konsepter, stempler og lignende har hatt til nå. Blant annet derfor har man gjort det mulig å lagre saksdokumenter i flere versjoner i det elektroniske sakarkivet. Dessuten skal merknader kunne lagres elektronisk både til saksposten, dokumentposten og direkte til det elektroniske dokumentet.
Vanlige tekstbehandlingsformater er proprietære, mangfoldige og i stadig endring. Dette gjør dem uegnet til dokumentutveksling og langtidslagring, fordi lagrede dokumenter ikke kan leses på annet utstyr enn det som ble brukt til å produsere dem. Konsekvensen av å basere seg på den originale programvaren i en slik situasjon, er at et elektronisk arkiv blir uleselig med ordinært utstyr i løpet av noen få år. Hvis man i det offentlige baserer seg på elektronisk lagring uten å ta hensyn til dette, vil resultatet være en forvaltning som kontinuerlig sletter sine spor.
Den eneste brukbare løsningen på problemet er å konvertere alle dokumenter som skal bevares over tid til ett eller flere standardiserte formater. I og med Noark-4 og modul for elektronisk arkiv har man tatt stilling til hvilke standardformater som skal gjelde som arkivformater for langtidslagring i Norge. Prosjektgruppen for Noark-4 har innstilt på at Riksarkivaren bør akseptere formatene ISO 8859-1 (ASCII), SGML (inkludert HTML og XML), TIFF og PDF.
Arkivstruktur og periodisering
I de nye Noark-systemene skal begrepet delarkiv erstattes med begrepet arkiv, og det kan være flere arkiver innenfor en og samme base. Videre er det innført et nytt begrep arkivdel. En arkivdel kan være en hvilken som helst del av et arkiv. I Noark-4 er begrepet knyttet opp mot ordningssystem, slik at det bare kan benyttes ett ordningssystem innenfor en arkivdel. Hvert ordningssystem kan likevel være knyttet til flere arkivdeler. Et eksempel på en arkivdel kan være en objektserie, for eksempel personalmapper. Hva man skal betrakte som en arkivdel, bør blant annet bestemmes med utgangspunkt i ulike behov for periodisering i forskjellige deler av arkivet.
Ordningen med faste perioder ble innført da Noark-standarden kom. Men ikke alle serier egner seg like godt for bortsetting i faste bolker. I arbeidet med Noark-4 har man derfor lagt vekt på å skape større fleksibilitet i forbindelse med periodisering og bortsetting. Det er i denne sammenhengen sentralt at man kan operere med flere arkivdeler. Prinsippene for periodisering kan variere fra arkivdel til arkivdel. I til tabellen arkivdel, som inneholder informasjon om de ulike delene i arkivet, er det et felt hvor man skal registrere hva slags bortsettingsprinsipp som benyttes for denne arkivdelen. Det er to hovedprinsipper. I emneordnede arkivdeler skal man benytte faste arkivperioder med bortsetting av saker som er avsluttet innenfor hver periode. Det er bare i objektordnede serier man skal kunne bruke andre prinsipper, og det vil i de fleste tilfeller dreie seg om bortsetting av objekter som er blitt uaktuelle i løpet av perioden.
Hver periode innenfor hver arkivdel skal holdes sammen som en enhet også historisk. Dette gjør det blant annet mulig å holde ulike arkivdeler i samme database over flere perioder selv om man f.eks. har bruk forskjellig arkivnøkkel i forskjellige perioder. For å få til dette, finnes det i tabellen arkivdel også et felt hvor man skal registrere informasjon om hvilken status arkivdelen har. Standardverdier her skal blant annet gjøre det mulig å markere at arkivdelen er aktiv (A), at den er inne i en overlappingsperiode (O) eller at den er bortsatt (B). Dersom status er satt til O eller B, skal man kunne vise til en arkivdel som har overtatt i neste arkivperiode etter den som er inne i en overlappingsperiode eller som er bortsatt. Den nye arkivdelen har man valgt å kalle for arvtaker. Hvis man registrerer et dokument i en arkivdel som har status O, overfører systemet automatisk registreringen til arkivdelens arvtaker.
Andre felt i tabellen arkivdel gjør det blant annet mulig å registrere arkivdelens startdato, sluttdato og fysisk adresse.
Ellers er det nytt i standarden at man ikke behøver å sanere journaldatabasen samtidig som man setter bort. Det stilles altså ikke lenger krav om samsvar mellom arkivperiode og journalperiode. Når man sanerer databasen, skal det være hele avsluttede perioder som tas ut. Det er lagt opp til at det skal defineres en rapport som forteller hvilke arkivdeler som er satt bort.
Andre nyheter
En annen nyhet i Noark-4 er at man har utvidet adgangen for aktører utenfor arkivet til å registrere. Det kan knyttes flere avsendere eller mottakere på samme dokument eller journalpost. Det er mulig å foreta separat behandlingsoppfølging for hver av mottakerne. Koblingen mellom henvendelse og svar er utvidet til også å gjelde interne dokumenter, og det funksjonelle skillet mellom interne og eksterne dokumenter er i det hele tatt opphevet, selv om dokumenttypene er beholdt.
Det er mye nytt i styringen av lese- og skrivetilgang, som er blitt langt mer differensiert enn før. Anledningen til å lese og skrive i databasen styres nå ut fra både den enkeltes rolle, hvilken avdeling den enkelte hører til og utfra hvilke saker den enkelte har ansvar for å behandle. Utviklingen av tilgangstyringen er gjort i samarbeid med Presseforbundet og Justisdepartementet.
Det er spesifisert en god del nye rapporter, blant annet statistikkrapporter. Samtidig er oppstilling og layout på utskriftene nå overlatt til leverandørene. Det samme gjelder utforming av skjermbilder og brukergrensesnitt.
I utvalgsmodulen er det en nyhet at det nå kan knyttes flere politiske saksganger til en og samme arkivsak. Det er også spesifisert en standard for hva som skal journalføres, hva som kan journalføres og hva som ikke skal journalføres.
TOBIAS 3/98