![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Rapporter utgjør en del av problematikken rundt arkivering av trykksaker. Tidligere i år har Tobias tatt for seg trykksaker i arkiv (1/96), men i og med at Oslo vann- og avløpsverks bibliotekar og arkivpersonale har brukt tid og krefter på å gå gjennom sine rutiner, henger Tobias seg på og legger fram noen betrakninger omkring rapporter som arkivverdig materiale.
Etter en befaring i OVA etterspurte byarkivet et initiativ til å få på plass retningslinjer for arkivering av egenproduserte rapporter. OVA tok oppgaven seriøst og har gått grundig gjennom sine rutiner i forbindelse med produksjonen av rapporter. Det de har kommet fram til, er nedfelt i et internt rundskriv til alle involverte.
Rapporter er på lik linje med mange andre trykksaker dokumenter som faller mellom to stoler _ er dette kun biblioteksmateriale eller også arkivdokumenter? OVA er helt klare i sin konklusjon: Rapportene er begge deler. Derfor er det to rutiner som det må tas hensyn til: arkivinstruksene og pliktavleveringen til Nasjonalbiblioteket. For OVA er det derfor også to fagmiljøer som skal håndtere den ferdige rapporten _ biblioteket og arkivet. En grunnregel for behandlingen av dem er at ni eksemplarer oversendes biblioteket, hvorav syv sendes til Nasjonalbiblioteket, ett overføres til OVAs eget rapportbibliotek og ett overføres saksarkivet og arkiveres i sin sakssammenheng.
OVA har identifisert ni ulike rapporttyper som biblioteket og saksarkivet kan komme i kontakt med. Det vil gå for langt å gå gjennom de ulike kritriene som OVA skiller rapportene etter, men hovedtendensen er at man skiller mellom rapporter produsert av OVA alene og OVA med samarbeidspartnere, hvorvidt OVA er den som sender ut rapporten og hvorvidt rapporten er for offentligheten eller ikke.
For byarkivet og arkivmiljøet er det et vesentlig punkt at det blir saksbehandling rundt en rapport. Det å knytte rapportene sammen gjennom en journal er et vel så kraftig verktøy for gjenfinning som ethvert bibliotekssystem. Er man ute etter rapporter rundt et spesielt tema vil biblioteket kunne hjelpe oss. Men spør man hvorfor rapporten ble produsert, hvem som tok initiativet, hvem var involvert, hvor lang produksjonstidenvar, om det var det uenighet på vesentlige punkter etc., kan ikke bibliotekenes verktøy gi fullgode svar.
OVA har opprettet et eget rapportbibliotek for å kunne håndtere den store mengden rapporter som blir produsert og mottatt i etaten. Det er imidlertid ikke klart ut fra rundskrivet hvorvidt rapportenes underlagsmateriale også tas vare på sammen med rapporten.
Fra Oslo byarkivs synsvinkel vil vi hevde at det er viktig at slikt materiale _ det være seg saksbehandling, notater innad i prosjektgruppen, møtereferater, statistikk eller andre empiriske data _ blir holdt samlet og tatt vare på. Byarkivet betrakter det som det eneste faglige forsvarlige at et arkiv inneholder dokumentasjon av rapporten fra initiativ til ferdig trykking. All korrespondanse i forbindelse med arbeidet bør derfor journalføres og samles på ett saksnummer (ulike saksnummer lenkes). Ethvert rapportprosjekt bør som en følge av dette kanskje få et saksnummer i stedet for eller i tillegg til et "rapport-løpenummer".
En virksomhet som er involvert i mange rapportprosjekter, bør kanskje vurdere å opprette en egen arkivserie utenfor saksarkivet for rapporter. Serien bør inneholde alt underlagsmateriale og kopier av journalført korrespondanse som blir produsert innenfor prosjektets rammer, samt et eksemplar av rapporten. Referansen til saksarkivet beholdes likevel gjennom saksnummeret, og i saksarkivet arkiveres kun den journalførte korrespondanse, samt et eksemplar av den ferdige rapporten. Det å opprette en egen arkivserie gir fordeler både med hensyn til oversikt over prosjekter, plassbesparing i saksarkivet og i forbindelse med kassasjonsarbeid.
Opprettelsen av et eget rapportarkiv vil vel være et for stort skritt for de fleste av kommunens virksomheter. Det er derfor ingenting i veien for at rapporter arkiveres sammen med den saksbehandling som følger med arbeidet. Men skal saksarkivet kunne fungere som vert for en "rapportserie" er det viktig at det blir saksbehandling rundt den. Om ikke annet må følgebrevet journalføres, det være seg om rapporten er ment for internt og/eller eksternt bruk.
OVAs store produksjon av trykte rapporter er det vel få av kommunens virksomheter som kan skilte med, men de erfaringer OVA har, og de skritt de har tatt for å få orden på sine egne rapporter er sikkert av interesse for flere. Vi oppfordrer derfor andre virksomheter med "rapportproblem" i arkivene til å ta kontakt med OVAs arkivleder for å få tilgang til det interne rundskrivet.
OMH
TOBIAS 3/96