![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
I de elektroniske journalene skal dokumenter knyttes sammen til "saker". Det er imidlertid ikke alltid like lett å stille diagnosen "sak", eller å vite hvilke kriterier som skal brukes når vi samler dokumenter til saker.
Av Ranveig Låg
Et av de karakteristiske trekkene ved de dokumenthåndteringsystemene som er i bruk i Oslo kommune og ellers i forvaltningen i dag, er at de er laget slik at dokumenter skal knyttes sammen til saker.
Sammenlignet med den manuelle journalen er nettopp dette en av de store fordelene ved den elektroniske journalen slik den er utformet i Noark- og Koark-standardene. De elektroniske journalene gir oss anledning til å registrere de opplysningene som er felles for en hel sak, og utformingen av systemene gjør at det er tilstrekkelig å registrere disse fellesopplysningene én gang, selv om saken kan bestå av mange dokumenter.
At mange dokumenter knyttes til ett saksnummer hjelper oss også til å se i sammenheng de dokumentene som naturlig hører sammen. Dette skal lette både oversikt, gjenfinning og saksoppfølging. Men det viser seg at det ikke alltid er like lett å avgjøre hvilke dokumenter som hører naturlig sammen. Hvordan skal vi dele arkivmaterialet inn i saker? Hva er egentlig en sak?
En "sak" er både konkret og abstrakt
Som arkivarer har vi lett for å forholde oss til en sak som noe konkret. Vi tenker på de saksdokumentene som blir til under saksbehandlingen, og kanskje også på de tilhørende registreringene i journalen. Med dette som utgangspunkt har man betraktet ordet "sak" som en forkortelse for "saksdokumenter" (Marthinsen 1991, s. 19).
Selv om en slik sidestilling kan ha noe for seg, er det likevel en forenkling. For "saksdokumenter" omfatter alle de dokumenter som er blitt til gjennom saksbehandlingen, uten at begrepet antyder noe om hvordan dokumentene er ordnet eller knyttet til hverandre. Når man bruker begrepet "sak" i konkret forstand, henvises det fortsatt til saksdokumentene og de tilhørende registreringer, påtegninger eller lignende, men begrepet innebærer samtidig at dokumentene er knyttet sammen på en bestemt måte, idet de er sortert på sak.
Den konkrete saken har sitt utspring i et abstrakt begrep "sak". Brukt på denne måten finner vi begrepet igjen både i kommuneloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. Det som da menes er et spørsmål eller et anliggende som er til behandling hos eller til informasjon for et forvaltningsorgan. Det kan omfatte både spørsmål som virksomheten selv har tatt opp, eller spørsmål som er kommet inn til virksomheten. Begrepet kan også brukes om selve det behandlingsforløpet spørsmålet resulterer i.
Hvordan skal arkivet forholde seg til det abstrakte begrepet "sak"? Arkivmaterialet blir til fordi det skal støtte oppunder en virksomhets håndtering av de spørsmålene som er til behandling, altså virksomhetens saker i abstrakt forstand. For at arkivet skal fungere best mulig i denne sammenhengen, er det viktig at dokumentene deles inn i saker på en måte som gjør at hver av de konkrete sakene best mulig avspeiler de enkelte spørsmålene som er til behandling eller de enkelte behandlingsforløpene. Nå er det ikke alltid like enkelt å ta stilling til hva som er ett spørsmål til behandling, men det er likevel viktig å ha klart for seg at det er dette som er utgangspunktet for å knytte dokumenter til hverandre slik at de danner saker.
Saker og objektordnet arkiv
En særskilt problemstilling er knyttet til å binde dokumenter sammen til saker når disse inngår i serier hvor mappene knyttes til objekter i stedet for til emner. Eksempler på dette kan være serier ordnet på gårds- og bruksnummer eller på person.
Er det mest naturlig eller hensiktsmessig å betrakte behandlingen av en permisjonsøknad i en personalmappe som én sak, eller er det naturlig å behandle hele ansettelsesforholdet som én sak? Er alle forhold knyttet til en eiendom én sak, eller er hvert av spørsmålene knyttet til eiendommen å betrakte som en sak?
Det finnes neppe noe allmenngyldig svar på problemstillingen, og man må gjøre en vurdering med utgangspunkt i den enkelte arkivserien. Hvis det løper flere tunge prosesser parallelt knyttet til ett og samme objekt, er det kanskje uheldig å operere med bare én sak. Samtidig er det kompliserende dersom man ikke bare skal knytte behandlingen av et spørsmål til rett objekt, men også til rett sak innenfor objektmappen.
Hensynet til periodisering er et annet forhold som bør trekkes med i vurderingen. For eksempel er det naturlig å ha en personalmappe i dagligarkivet så lenge ansettelsesforholdet varer, og da er ikke periodisering til hinder for å betrakte hele mappen som en sak. Opererer man med såkalte evighetsmapper, for eksempel eiendomsmapper, oppstår det derimot et behov for å periodisere innenfor mappen. Da kan det være hensiktsmessig at den består av flere saker, slik at man kan ta med seg de sakene hvor det nylig har vært bevegelse over til ny arkivperiode, mens man setter bort de sakene som lenge har ligget døde.
La hensiktsmessigheten råde!
Enten det dreier seg om objektserier eller annet arkivmateriale finnes det ikke noe fasitsvar på hva det er riktig å betrakte som én sak. Det viktige er at man har et bevisst forhold til at sammenbindingen av dokumenter til saker skal avspeile spørsmål til behandling eller behandlingsforløp, altså de abstrakte sakene. Utover det må man vurdere hva som er hensiktsmessig for hver sakstype. Det er flere forhold man bør ta med i vurderingen: Hvor stor blir saken? Hvor lenge vil den være aktiv? Hvor komplisert er den? Det er også viktig at man er konsekvent, slik at alle saker innenfor hver sakstype blir behandlet likt. Man må altså ha et gjennomtenkt forhold til problemstillingen, og man bør innarbeide kjøreregler i arkivplaner og rutinebeskrivelser.
Noark-4 - Et mer fleksibelt saksbegrep?
Slik utkastet til ny Noark-standard ser ut i øyeblikket, ligger det an til at dokumenthåndteringsystemer i fremtiden vil gi større fleksibilitet når det gjelder måter å gruppere dokumenter på. For eksempel vil man ha anledning til å koble saker sammen i en overordnet gruppe, idet man kan knytte flere saker til ett prosjekt. Videre kan man dele inn hver sak i undergrupper av dokumenter. Det er foreløpig vanskelig å si noe konkret om hvordan dette vil gi seg utslag i praksis, men kanskje gir mulighetene for å underinndele hver sak anledning til nye betraktningsmuligheter for eksempel i tilknytning til objektarkiver.
Litteratur:
Jørgen H. Marthinsen: Veiledning i arkivarbeid, Aschehoug 1991
Sigve Espeland: "Hva er egentlig en sak?" i Arkheion 2/1997
Kommuneloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven
Noark-4. Norsk arkivsystem versjon 4. Utkast pr. 18.04.98
TOBIAS 2/98