![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Det er snart tre år siden Oslo kommune inngikk rammeavtaler for journal-/sak-/arkivsystemer med systemleverandørene Kvatro Notis AS og Siemens Nixdorf Informasjonssystemer AS. En del nyttige erfaringer er gjort både med rammeavtalene og selve systemene. I dag står vi foran overgangen til en stadig mer elektronisk støttet saksbehandling og arkivering, hvilket trolig blir den største utfordringen innen vårt fagfelt i tiden som kommer.
Av Henning Søndergaard
Byrådet vedtok 24.06.1994 at det i Oslo kommune skulle velges "... et fåtall systemer av større omfang som kan dekke hele ... funksjonsområdet journal-/sak-/arkivsystem". Etter en større anbudsrunde i hele EØS-området ble det i oktober 1995 inngått rammeavtale mellom Oslo kommune og leverandørene Kvatro Notis AS med systemet ON-File (nå eiet av Telenor Allianse AS) og Siemens Nixdorf med systemet DocuLive. Det var disse systemene som i 1995 best tilfredsstilte offentlige standarder (Koark - Kommunal standard for edb-baserte sak-/arkivsystemer) og Oslo kommunes kravspesifikasjon for journal-/sak-/arkivsystemer. Rammeavtalene er basert på statens standardavtaler for edb-kjøp og vedlikehold (1989/92) og setter svært strenge krav til edb-leverandører. Ytterst få av leverandørenes ønske om unntak fra avtalen ble akseptert og lagt inn i avtalenes såkalte endringskataloger.
Rammeavtalene innebærer at kun systemer fra disse leverandørene er tillatt å anskaffe for bruk i virksomhetene i Oslo kommune.
Artsmangfoldet redusert
En av hovedårsakene til inngåelsen av rammeavtalene var å redusere mangfoldet av elektroniske systemer innen feltet journalføring, generell saksbehandling og arkiv. I 1994 registrerte Byarkivet ikke mindre enn 26 ulike systemer av denne typen i Oslo kommune. Tolv av disse var utviklet av eller for kommunens virksomheter. Få av disse systemene var f. eks. tilfredsstillende i forhold til kravene i Noark/Koark. En slik situasjon stilte kommunen overfor store utfordringer i forhold til standarder, lovverk og kommunens krav til informasjonsbehandling. Sikring av tilgang til elektronisk informasjon i samtid og ettertid ville bli et sentralt spørsmål/problem i den nærmeste fremtid.
Etter snaue tre år, har 48 av kommunens ca åtti virksomheter anskaffet systemer fra en av de to leverandørene. Reduksjonen av systemmangfoldet innen feltet er åpenbar og i tråd med målsettingen. Rammeavtalene fungerer også godt som en rabattavtale. Videre sparer den de enkelte virksomhetene i kommunen for et større grunnleggende kravspesifiseringsarbeid og store anbudsrunder ved anskaffelse.
Tungvinte saks-behandlersystemer?
Den elektroniske postjouralen er grunnstammen i et integrert journal-/sak-/arkivsystem. Journalmodulen er også den første modulen som installeres og tas i bruk i virksomheten (evt. samtidig med andre moduler). I de fleste av de 48 virksomhetene som har tatt systemene i bruk, fungerer denne modulen meget bra. Modulen er driftsmessig stabil, brukerne behersker den raskt og er stort sett godt fornøyde.
Innføring av saksbehandlermodul og modul for utvalgsbehandling, er mer krevende og stiller større krav til virksomheten. Dette er gjennomgående systemer, og involverer mange mennesker. Det er en lang og krevende prosess å modne en stor virksomhet til å innføre et slikt system, og videre la systemet etablere seg. Mange saksbehandlere opplever systemene mer som en byrde, enn som et hjelpemiddel i sitt arbeid. Årsakene til dette kan være mange og sammensatte, men oftest er det en kombinasjon av for lite gjennomarbeidede innføringsprosjekter og at systemenes brukergrensesnitt kan oppleves som for dårlig. Modulene for saksbehandling og spesielt utvalgsbehandling er yngre og mindre gjennomprøvet enn den elektroniske postjournalen. Modulene er i en kontinuerlig utvikling til det bedre, men inntil videre er innføring av disse modulene noe som ytterligere øker kravene til gode innføringsprosjekter og opplæring.
Innføringsprosjektene er helt avgjørende for hvor vellykket innføring og bruk av et journal-/sak-/arkivsystem vil være. Det kan faktisk avgjøre om systemet kommer til å oppleves som godt eller "ubrukelig". Elementer som bør være med i et godt innføringsprosjekt med gode forutsetninger for å bli vellykket er ledelsesforankring, mye informasjon og motivasjon til alle berørte i virksomheten, opplæring og brukerstøtteapparat, og grundig rutinegjennomgang.
På vei mot det papirløse kontor
En utfordring fremover vil bli overgangen til det som så lenge har vært omtalt som det papirløse kontor. Det er mange mange år siden dette første gang ble nevn som en visjon. Vi er fortsatt inne i en lang teknologisk og sosial modningsprosess som gradvis dreier i nevnte retningen. I dag omtales det oftest som elektronisk saksbehandling og arkivering, og vil bl.a. komme til å omfatte elektronisk dokumentlagring, elektronisk arkivering, elektronisk gjenfinning og elektronisk dokumentutveksling.
En slik overgang fra manuelle til elektronisk støttede arbeidsmåter er en sosial prosess i den forstand at mange mennesker (kanskje alle?) i en virksomhet får endret sin arbeidssituasjon. Man må kanskje gjøre jobben sin litt annerledes, man får noen nye arbeidsoppgaver, mister noen arbeidsoppgaver, får noen nye ansvarsområder, må lære noe om fagfelt man tidligere ikke hadde noe med å gjøre, osv.
Teknologisk sett stilles det bl.a. krav til autentisitet, taushetsplikt og formater for utveksling og bevaring av informasjon. Med andre ord må det sikres at den som har "undertegnet" det elektroniske dokumentet med en elektronisk signatur er den han/hun gir seg ut for å være. Det må sikres, ved kryptering, at ingen kan lese det taushetsbelagte elektroniske dokumentet i databasen eller når det befinner seg imellom en avsender og en mottaker. Videre må informasjonen kunne lagres i formater som henholdsvis gjør det mulig å utveksle den på tvers av systemer og leverandører, og på en slik måte at den fortsatt vil være lesbar og tilgjengelig i ettertid.
Teknologisk er dette mulig i dag, men standardisering og produktutvikling i henhold til godkjente standarder må til før denne typen systemer kan tas i bruk i offentlig forvaltning. I den forbindelse må det nevnes at en ny Noark-standard (Noark-4) vil offentliggjøres i løpet av sommeren 1998. Noark-4 blir felles standard for statlig og kommunal forvaltning og vil erstatte Noark-3 og Koark. Et av hovedkravene til denne typen systemer som skal benyttes i Oslo kommune, er at de tilfredsstiller kravene i den til enhver tid gjeldende Koark/Noark-standarden. Videre ble ny "Statens generelle kravspesifikasjon for elektronisk saksbehandling", offentliggjort tidlig i 1998. Begge disse standardene vil generelt legge mange premisser for hvordan systemer for elektronisk saksbehandling og arkivering skal se ut i tiden fremover.
Som nevnt innledningsvis har de nåværende rammeavtaler for journal-/sak-/arkivsystemer løpt i snart tre år, hvilket betyr at nye rammeavtaler skal inngås. Denne prosessen er startet ved at eksisterende avtaler nå blir evaluert av alle kommunens brukere, og en vurdering av hvilke nye elementer det kan være aktuelt å "bake" inn i de nye avtalene er i gang.
TOBIAS 2/98