Hva skjer når Oslo kommunes arkiver blir elektroniske?

Både saksbehandling, kommunikasjon og arkiver er i ferd med å få elektronisk form. Er det sikkert at de elektroniske arkivene tilfredsstiller de krav og dekker de behov vi er vant til at arkiver gjør?

Av Ranveig Låg

I alle rettsamfunn og kulturnasjoner vi kjenner til har man anerkjent behovet for at forvaltningen tar vare på sine arkiver, og man har stilt krav om at arkivene blir tatt vare på. I mange århundrer har vi forholdt oss til at disse arkivene eksisterer i form av papirdokumenter. Nå er både saksbehandling, kommunikasjon og arkiver i ferd med å få elektronisk form. Dette kan innebære en trussel mot det å holde arkiver som tilfredsstiller de krav og dekker de behov vi er vant til at arkivene gjør.

I 1997 mottok Byarkivet flere hundre forespørsler om innsyn fra personer som hadde bruk for vår hjelp for å kunne dokumentere sine interesser og rettigheter i forskjellige sammenhenger. Eksempler på slike saker kan være henvendelser fra Frelsesarméen i forbindelse med familiegjenforening, eller henvendelser fra personer som trenger dokumentasjon når de reiser krav om billighetserstatning etter det offentliges håndtering av forhold i deres barndom og oppvekst. Det dreier seg altså om saker som er av stor betydning for den enkelte.

Stort sett kan Byarkivet fremskaffe de opplysninger publikum er ute etter i slike saker. Hva med de samme typene forespørsler om tretti år? Hvis overgangen til elektronisk saksbehandling, kommunikasjon og arkivering skjer uten tanke for mulighetene til å bevare dokumenter for ettertiden, vil ikke Byarkivet kunne hjelpe. Og da snakker vi ikke først og fremst om bevaring for all fremtid for å sikre de mer kulturhistoriske verdiene ved arkivmaterialet. Vi snakker om mulighetene for å kunne dokumentere kommunens økonomiske interesser, enkeltindividers rettigheter, dokumentasjon for begge parter i forbindelse med rettsoppgjør eller muligheter for å dokumentere eiendomsrett. Og vi snakker om problemer som vil oppstå bare få tiår frem i tid.

Skapes det gode nok arkiver?

En del av problemene oppstår allerede i den prosessen hvor arkivene blir skapt. Et av dem er konsekvensene av at overgangen fra det papirbaserte til det elektroniske arkivet ofte foregår gradvis innenfor den enkelte virksomhet. Det starter kanskje med at man kjøper inn et fagsystem eller en database til støtte for saksbehandlingen, og tar det i bruk til å lagre opplysninger og dokumenter. Her ligger materialet trygt for øyeblikket, og man ser ingen grunn til å legge det i en tradisjonell papirbasert saksmappe i tillegg. Men i tidens fylde er det gjerne de gammeldagse saksmappene man betrakter som virksomhetens arkiv, og som man tar vare på. Databasen eller fagsystemet har ingen tenkt på at man må bevare, selv om det kanskje er der de viktigste opplysningene etterhvert ligger.

Vi kan gi konkrete eksempler på denne effekten i Oslo kommune. 25 sosialkontorer har tatt i bruk informasjonssystemet OSKAR i behandlingen av søknader om sosialstøtte. OSKAR er en database der saksbehandlerne registrerer opplysninger fra søknadsskjemaene, gjør notater under saksbehandlingen, fører regnskap, skriver inn vedtak og mye annet. Opplysningene i de forskjellige datafeltene var tidligere å finne i en rekke forskjellige arkivserier, blant annet i den enkelte klientmappa.

Man lager fortsatt klientmapper med papirdokumenter. Noe ligger både i mappene og i OSKAR, noe ligger bare i OSKAR og noe ligger bare i mappene. Hva som ligger hvor varierer i det enkelte tilfelle og fra sosialkontor til sosialkontor, så det har man ikke alltid hatt oversikt over. Hverken OSKAR eller mappene gir noe fullstendig bilde av behandlingen av den enkelte sosialklient. Altså er det ikke nok å betrakte klientmappene som arkiv. Man må ta vare på begge deler. Men for OSKAR var det opprinnelig ingen som hadde tenkt på at deler av informasjonen måtte kunne bevares i alle fall en tid etter at den var blitt uaktuell i det daglige. Det fantes ikke hverken løsninger i systemet eller rutiner og avtaler som sikret bevaring.

Et annet problem som også har å gjøre med fullstendigheten til den informasjonen som ligger lagret elektronisk, er at enkelte elektroniske verktøy overskriver gammel informasjon idet nye data legges inn. Dermed skapes det rett og slett ikke noe arkivmateriale som kan bevares for ettertiden. En løsning på problemet er at det med jevne mellomrom tas kopi av alt innholdet i databasen. For å få til det, er det viktig at man velger et system som gir muligheter for slik kopiering, og at det etableres rutiner slik at det blir gjort.

Strategier for bevaring over tid

Men hva med det bevaringsverdige elektroniske arkivmaterialet som tross alt er skapt? Klarer vi å ta vare på det over tid? Siden slutten av 1950-tallet har NASAs romsonder hentet hjem store mengder data. Informasjonen kan blant annet benyttes i forskningen omkring klimaet rundt vår egen klode. Dataene, som det har kostet milliarder av doller å skaffe frem, er lagret elektronisk på magnetbånd. I dag er det mange av båndene som ikke kan leses. Slike eksempler finnes i Byarkivet også. Hva er det som skaper disse problemene?

For det første har elektroniske lagringsmedier lenge vært svært sårbare rent fysisk. Magnetbånd har vært det viktigste og det eneste godkjente medium i forbindelse med avlevering til arkivinstitusjon. Man har regnet med at slike bånd har en levetid på kanskje ti år før de er uleselige, under optimale forhold. I Riksarkivet har man måttet bruke store ressurser på å overføre informasjonen på hvert magnetbånd til et nytt bånd hvert femte år.

CD-ROM, som nå skal brukes hvis man skal gjøre avleveringer av elektronisk materiale til Byarkivet, har gjort fysisk ødeleggelse til en mye mindre trussel enn det var. Men heller ikke CD-plater varer evig. I alle fall vet vi ikke sikkert at de gjør det. Kodak garanterer rett nok hundre år for noen av sine plater. Men i Byarkivet er ikke det så lenge. Likevel har platene løst mye, og en bydel har allerede avlevert sin journaldatabase på CD-plate.

Men heller ikke uten trusselen om fysisk ødeleggelse er problemene løst. Den teknologiske utviklingen gjør at Byarkivet måtte være et teknisk museum for både hardware og software dersom man skulle kunne hente frem informasjon som er lagret på alle slags elektroniske medier og skapt ved hjelp av alle slags versjoner av all slags programvare.

For å få bukt med problemene som skapes av den raske teknologiske utviklingen, må informasjonen som skal bevares kunne lagres i formater som gjør det mulig å lese den på tvers av systemer og leverandører, og som gjør det mulig å lese den gjennom teknologiske generasjoner. Det finnes nå formater som på et vis gjør det mulig, men ingen av dem er helt ideelle. Frem til nå har ikke norske arkivmyndigheter funnet noe format som har vært godt nok til at elektroniske medier har kunnet erstatte papir som lagringsmedium. Men i løpet av 1998 vil noen standardformater trolig bli godkjente som lagringsformater. Antagelig vil et ASCII-format bli godkjent, sammen med SGML, TIFF og PDF.

Når man tar i bruk edb-systemer som skal støtte arkivfunksjonen eller saksbehandlingen, er det viktig at systemene gir muligheter for å eksportere eller ta ut de dokumentene eller de dataene som man ønsker å bevare, slik at disse kan konverteres til standardformat og overføres til Byarkivet. Systemene må også gi mulighet for å slette de dokumenter eller de data man ikke ønsker å ta vare på. Hvis ikke vil databasene bare vokse og vokse og bli store og uhåndterlige, og man vil stadig bli belemret med informasjon man ikke har bruk for, f.eks. når man foretar søk.

Ansvar - arkivskapere og avlevering

Organiseringen av arbeidet i en mer elektronisk virkelighet gjør at det ikke alltid er så klart hvem som har ansvar for at arkivene blir bevart. Tradisjonelt er det slik at den organisasjonen eller virksomheten som har produsert arkivet, arkivskaperen, har ansvaret for at det blir bevart og eventuelt avlevert. I en papirbasert hverdag er det som regel ikke vanskelig å avgjøre hvem som er arkivskaperen. Men hva når arkivet er en database som mange virksomheter i fellesskap
legger inn data i og henter ut data fra? Hvem er arkivskaper og har ansvaret da? Situasjonen kan lett ende med ansvarspulverisering.

OSKAR kan igjen brukes som eksempel. Opplysninger legges inn i systemet ved sosialkontorer i 25 bydeler. For å kunne håndtere OSKAR-basene som en enhet har Byarkivet lagt opp til at man ikke skal betrakte det enkelte sosialkontor eller den enkelte bydelen som arkivskaper. Byarkivet ønsker å forholde seg til en tredje part som arkivskaper, nemlig den institusjonen som etter kommunens IT-reglement ivaretar systemansvaret for OSKAR.

Overlever ikke tilfeldig

Vi står altså overfor en rekke utfordringer dersom vi skal unngå å havne i en situasjon hvor kommunen kontinuerlig sletter sporene etter sin virksomhet og hvor dokumenterbarheten og offentlighetens rett til innsyn er begrenset til noen få år. Det dreier seg om å sikre at saksbehandlingen i Oslo kommune i det hele tatt skaper arkiver, at vi klarer å ta vare på dem og at vi klarer å holde dem lesbare og tilgjengelige over tid.

Så lenge saksbehandling og arkiver er papirbaserte og ikke støttet av edb-verktøy, er det stor sjanse for at saksbehandlingen vil føre til at det skapes et arkiv, selv uten at man har et veldig bevisst forhold til behovet for informasjonsressurser eller kravet om dokumentasjon. Dette papirarkivet vil dessuten kunne overleve tilfeldig. Man stuer det kanskje bort på et sted hvor det ikke er i veien, og glemmer det kanskje bort. Mange virksomheter har flyttet fra gamle arkiver på loft og i kjeller, til og med i igjenmurte rom. Der kan de ligge i mange tiår, for så å bli gjenoppdaget og inngå som en del av kommunens samlede informasjonsressurser.

Det er en viktig forskjell mellom bevaring av elektronisk lagret informasjon og tradisjonell kildebevaring at digital informasjon ikke kan overleve tilfeldelig. Den overlever bare dersom samfunnet aktivt går inn for at den skal bevares.

For at vi i fremtiden skal kunne sikre dokumentasjon av kommunens virksomhet, må vi ha et bevisst forhold til hvilke deler av saksbehandlingen som skal være dokumentert i arkivmaterialet, slik at det skapes et arkiv som kan dokumentere kommunens virksomhet, kommunens og enkeltindividers rettigheter og som kan sikre offentlighetens rett til innsyn i kommunens saksdokumenter. Dernest må vi fra det øyeblikk det skapes et elektronisk arkiv ha et bevisst forhold til hvilke deler av det som skal bevares for ettertiden, og vi må før vi starter opp ha sikret muligheten for at denne informasjonen kan siles ut av systemene og overføres til arkivinstitusjon. Deretter må vi hele tiden gå aktivt inn for å bevare og holde materialet tilgjengelig. Ikke noe kan på noe tidspunkt overlates til seg selv.

Siden elektronisk saksbehandling, kommunikasjon og arkiv er på full fart inn i kommunen, og i mange virksomheter allerede er en etablert del av hverdagen, må vi ta tak i disse problemene nå. Om noen ganske få år er det for sent.

TOBIAS 2/98