Kart og tegninger i arkiv

Kart og tegningsmateriale er viktig for vår kunnskap om topografi, eieforhold, samfunnsplanlegging, bybilder, bomiljø og teknisk utvikling.
I det norske arkivregelverket er emnet lite utbygd. Riksarkivets "Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv gjeldende fra 4. juni 1987" inneholder f.eks. ingen nærmere detaljer om tegningsarkiv under punktet om tekniske oppgaver.
Det svenske Riksarkivet har imidlertid utgitt "allmänna råd om bevarande och gallring av kartor och ritningar hos kommuner och landsting" (RA-FS 1991:13) som gir oss noen nyttige tips.

Av Ellen Røsjø

Kart og tegninger er arkivmateriale og skal sikres mot brann, fukt og uautorisert atkomst. Det er ikke tillatt å bruke originaler som veggpryd eller gaver til en ansatt som går av med pensjon. I slike tilfelle skal man bruke kopier. Vi må være nøye med at referansemateriale av betydning for å forstå et kart eller en tegning bevares når kart-/tegningsmaterialet skal bevares.

Moderne papir - et arkivproblem

Fram til omkring 1870 var alle kart og tegninger lagd på klutepapir som har god arkivbestandighet. Etter 1870 har man brukt forskjellige materialer som har det til felles at de ikke er arkivbestandige. En tegning lagd på folie eller tremassepapir kan ikke bevares og håndteres i hundrevis av år sjøl om papiret er godkjent for arkivformål. Blåkopier og diaskopier har dårlig arkivbestandighet. Det gjelder også magnetbånd og disketter som bare kan bevare informasjonen i 5-10 år. Bare om man rutinemessig omkopierer dem, kan informasjonen i prinsippet bevares.
Til langtidsbevaring av kart og tegninger anbefaler derfor det svenske Riksarkivet at man bruker arkivbestandig papir. På visse betingelser som går på tekniske krav og rutiner kan mikrofilm brukes. Det er nå mulig å kopiere gamle kart og tegninger til arkivbestandig papir eller å mikrofilme. Her er fargemikrofilm best. Den har nå om lag like lang holdbarhet som svarthvit mikrofilm. I tillegg bør kart og tegninger oppbevares plant, mørkt og svalt (ca. + 18%) i et lokale med ca. 50% relativ luftfuktighet. De tegningene som fra starten er framstilt med tanke på mikrofiling, kan kasseres etter filming.
Ved digital lagring av kart må man ha en rutine for bevaring i intervaller, dvs. man bevarer hvert 10. år et arkivbestandig eksemplar av kart som normalt ajourføres, evt. oftere avhengig av omstendighetene.

Bevar bygningstegninger!

Samtlige byggesakstegninger skal i følge de svenske rådene bevares. Det gjelder også revne hus. Mikrofilmes de, stilles det visse krav. Eldre tegninger kan egne seg dårlig for mikrofilm. De bør derfor bevares også om de filmes, så originalene kan brukes i forskning. I tillegg bør verdifulle tegninger samtidig kopieres over på arkivbestandig papir.

TOBIAS 3/94