![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
En utvalgsserie består av protokoller med vedleggsserier. Protokollen består av originaldokumenter. Vedleggsseriene består kun av kopier av saksdokumenter - med referanse til saksarkivet hvor originalene ligger.
Av Anne Marit Noraker
Protokoll
En protokoll eller møtebok føres av (eller for en eller et fåtall) personer som innenfor sitt arbeidsområde er gitt myndighet til å fatte viktige avgjørelser. Den trenger ikke å være en tykk bok med skinnbind, slik mange tror. Den kan like gjerne være en mappe med løse ark i. Løsbladprotokoller bør pagineres (sidenummereres) fortløpende og innbindes ved årets slutt.
I utvalgets protokoll identifiseres saken, deretter følger vedtak og underskrift. Protokollen skal underskrives minimum av utvalgets leder, men helst av to personer.
Mange protokoller er omfattet av taushetspliktsreglene i forvaltningsloven. Dette innebærer at ikke alle opplysninger er offentlig tilgjengelige. Det føres derfor ofte to protokoller, en A-protokoll for de offentlige sakene, og en B-protokoll for de ikke-offentlige.
Protokollen skal være i original
Originalprotokollen må alltid oppbevares betryggende i arkivet.
Om man på et kontor velger å mangfoldiggjøre en protokoll før eller etter den blir underskrevet er i så måte uten betydning: Kopier av underskrifter har relativt begrenset dokumentasjonsverdi. Men er originalen gått tapt og man har en kopi, så bevarer man selvsagt denne i stedet.
Vedleggsserier
Saksheftet består av lister over hva utvalgssaken inneholder, med innstillinger og eventuelle bilag (f.eks. kart, tegninger, korrespondanse). Henvisninger er viktig når bilag ikke legges i saksheftet.
Dokumentasjonen kan altså ligge i saksheftet, men det er som regel ikke nødvendig iom. at originaldokumentene ligger i saksarkivet. Dette bør vurderes av den enkelte virksomhet. Det anbefales at kart, tegninger og eventuelle mangfoldiggjorte dokumenter arkiveres sammen med innstillingen. Ikke-mangfoldiggjorte dokumenter, klient- og personaldokumenter bør som hovedregel ikke arkiveres i saksheftet, men i saksarkivet eller i klient-/personalsaken. I enkelte tilfeller lages egne bilagsserier i tillegg til saksheftet.
Vedleggsserier skal kun være i kopi, originale saksdokumenter skal oppbevares i saksarkivet.
TOBIAS 2/97