![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Av Bjørn Bering
Det kan oppleves som et paradoks at Microsoft, som et privat konsern med en så kort fortid, bruker ressurser på å ta vare på sin historie og har en egen arkivinstitusjon på et meget høyt nivå. Kanskje tenkte de slik, de nordiske arkivarer som var invitert til Microsoft Archives, i selve Bill Gates hovedkvarter, Microsoft Campus i Seattle USA. Men det de møtte, var en vilje og evne til å ta vare på historisk dokumentasjon som på flere punkter går langt utover det vi er vant til i offentlig forvaltning i Norden. Mindre overraskende var det kanskje at kompetansen i behandlingen av elektronisk arkivmateriale lå på et imponerende nivå, både når det gjelder å ta vare på materialet og å holde det tilgjengelig.
All e-post blir arkivert
Vi strever med å finne løsninger for arkivering av e-post i alle nordiske land; det er tungvint å basere seg på papirutskrifter for arkiv, og i praksis er det er vanskelig å skille konsekvent mellom "private" e-postmeldinger og "formelle" saksdokumenter. Amerikanerne er godt kjent med problemstillingene. Den amerikanske stat er saksøkt av flere organisasjoner fordi regjeringen ikke systematisk arkiverer e-post på tilfredsstillende måte. National Archives (Riksarkivet i USA) var også saksøkt, fordi de som faglig myndighet har godkjent papirutskrift av e-post som arkivformat. Både regjeringen og National Archives har tapt sakene i første rettsinstans. Men dette er offentlig forvaltning - hva med det private Microsoft, der det meste av kommunikasjonen internt og eksternt skjer med e-post?
Microsoft arkiverer all e-post! Dette gjelder alt som blir sendt ut fra eller kommer inn til "campus" i Seattle (ca. 9000 tilsatte) og alt som går internt i selskapet. Begrunnelsen var at konsernet trenger e-posten i sine arkiver for å dokumentere sin virksomhet og sine interesser, og at de ikke vil innføre "byråkratiske" ordninger for å skille ut personlige meldinger. Posten blir arkivert i sine opprinnelige formater og strukturer, alt lå på disk i arkivet. Dette blir ikke oppfattet som problematisk, diskplass blir stadig billigere (om prisen skulle være noe problem for Microsoft), og gjenfinningen går stadig raskere; selv i denne organisasjonen der det sikkert blir arkivert noen hundre tusen e-postmeldinger hver dag. Sikkerheten mot tap av informasjon blir ivaretatt gjennom backupløsninger.
Arkivering for egne behov
Microsoft Archives er ingen åpen arkivinstitusjon der folk flest kan komme inn på en lesesal. Media, publikum og forskere blir henvist til konsernets avdeling for ekstern informasjon, som i sin tur benytter arkivet. Arkivet blir benyttet for å ta vare på dokumentasjon fra ulike utviklingsprosjekter og markedsframstøt, slik at man ikke gjør det samme arbeidet og de samme erfaringene flere ganger. Ellers er det selvfølgelig viktig å dokumentere konsernets rettigheter og økonomiske interesser og, ikke minst, ta vare på alle produktene. Microsoft Archives arkiverer tre kopier av alle versjoner av all programvare gjennom konsernets historie, hvorav ett eksemplar ligger i et eget "katastrofearkiv" som er særlig godt sikret både fysisk og systemmessig.
Ideen med arkivet er først og fremst å være en intern informasjonsressurs for konsernet som helhet. Her kunne arkivets arbeid føre til at det oppstår spenninger mellom avdelinger og prosjektgrupper. For eksempel legger Microsofts Archives opp til at alle rapporter om markedsstrategier, presentasjoner av konsepter, prøvelanseringer m.m. skal "samles" i arkivet og holdes tilgjengelig for hele konsernet. Dette hadde aktualisert konkurranselementet mellom de ulike utviklings- og markedsgruppene. Det var motstand mot å gi fra seg alle typer av rapporter.
"Pass på, nå slutter Nancy N., hun har mye å fortelle"
Arkivet kunne fortelle at de stadig får inn e-postmeldninger fra tilsatte i konsernet som foreslår at arkivet skal intervjue en bestemt person som kan ha interessante erfaringer og synspunkter; meldingene kommer særlig når en "veteran" skal slutte i Microsoft. Intervjuene blir etterhvert lagt ut på konsernnettet (intranett). Her kan du få opp bilder og basisopplysninger om personer som var intervjuet, og så få spilt av videopptaket av intervjuet (film og lyd), der vedkommende forteller om utviklingen av Microsoft, arbeidet, synspunkter på konsernets strategier og fremtid, m.m.
Til sammen var disse intervjuene en base med kunnskap om Microsofts bedriftskultur, både i en historisk og fremtidsrettet sammenheng. Intervjuene var blant det mest populære stoffet av arkivets tilbud på nettet. Ellers finner man et omfattende fotoarkiv tilgjengelig på nettet, en base med historiske artikler ("Microsoft Historical Articles"), alle internpublikasjoner og pressemeldinger gjennom Microsofts historie m.m. I de tilfeller der eldre materiale bare finnes på papir, går arkivet inn og skanner. Selve skanningen settes ut til eksterne miljøer. Tidligere PR-stoff, pressemeldinger m.m., fantes i elektronisk form bare tilbake til 1992, men alt eldre er nylig OCR-skannet.
I tilknytning til de historiske artiklene kan man finne digitale bilder av "originale papirdokumenter". En artikkel forteller om forholdet mellom Apple og Microsoft - om samarbeidet og konkurransen. Til denne artikkelen ligger blant annet håndskrevne notater fra Bill Gates' første år med Microsoft, og som var skannet og lagt ut som eksempler på kildemateriale.
Intranett og internett
Mye av materialet i Microsoft Archives ligger som interne ressurser på intranett. Arkivering av ulike "historiske versjoner" av informasjonsressurser og aktiviteter på intranett er et stort problem. Arkivet arbeider med saken. Foreløpig klarer de seg med å arkivere dat-tape med periodevis backup av serverne. Dette ble oppfattet som ufullstendig arkivering. Microsofts ulike "hjemmesider" på web inneholder langt mindre informasjon enn intranettressursene, dette gjelder også arkivets hjemmesider. Men tanken er at mye av det historiske stoffet skal ut på web. Det ble systematisk arkivert "historiske" versjoner av Microsofts hjemmesider på internett. Arkivet vil på denne måten holde informasjoner som er lagt ut på nettet tilgjengelig over tid - men de vil samtidig bli et arkiv som forteller om utviklingen av tilbud og aktiviteter på internett.
Ikke alt er tilgjengelig gjennom konsernettet, og ikke alt blir utlevert på forespørsel. Bill Gates avleverer sine tidsplanleggere til arkivet; disse er klausulert.
Historien som grunnlag for bedriftskultur
På Microsoft Campus finner man mye av det man har møtt i tegneserier og i klisjeforestillingene om verdens mest ekspensive programvarehus: "seniorkonsulenter" som ser ut som 17-åringer, kledd i T-skjorter og med et ubegripelig "nyspråk" av tekniske termer og forkortelser. Man finner også en sterk og konsekvent kultur, blant annet på miljøsiden. Da en gjeng med nordiske arkivarer kastet engangsbestikket i søppelbøtta sammen med matrestene, kunne de senere se en fremtredende representant for vertskapet stå og rote i søppelposen. Hun var i ferd med å grave ut bestikket og besørge dette over i container for korrekt avfallssortering.
I Microsoft Archives møter man mye av det man også ellers ser i amerikanske arkivinstitusjoner: på den ene siden et imponerende høyt faglig nivå - og på den andre siden personfokusering og en nesten naiv patos i presentasjonene. Når man kommer inn til arkivet, er det første man ser originale dokumenter fra Bill Gates oppvekst og tidlige yrkesliv hengende i en monter, blant annet attester fra lærere som skrev om den unge Bill at "han kjeder seg i mattetimene og kan godt arbeide hardere, men han er svært hjelpsom i computer-rommet..... osv.". Sammen med dokumentene henger barnebilder av Bill.
Det sterkeste inntrykket er likevel hvordan historien og den enkeltes erfaringer blir brukt til å understreke stoltheten over Microsoft og over å være med på vinnerlaget. Konsernets korte historie er en viktig base i utviklingen av bedriftskultur og fremtidsoptimisme. En kritisk nordisk arkivar kan nok stille spørsmålet om denne teknologiske optimismen - også på vårt fagområde - dekker over mange uløste problemer. Men likevel er hovedinntrykket at vi har mye å lære av Microsoft, når det gjelder både å ta vare på og utnytte vår etterhvert digitaliserte kulturarv og gjøre den tilgjengelig for folk flest.
TOBIAS 2/98