Bruk av telefaks

Skriftlig eller muntlig oversendelse av informasjon?

Telefaks erstatter som hovedregel ikke oversendelse av saksdokumenter i ordinær postgang.

Saksbehandlere i Oslo kommune bør kun oversende saksdokumenter med telefaks når originaldokumentet ettersendes i ordinær postgang. Dokumenter som inneholder opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, eller som på annen måte er unntatt offentlighet etter offentlighetslovens bestemmelser, skal ikke i noen tilfeller sendes med telefaks.

Det kan likevel være nødvendig å behandle mottatt telefaks som sakspost. Dette gjelder i de tilfeller sendingene ikke etterfølges av originaldokumenter. Dersom slik post senere skulle bli erstattet av dokumenter i original, anmerkes dette i postjournalen og originalen arkiveres.

Telefaksen befinner seg i en gråsone mellom hva som er skriftlig og hva som er muntlig informasjon. Oslo byarkiv anbefaler at vi regner telefakser som Oslo kommune mottar for skriftlig informasjon, mens det vi sender ut som muntlig informasjon.

Arkivets kontroll med telefaksen

Post som kommer til virksomheten via ordinær postgang fanges som regel straks opp i arkivet. Har en virksomhet telefakser som ikke er plassert i tilknytning til arkivet, blir ofte journalføringen uteglemt. Som hovedregel kan vi si at alle telefakser bør gå via arkivet på samme måte som posten ellers gjør det. I større virksomheter kan imidlertid dette virke lite hensiktsmessig. I så fall er det viktig å utvikle gode rutiner for levering av arkivverdige telefaks for journalføring.

Det kan dessuten være hensiktsmessig å føre "loggbøker" over faksene, der brukerne skriver dato, klokkeslett, avsender / mottaker, og kort om innholdet i faksene som sendes og mottas.

Papirkvalitet

Tidligere ble det brukt telefakspapir som var glatt, som krøllet seg og ikke var lysbestandig. I de tilfeller slike ark inneholder informasjon som skal bevares, bør man ta en kopi og legge denne i arkivet i stedet.

AMN

TOBIAS 2/97