Pleie av presedenssaker

En presedenssak er en sak som danner mønster for hvordan lignende saker skal behandles. Den er med på å utfylle det eksisterende regelverket. En systematisering av virksomhetens presedenssaker vil virke som et redskap til å sikre likebehandling, korte ned saksbehandlingstiden og sikre at presedenssaker ikke utsettes for kassasjon. - En saksbehandlers drøm!

Av Anne Marit Noraker

Når en ny saksbehandler kommer innom arkivet for å få vite mest mulig om prinsippavgjørelser innen eget fagfelt, hva gjør arkivet da? Finnes det en oversikt over slike saker? Ligger sakene i saksarkivet eller utskilt i eget presedensarkiv? Eller må man for eksempel lete i personalmapper for å finne rettsavgjørelser, prinsipputtalelser fra kommuneadvokaten eller pålegg fra Arbeidstilsynet som har kommet opp i forbindelse med enkeltansatte? Hvor stor sannsynlighet er det for at slike saker kan bli utsatt for kassasjon?

Kommunale virksomheter skal bevare sine presedenssaker (Riksarkivarens retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv, 1987). En slik oversikt vil også være et godt verktøy til å gi økt likebehandling av saker og nedkortet saksbehandlingstid.

Sakene kan systematiseres i form av et register som viser til saksarkivet, eller ved at man oppretter et særskilt presedensarkiv. Vi anbefaler som hovedregel at sakene skal ligge i saksarkivet med et presedensregister som inngang.

Et presedensregister er et hjelperegister med henvisninger til presedenssakenes arkivkode og journalnummer. En elektronisk registrering av sakene, i form av en markering i skjermbildet på saksnivå, åpner for gode søkemuligheter og registeret lages automatisk. Alle saker med presedensskapende virkning, oppbevares i saksarkivet eller den spesialserien de tilhører.

Normalt vil presedensregisteret være et tilstrekkelig hjelpemiddel til å holde orden på sakene. Registeret må i så fall gjennomgås nøye ved enhver kassasjon. Det er en fordel at alle presedenssakene har fått et eget merke på omslaget eller mappen slik at de blir enkle å skille ut. Ved en slik gjennomgang skal presedenssakene overføres til bortsettingsarkivet på vanlig måte. Uten gode rutiner for dette, kan presedenssaker lett bli borte for alltid.

I enkelte tilfeller kan det være mest hensiktsmessig å opprette et eget presedensarkiv. Dette gjelder saker i større serier som ellers skal kasseres i sin helhet. Presedensarkivet kan i så fall komme enten som et tillegg, eller som et alternativ til presedensregisteret. Velger man å lage et presedensarkiv, kan presedenssakene stilles opp etter den systematikk virksomheten måtte finne mest formålstjenlig, for eksempel etter lovparagraf. Kopier av sakene skal ligge på den opprinnelige plassen i arkivet.

Det er saksbehandleren og dennes overordnede som avgjør om en sak kan gi presedens. De skal både videreformidle slike avgjørelser til arkivet og siden undersøke om registrering av presedens er foretatt. Et informasjonsskriv fra arkivet om dette kunne kanskje være på sin plass før man tar i bruk disse rutinene?

TOBIAS 3/97