Komiteer, råd og utvalg:

Egne arkivskapere?

Protokoller fra komiteer, råd og utvalg og saksarkiv er arkivserier som griper inn i hverandre.

- Ikke så rart i og med at saksbehandlerne har hånd om saken både før og etter at den behandles i et utvalg. Virksomheten har sogar ansvar for å holde rede på de vedtak utvalgene gjør. Men hvordan gjør arkivet dette?

Hva slags sammenheng er det mellom protokoll og journal, utvalgsserie og saksarkiv?

Av Anne Marit Noraker

Utvalg er en fellesbetegnelse på råd, styrer, nemnder og utvalg med representasjon fra de folkevalgte og/eller administrative representanter/ansatte. I kommunens virksomheter finnes mange ulike typer utvalg. Noen er lovpålagte og faste, andre har kortere virketid. Av disse utvalgene er noen politiske, noen faglige og andre igjen helt interne.

Et kommunalt utvalg regnes ikke som en egen arkivskaper. De arkivsakene som oppstår som en del av utvalgsserien betraktes som en egen arkivserie i den virksomheten som har sekretariatsfunksjonene for utvalget.

Hva skal journalføres?

Alle saksdokumenter som er tilknyttet en utvalgssak skal journalføres på vanlig måte i virksomhetens journal og arkiveres i saksarkivet. I noen tilfeller må ny sak opprettes, i andre tilfeller registreres utvalgssaken på et allerede eksisterende saksnummer. Alle senere dokumenter som vedrører saken registreres fortløpende. Alt materiale etter et midlertidig utvalg skal som hovedregel registreres på samme saksnummer.

Hva skal protokollføres?

I tillegg til at utvalgssaker journalføres skal de føres i utvalgets protokoll (se egen ramme om hvem som er pliktige til det). Dette medfører at saken gis et eget "utvalgs(saks)nummer" i tillegg til saksnummeret i journalen. "Utvalgsnummeret" knytter saken til behandlingen i ett bestemt utvalg. Skal saken behandles også i et neste utvalg må den følgelig få et nytt "utvalgsnummer" som knytter den til dette utvalget.

Et klassisk oppsett for en forhandlingsprotokoll er som følger:

* Navn på det organet den er protokoll for, f.eks. "Oslo skogstyre"

* Tid og sted for da vedtakene ble fattet

* Hvem som var tilstede, og om de som eventuelt ikke var tilstede og som skulle ha vært det, hadde gyldig forfall

* Hvilke saker som det ble fattet vedtak i

* Vedtakenes ordlyd

* Dersom det var dissens i en eller flere saker oppgis stemmetall

* Protokolltilførsler

* Deltakernes underskrift, eventuelt underskrift av formann og sekretær eller andre som er gitt fullmakt til å underskrive protokollen

Ordning og oppbevaring

Alle journalførte dokumenter skal oppbevares i original i saksarkivet. Kopi av innstilling og utskrift av protokoll skal være blant disse. Se egen artikkel om hva som skal oppbevares som en del av utvalgsserien.

Henvisninger mellom journal og protokoll

All dokumentasjon som fremlegges der vedtak fattes, bør listes opp enten i protokollen eller i saksheftet. I alle tilfeller er det nødvendig med henvisninger mellom protokoller/vedleggsserier på den ene siden og saksarkivet på den annen.

Sakens utvalgsnummer og behandlende utvalg bør noteres i journalen; i edb-journal i feltet for tilleggsopplysninger. Og i innstillingen/saksheftet bør det ved hvert enkelt utvalgsnummer gjøres henvisning til journalen. Noen foretrekker å markere saksomslagene som utvalgssakene skal legges i ved f.eks. eget stempel eller egen farge på omslaget.

Utskrift fra protokollen vedrørende saken legges sammen med de øvrige utvalgssaksdokumentene som skal til arkivet. Sakskart, protokoll og evt. kopi av alle utdelte dokumenter samles som en egen vedleggsserie.

Skal alt materialet bevares?

Det er ikke under noen omstendighet tillatt å kassere eller makulere en protokoll. Det samme gjelder vedleggsserier som direkte er knyttet til protokollen. Dette fordi det som regel er her sammenhengen mellom protokoll og saksarkiv fremgår.

TOBIAS 2/97